Der Umzugstermin steht seit zwei Jahren fest. Die Möbel sind bestellt, der Schlüsselplan liegt vor, der Bürgermeister hat den Termin für die Einweihung im Kalender. Dann fragt jemand acht Wochen vorher, wer sich eigentlich um die Telefonanlage kümmert. Diese Reihenfolge erlebe ich immer wieder, und sie ist teuer. Nicht weil Telefonie kompliziert wäre, sondern weil ein Teil der Vorlaufzeiten nicht verhandelbar ist. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was wann entschieden sein muss.

Warum kommt die Telekommunikation immer zu spät?

Weil sie zwischen den Zuständigkeiten liegt. Das Hochbauamt plant das Gebäude, die IT betreut die Netze, der Fachbereich Organisation verantwortet die Erreichbarkeit, und die Kämmerei zahlt. Die Telekommunikation gehört bei allen vieren dazu und bei keinem allein.

Dazu kommt ein Denkfehler: Telefonie wirkt wie etwas, das man mitnimmt. Tatsächlich hängt sie an drei Dingen, die man nicht mitnehmen kann, nämlich am Anschluss des Gebäudes, an der Verkabelung im Gebäude und an den Rufnummern, die zu einem Anschluss gehören. Genau diese drei haben die längsten Vorlaufzeiten.

Die drei Vorlaufzeiten, die den Zeitplan bestimmen

1. Der Gebäudeanschluss. Ein leistungsfähiger Anschluss an einem Standort, an dem es noch keinen gibt, kann Monate dauern, wenn Tiefbau erforderlich ist. Diese Zeit lässt sich mit Geld nicht abkürzen. Sie ist der Taktgeber des gesamten Vorhabens und gehört als Allererstes geklärt.

2. Die Verkabelung. Im Neubau ist sie Teil der Bauleistung und muss in der Ausführungsplanung stehen, also lange vor dem Umzug. Im Bestandsgebäude ist die Frage, ob die vorhandene Verkabelung trägt. Reicht sie nicht, wird aus einem Umzugsprojekt ein Bauprojekt mit ganz anderer Größenordnung.

3. Das Vergabeverfahren. Wenn eine neue Anlage beschafft wird, kommen die Fristen des Vergaberechts hinzu. Oberhalb der EU-Schwelle sind sie erheblich. Wer erst sechs Monate vor dem Umzug beginnt, hat praktisch keine Wahl mehr und beauftragt, was schnell verfügbar ist.

Der Zeitplan, rückwärts gerechnet

Für einen Umzug mit neuer Anlage sollten Sie mit etwa achtzehn Monaten rechnen:

  1. Monat 1 bis 3: Bestandsaufnahme und Bedarf. Was ist heute vorhanden, was hängt daran, was wird künftig gebraucht? Parallel dazu die Anschlussfrage klären.
  2. Monat 4 bis 5: Grundsatzentscheidung. Anlage mitnehmen, ersetzen oder auf ein Betriebsmodell wechseln? Die haushaltsrechtliche Seite dazu steht unter mieten, leasen oder kaufen.
  3. Monat 6 bis 9: Vergabeunterlagen mit Leistungsverzeichnis, Preisblatt und Wertungsmatrix.
  4. Monat 10 bis 13: Verfahren bis zum Zuschlag.
  5. Monat 14 bis 16: Aufbau und Konfiguration im neuen Gebäude, parallel zum laufenden Betrieb im alten.
  6. Monat 17: Test und Schulung.
  7. Monat 18: Umzug mit Rufnummernübernahme.

Wird die vorhandene Anlage mitgenommen, verkürzt sich das auf etwa neun bis zwölf Monate. Der Anschluss und die Verkabelung bleiben aber dieselben Taktgeber.

Was zieht mit, was nicht?

Element Umzug möglich? Worauf zu achten ist
Rufnummern meist ja An den Ortsnetzbereich gebunden. Bei einem Umzug innerhalb desselben Bereichs in der Regel unproblematisch, darüber hinaus nicht selbstverständlich. Früh klären.
Anlage und Lizenzen oft ja Prüfen, ob die Wartung am neuen Standort weiterläuft und ob die Anlage noch unterstützt wird, siehe Telefonanlage abgekündigt.
Endgeräte ja Alter und Zustand prüfen. Der Umzug ist der günstigste Zeitpunkt für einen Austausch, weil ohnehin alles angefasst wird.
Verkabelung nein Bleibt im alten Gebäude. Im neuen muss sie geplant und gebaut werden.
Gebäudeanschluss nein Standortgebunden. Am neuen Standort neu zu beschaffen.
Sonderanschlüsse nein Aufzugsnotruf, Brandmeldeübertragung, Türsprechstellen sind gebäudegebunden und im Neubau neu zu planen.

Die Sonderanschlüsse sind der kritische Punkt

An der Telefonanlage hängen in einem Verwaltungsgebäude regelmäßig Dinge, die niemand auf der Liste hat, weil sie jahrelang unauffällig funktioniert haben:

  • Aufzugsnotruf. Ohne funktionierenden Zweiwege-Notruf darf der Aufzug nicht in Betrieb gehen. Das ist kein Nebenschauplatz, sondern eine Voraussetzung für die Nutzung des Gebäudes.
  • Brandmelde- und Einbruchmeldeübertragung. Beide brauchen einen abgestimmten Übertragungsweg und die Zustimmung der aufschaltenden Stelle.
  • Türsprechstellen und Türöffner am Haupteingang und an der Anlieferung.
  • Aufrufsysteme im Bürgerbüro, oft mit der Telefonanlage oder dem Fachverfahren gekoppelt.
  • Alarmierung und stiller Alarm an Publikumsarbeitsplätzen, siehe Stiller Alarm im Bürgerbüro.

Diese Punkte gehören in die Bestandsaufnahme und in das Leistungsverzeichnis. Was dabei zu beachten ist, habe ich unter Sonderanschlüsse bei der IP-Umstellung beschrieben.

Was im Neubau schon in der Planung stehen muss

Hier liegt der größte Hebel, weil Fehler in dieser Phase später nur mit Bauarbeiten zu beheben sind. Die Telekommunikation gehört zur Technischen Ausrüstung, Anlagengruppe 5, und ihre Kosten in die Kostengruppe 450 nach DIN 276. Bringen Sie diese Punkte rechtzeitig ein:

  • Technikräume in ausreichender Größe, mit Klimatisierung, Stromversorgung und Zugänglichkeit. Ein zu kleiner Raum ist später nicht zu vergrößern.
  • Verkabelung mit ausreichender Reserve. Der Aufpreis für zusätzliche Anschlusspunkte beim Bau ist ein Bruchteil dessen, was Nachrüstung später kostet.
  • Stromversorgung und Notstrom für die Technikräume, damit die Erreichbarkeit auch bei Stromausfall bestehen bleibt. Dazu passt der Beitrag Erreichbar bleiben im Notbetrieb.
  • Trassen und Durchbrüche einschließlich Brandschottung, abgestimmt mit dem Brandschutzkonzept.
  • Anbindung des Gebäudes, möglichst über zwei getrennte Wege, wenn die Erreichbarkeit kritisch ist.
  • Barrierefreiheit der Arbeitsplätze und des Vermittlungsplatzes, siehe barrierefreie Telefonanlage nach EN 301 549.

Der wichtigste organisatorische Rat: Sorgen Sie dafür, dass die Telekommunikation in der Ausführungsplanung eine benannte Zuständigkeit hat. Wenn sie beim Elektroplaner stillschweigend mitläuft, ohne dass jemand ihren Leistungsumfang beschrieben und honoriert hat, entstehen genau die Lücken, die später auffallen.

Wie läuft der Umzug selbst?

Drei Muster haben sich bewährt, je nach Größe:

Der Stichtagsumzug. Alles an einem Wochenende. Setzt voraus, dass die neue Anlage vorher aufgebaut, konfiguriert und getestet ist und dass die Rufnummern zu einem festen Zeitpunkt umgeschaltet werden. Für kleinere Verwaltungen der sauberste Weg.

Der stufenweise Umzug. Fachbereich für Fachbereich. Erfordert, dass beide Standorte übergangsweise erreichbar sind und intern telefonieren können. Aufwendiger, aber bei Publikumsverkehr oft ohne Alternative.

Der Parallelbetrieb. Beide Anlagen laufen eine Zeit lang nebeneinander. Am teuersten, aber am risikoärmsten, wenn kritische Dienste betroffen sind.

Welcher Weg passt, entscheidet nicht die Technik, sondern die Frage, wie lange Ihre Verwaltung eingeschränkt erreichbar sein darf. Klären Sie das mit der Verwaltungsführung, bevor Sie ausschreiben, denn es steht im Leistungsverzeichnis und beeinflusst den Preis.

Was in jedem Fall vorher festzulegen ist

  1. Erreichbarkeit während der Umstellung. Wie lange darf welche Nummer nicht erreichbar sein? Diese Vorgabe gehört in die Ausschreibung.
  2. Rückfallebene. Was passiert, wenn die Umschaltung scheitert? Ein Rückweg auf den alten Stand muss beschrieben sein.
  3. Rufnummernplan. Der Umzug ist der einzige realistische Zeitpunkt, einen historisch gewachsenen Plan zu bereinigen. Danach ist es wieder für zehn Jahre zu spät.
  4. Ansage und Umleitung für alte Nummern, die nicht mitgenommen werden.
  5. Information der Bürger und der Partnerbehörden mit Vorlauf.

Welche Fehler sehe ich am häufigsten?

  • Die Anschlussfrage wird zuletzt gestellt. Sie gehört an den Anfang, weil sie die längste Vorlaufzeit hat und sich nicht beschleunigen lässt.
  • Die Sonderanschlüsse tauchen beim Umzug auf. Dann fehlt Zeit, und die Lösung wird teuer.
  • Der Rufnummernplan wird eins zu eins übernommen. Eine vergebene Gelegenheit, und die nächste kommt erst beim nächsten Umzug.
  • Die Telekommunikation läuft ohne benannte Zuständigkeit mit. Der Klassiker, aus dem alle übrigen Fehler folgen.
  • Der Umzugstermin wird als unverrückbar behandelt, die Technik als beliebig verschiebbar. Tatsächlich ist es umgekehrt: Der Anschluss kommt, wenn er kommt.
  • Die Schulung entfällt. Am Montag nach dem Umzug sitzen dann hundert Menschen vor Geräten, die sie nicht bedienen können, und die Erreichbarkeit leidet mehr als durch jede technische Störung.

Wie unterstütze ich Sie?

Ich nehme den Bestand mit allen Sonderanschlüssen auf, kläre die Anschluss- und Rufnummernfrage mit den Netzbetreibern, bringe die Anforderungen an Technikräume und Verkabelung rechtzeitig in die Bauplanung ein, erstelle das Leistungsverzeichnis und begleite Vergabe, Migration und Abnahme. Die Ausführung übernehmen die von Ihnen beauftragten Fachfirmen.

Der günstigste Zeitpunkt, mich einzubinden, ist der, an dem die Entscheidung für den Standort fällt, nicht der, an dem der Umzugstermin näher rückt. Als freiberufliche Leistung ist die Unterstützung nach § 50 UVgO direkt beauftragbar, auch zunächst nur für die Bestandsaufnahme, siehe Direktauftrag und § 50 UVgO. Den Gesamtablauf einer TK-Vergabe finden Sie im Leitfaden zur Ausschreibung einer Telefonanlage.

Alle Angaben geben den Stand August 2026 wieder. Vorlaufzeiten für Gebäudeanschlüsse und die Übernahme von Rufnummern hängen vom jeweiligen Netzbetreiber und den örtlichen Gegebenheiten ab; holen Sie dazu früh eine verbindliche Auskunft ein.