openDesk für Kommunen: Entscheidungshilfe und Beschaffungsweg

Was ist openDesk und wer steht dahinter?

openDesk ist ein netzbasierter Büroarbeitsplatz für die öffentliche Verwaltung, der mehrere quelloffene Anwendungen unter einer gemeinsamen Oberfläche bündelt und vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) im Auftrag des Bundes bereitgestellt wird.

Die ZenDiS GmbH wurde Ende 2022 gegründet, Gesellschafter ist der Bund. Der Quelltext ist öffentlich einsehbar, die Fassung 1.0 wurde im Oktober 2024 vorgestellt. Wichtig für die Einordnung: openDesk ist kein einzelnes Programm, sondern ein Verbund abgestimmter Bausteine mit gemeinsamer Anmeldung und gemeinsamer Nutzerverwaltung. Sie entscheiden damit nicht über ein Fachprogramm für eine Abteilung, sondern über das Werkzeug, das jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter täglich benutzt. Die grundsätzliche Einordnung des Themas finden Sie unter digitale Souveränität.

Welche Bausteine umfasst openDesk?

openDesk deckt die üblichen Büroaufgaben ab: Nachrichten, Termine, Dateien, Texte und Tabellen sowie die Zusammenarbeit in Gruppen.

• Postfach, Kalender, Kontakte und Aufgaben
• Dateiablage mit Freigaben und Anbindung an den Arbeitsplatzrechner
• Bearbeitung von Text, Tabelle und Präsentation im Browser, auch gleichzeitig durch mehrere Personen
• Chat und Videokonferenz
• Wissenssammlung und Notizen
• Projekt- und Aufgabenplanung
• Nutzer- und Rechteverwaltung mit einmaliger Anmeldung für alle Bausteine

Nicht enthalten sind die Dinge, die in einer Verwaltung erfahrungsgemäß den Ausschlag geben: das Dokumentenmanagement, die elektronische Akte, die Fachverfahren und die Telefonie. Diese Punkte müssen Sie gesondert betrachten.

Wie ist der Stand 2026 bei Verfügbarkeit und Betriebsmodellen?

Stand Mitte 2026 ist openDesk in zwei Ausprägungen verfügbar: als kostenfreie Gemeinschaftsfassung zum vollständigen Selbstbetrieb und als gepflegte Fassung mit Wartung, Aktualisierungen und zugesicherten Reaktionszeiten.

Die gepflegte Fassung wird sowohl für den Betrieb im eigenen oder beauftragten Rechenzentrum angeboten als auch als fertiger Dienst aus deutschen Rechenzentren. Der Funktionsumfang ist weitgehend gleich; die Wege unterscheiden sich jedoch deutlich in Verantwortung, Personalbedarf und Kostenverlauf. Lassen Sie sich den Funktionsumfang der angebotenen Fassung schriftlich bestätigen.

Zur Verbreitung: Nach öffentlich zugänglichen Angaben nutzen einzelne Bundesbehörden openDesk produktiv, Nach der Antwort der Bundesregierung vom 22. April 2026 (Bundestags-Drucksache 21/5502) hält die Bundesverwaltung 8.756 openDesk-Lizenzen, davon 8.475 im Produktivbetrieb und rund 280 im Pilotbetrieb; eine Aufschlüsselung nach einzelnen Behörden liegt nicht vor. Das für Digitales zuständige Bundesministerium erprobt die Lösung, weitere Bundeseinrichtungen sind seit Anfang 2026 in der Erprobung, und auch außerhalb Deutschlands gibt es Interessenten. Im Frühjahr 2026 hat ZenDiS einen Strategieprozess begonnen, der Verbreitung und Partnerwege stärken soll. Auf kommunaler Ebene überwiegen bislang Prüfungen und Pilotbetriebe. Verlangen Sie deshalb Referenzen in Ihrer Größenordnung und mit Ihrem Aufgabenzuschnitt, nicht allgemeine Nutzerzahlen. Diese Angaben können sich kurzfristig ändern; prüfen Sie den Stand zum Zeitpunkt Ihrer Entscheidung.

Für welche Verwaltungen eignet sich openDesk und für welche eher nicht?

openDesk passt gut zu Häusern mit standardisierten Büroabläufen und vorhandener Betriebsunterstützung, und es passt schlecht zu Häusern, deren Arbeit tief in gewachsenen Tabellen und Zusatzprogrammen steckt.

Eher geeignet: Verwaltungen mit politischem Beschluss zur Unabhängigkeit; Häuser, die an einen kommunalen IT-Dienstleister angebunden sind; Bereiche mit überwiegend schriftgutbasierter Arbeit; Neuaufbauten, etwa bei einer Neugründung, einem Eigenbetrieb oder einem Schulnetz.

Eher ungeeignet, jedenfalls vorerst: Häuser mit vielen selbst gebauten Tabellenwerkzeugen und Makros; Fachbereiche, deren Zusatzprogramme ausschließlich an eine bestimmte Bürosuite andocken; sehr kleine Verwaltungen ohne eigenes Personal und ohne Dienstleister, der den Betrieb übernimmt; Häuser, die aus Termindruck einen Stichtagswechsel erzwingen wollen.

Zur Ehrlichkeit gehört: Zur Ehrlichkeit gehört: Die Stadt Zürich hat gemeinsam mit der Berner Fachhochschule am 21. Mai 2026 eine Untersuchung veröffentlicht, die openDesk als Zweitlösung für rund 36.000 Arbeitsplätze geprüft hat. Für einfache Büroaufgaben wie Postfach, Kalender, Dateiablage und Chat fiel das Urteil brauchbar aus. Bemängelt wurden fehlende eigenständige Anwendungen für Mobilgeräte, die Grenzen der reinen Browsernutzung, fehlende Möglichkeiten zur Ablaufautomatisierung sowie die Telefonie und die Videokonferenz mit Externen; die geschätzten Gesamtkosten lagen nach der Untersuchung deutlich über denen der bisherigen Lösung. Das Ergebnis ist nicht eins zu eins übertragbar, denn Größenordnung und Rechtsrahmen unterscheiden sich. Es zeigt aber, dass Souveränität nicht automatisch günstiger ist. Wer das Gegenteil verspricht, verkauft.

Welche sechs Fragen klären Sie vor der Entscheidung?

Klären Sie vor jeder Festlegung sechs Punkte schriftlich, weil sie später den Aufwand und die Kosten bestimmen.

1. Betriebsmodell und Ort der Datenhaltung. Betreiben Sie selbst, betreibt Ihr kommunaler IT-Dienstleister, oder beziehen Sie einen fertigen Dienst? Legen Sie den Ort der Datenhaltung, die Zuständigkeit für Sicherungen und die Rollen nach Datenschutzrecht fest, bevor Sie über Funktionen sprechen.
2. Übernahme der Bestandsdaten. Postfächer, Kalender, Verteiler, Freigaben und Ablagen sind der eigentliche Aufwand. Klären Sie Datenmengen, Altlasten, Aufbewahrungsfristen und die Frage, was bewusst nicht mitwandert. Eine Übernahme ohne vorheriges Aufräumen verdoppelt die Arbeit.
3. Schnittstellen zu Fachverfahren. Prüfen Sie jedes Verfahren einzeln: Wie entstehen Dokumente, wie werden sie abgelegt, wie wird gedruckt, wie wird signiert? Besonders kritisch sind Serienbriefe, Vorlagen mit Feldern aus dem Fachverfahren und die Übergabe an die elektronische Akte.
4. Schulung und Akzeptanz. Rechnen Sie mit einem echten Schulungsprogramm, nicht mit einem Merkblatt. Die Oberfläche ist anders, die Abläufe sind anders, und die Kolleginnen und Kollegen vergleichen mit dem, was sie privat kennen.
5. Unterstützung im Betrieb. Vereinbaren Sie Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Erreichbarkeit, Eskalationsstufen und die Zuständigkeit für Aktualisierungen. Klären Sie, wer den ersten Anruf der Anwender annimmt und wer die technische Störung behebt.
6. Barrierefreiheit. Für Kommunen und Landesbehörden gilt nicht die BITV 2.0 unmittelbar, sondern das jeweilige Landesgesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2016/2102; fachlicher Maßstab ist die EN 301 549. Lassen Sie sich einen Prüfbericht für die Software vorlegen, nicht nur die Erklärung zur Barrierefreiheit einer Website. Hinweise dazu unter digitale Barrierefreiheit.

Wie beschreiben Sie souveräne Software produktneutral?

Sie beschreiben nicht das Produkt, sondern die Eigenschaften, die Ihr Ziel tragen; Sie beschreiben nicht das Produkt, sondern die Eigenschaften, die Ihr Ziel tragen. Nach § 31 Abs. 6 VgV und § 23 Abs. 5 UVgO darf ein bestimmtes Erzeugnis grundsätzlich nicht genannt werden. Ausnahmsweise ist die Nennung zulässig, wenn der Auftragsgegenstand sie rechtfertigt oder die Leistung nicht hinreichend genau beschrieben werden kann; dann gehört der Zusatz „oder gleichwertig“ zwingend dazu. Das Ziel der Unabhängigkeit selbst dürfen Sie fordern.

Zwei rechtliche Punkte helfen Ihnen dabei, Stand 2026. Erstens ist digitale Souveränität ausdrücklich als Qualitätskriterium beim Zuschlag vorgesehen (§ 58 Absatz 2 Satz 2 Nummer 4 VgV in der seit dem 1. Juli 2026 geltenden Fassung, eingeführt durch das Vergabebeschleunigungsgesetz), und Souveränitätsanforderungen lassen sich nach § 128 GWB als Ausführungsbedingung für die gesamte Laufzeit vereinbaren. Zweitens enthalten die EVB-IT seit März 2026 ausdrückliche Regelungen zu quelloffener Software; die Übergabe einer Software-Stückliste (SBOM) können Sie dort als Option vereinbaren, ohne Vereinbarung schulden Sie der Auftragnehmer nicht. Prüfen Sie den geltenden Wortlaut vor Veröffentlichung. Pauschale Forderungen wie „nur Anbieter aus der EU“ ohne sachliche Begründung bleiben angreifbar. Begründen Sie jede Anforderung im Vergabevermerk nach § 8 VgV, und nutzen Sie die Markterkundung nach § 28 VgV, um vor dem Verfahren zu klären, wer überhaupt anbieten kann. Beachten Sie dabei den Anwendungsbereich: GWB und VgV gelten ab dem jeweils geltenden EU-Schwellenwert; darunter gelten die UVgO und das jeweilige Landesrecht mit ihren eigenen Regelungen zur Leistungsbeschreibung und zur Dokumentation. Vertiefend: Ausschreibungen und Vergabe.

Wenn Ihr kommunaler IT-Dienstleister die Leistung selbst erbringt, kommt oberhalb des jeweils geltenden EU-Schwellenwerts eine Ausnahme vom Vergaberecht nach § 108 GWB in Betracht (Inhouse-Geschäft oder öffentlich-öffentliche Zusammenarbeit); unterhalb des Schwellenwerts richtet sich die Beurteilung nach dem Haushaltsrecht und der jeweiligen Landesregelung. Prüfen Sie die Voraussetzungen im Einzelfall sorgfältig. Auch dann brauchen Sie eine belastbare Leistungsbeschreibung, sonst verhandeln Sie später über jede Einzelheit.

Wie grenzen Sie Lizenz, Einführung und Betrieb voneinander ab?

Bei quelloffener Software zahlen Sie nicht für Nutzungsrechte, sondern für Bereitstellung, Einführung, Betrieb und Unterstützung; deshalb liegt der Schwerpunkt der Leistungsbeschreibung in der Dienstleistung.

Trennen Sie drei Blöcke sauber, gern als eigene Lose oder wenigstens als eigene Preisblattteile. Erstens die Software selbst: Sie ist frei verfügbar, bezahlt wird die gepflegte Fassung mit Aktualisierungen und Fehlerbehebung. Zweitens die Einführung als abgrenzbare Leistung mit Konzept, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und förmlicher Abnahme. Drittens der Betrieb als Dauerleistung mit fester Laufzeit, Verfügbarkeitswerten, Reaktionszeiten und, das ist entscheidend, mit einer Ausstiegsregelung: Datenrückgabe in offenen Formaten, Fristen, Mitwirkung des Auftragnehmers, Kosten. Wer den Ausstieg nicht regelt, hat die Abhängigkeit lediglich verschoben.

Welche Fehler sehe ich in der Praxis am häufigsten?

Die meisten Vorhaben scheitern nicht an der Software, sondern an sieben wiederkehrenden Fehlern.

1. Der Beschluss nennt ein Produkt, die Ausschreibung muss es dann umständlich umschreiben. Beschließen Sie das Ziel, nicht das Erzeugnis.
2. Die Fachverfahren werden erst nach der Entscheidung geprüft. Dann tauchen Vorlagen, Serienbriefe und Druckwege auf, die niemand eingeplant hat.
3. Die Datenübernahme wird als Nebenleistung behandelt und nicht ausgeschrieben.
4. Es wird nur die Software verglichen, nicht die Gesamtkosten über die Laufzeit einschließlich Personal, Schulung, Doppelbetrieb und Ausstieg.
5. Barrierefreiheit steht als Schlagwort im Text, ohne Norm, ohne Nachweis, ohne Prüfbericht.
6. Der Betrieb bleibt ungeklärt, weil stillschweigend angenommen wird, der Dienstleister übernehme das schon.
7. Ein Stichtag wird politisch gesetzt, bevor der Pilotbetrieb Ergebnisse geliefert hat.

Wie sieht ein realistischer Umstiegspfad aus?

Ein tragfähiger Umstieg verläuft schrittweise über mehrere Jahre und beginnt nicht mit der Software, sondern mit der Bestandsaufnahme.

Bewährt hat sich diese Reihenfolge. Zuerst erheben Sie, was tatsächlich genutzt wird: Vorlagen, Makros, Verteiler, Postfachgrößen, Zusammenarbeit mit Externen. Danach richten Sie einen Pilotbetrieb mit echten Arbeitsplätzen aus mehreren Ämtern ein, darunter mindestens ein Bereich mit hoher Schriftgutlast und ein Bereich mit vielen Sitzungen. Anschließend läuft ein befristeter Parallelbetrieb, geordnet nach Organisationseinheiten, nicht nach einzelnen Personen, damit ganze Abläufe umgestellt werden. Erst wenn vorher festgelegte Abnahmekriterien erfüllt sind, folgt die schrittweise Ausweitung, und ganz zum Schluss wird das Altsystem abgeschaltet. Der Doppelbetrieb kostet Geld; kalkulieren Sie ihn offen ein, statt ihn zu verschweigen. Ein realistischer Zeitrahmen für eine mittlere Verwaltung liegt eher bei Jahren als bei Monaten.

Was ich als unabhängiger Fachplaner dabei übernehme

Ich plane und begleite fachlich, ich führe nicht selbst ein: Ich erhebe den Bestand, bewerte die Eignung für Ihr Haus ergebnisoffen, formuliere die produktneutrale Leistungsbeschreibung mit prüfbaren Nachweisen, trenne Lizenz, Einführung und Betrieb im Preisblatt, entwickle die Wertungskriterien und begleite das Verfahren bis zur Abnahme. Die Ausführung übernehmen die beauftragten Fachfirmen und Ihr IT-Dienstleister. Vorbereitende Prüflisten und Leitfäden zu Vergabe, Technik und Barrierefreiheit finden Sie in meinen Downloads.