Die Telefonrechnung einer Verwaltung liest niemand. Sie wird sachlich richtig gezeichnet, verbucht und abgelegt, Monat für Monat, oft seit Jahren. Genau deshalb gehört sie zu den ergiebigsten Fundstellen, die ich kenne: Positionen für Anschlüsse, die es nicht mehr gibt, Tarife, die nie nachverhandelt wurden, und Verträge, die längst monatlich kündbar wären. Dieser Beitrag zeigt, welche Rechte Ihre Verwaltung seit dem Telekommunikationsgesetz von 2021 tatsächlich hat, wo das Geld liegt und wie ein Vertragscontrolling abläuft.

Der verbreitetste Irrtum: „Das TKG schützt nur Privatkunden“

Das stimmt nur zur Hälfte, und die falsche Hälfte kostet Kommunen Geld. Richtig ist: Die Obergrenze von 24 Monaten für die Erstlaufzeit gilt nur für Verbraucher. Mit Ihrer Verwaltung sind auch 36 oder 60 Monate wirksam vereinbar. Das Recht dagegen, einen stillschweigend verlängerten Vertrag nach Ablauf der Erstlaufzeit jederzeit mit einer Frist von einem Monat zu kündigen, steht jedem Endnutzer zu, also auch Behörden (§ 56 Absatz 3 TKG). Kosten darf diese Kündigung nicht auslösen (§ 56 Absatz 4 TKG), und das gilt auch für Verträge, die vor Dezember 2021 geschlossen wurden.

Im Überblick, was für Ihre Verwaltung gilt und was nicht:

Regel Gilt für Ihre Verwaltung?
Höchstens 24 Monate Erstlaufzeit (§ 56 Abs. 1) Nein, nur für Verbraucher. Lange Laufzeiten binden Sie voll.
Monatliche Kündbarkeit nach der Erstlaufzeit (§ 56 Abs. 3 und 4) Ja, für jeden Endnutzer, kostenfrei.
Sonderkündigung bei einseitiger Vertragsänderung (§ 57 Abs. 1) Ja, fristlos und kostenfrei, innerhalb von drei Monaten nach der Mitteilung.
Gesetzliche Entstörfristen und Ausfallentschädigung (§ 58) Nein, das sind Verbraucherrechte. Entstörung gehört bei Ihnen in den Vertrag.
Wechsel unter Leitung des neuen Anbieters, höchstens ein Arbeitstag Unterbrechung, Portierung ohne direkte Entgelte (§ 59) Ja, für jeden Endnutzer.
Monatliche Kündbarkeit für reine Maschinen-Anschlüsse Nein, Karten für Sensorik und Fernauslesung sind ausgenommen. Laufzeiten dort besonders prüfen.

Die praktische Folge: Sortieren Sie Ihre Verträge zuerst danach, welche sich bereits in der Verlängerung befinden. Diese Verträge sind Ihr schnellster Hebel, denn dort trennt Sie nur ein Monat Kündigungsfrist von besseren Konditionen.

Was die kommunalen Prüfer dazu sagen

Dass sich die Durchsicht lohnt, bestätigen die Prüfungsberichte selbst. Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen bezifferte in einer überörtlichen Prüfung die Telekommunikationskosten je IT-Arbeitsplatz auf rund 340 bis 490 Euro im Jahr, je nach Kommune, und empfahl der geprüften Stadt, ihre Vertragsmodelle regelmäßig auf Wirtschaftlichkeit zu prüfen und den Umfang der Endgeräte zu hinterfragen. In einer Prüfung der Stadt Aachen empfahl die Anstalt 2021, die Zahl der mobilen Endgeräte zu reduzieren und günstigere Konditionen zu realisieren; die Stadt brachte daraufhin eine Ausschreibung ihrer Mobilfunkverträge auf den Weg.

Bemerkenswert ist ein Detail aus der Aachener Stellungnahme: Rufumleitungen vom dienstlichen Festnetz auf Mobiltelefone im Homeoffice hatten die Telefonkosten deutlich erhöht. Solche schleichenden Verhaltenskosten findet keine Prüfung, die nur Vertragspreise vergleicht. Man muss die Einzelverbindungen ansehen.

Die häufigsten Funde in meiner Prüfpraxis

Eine neutrale Studie über vermeidbare Telekommunikationskosten in Kommunen gibt es nicht. Was es gibt, ist wiederkehrende Prüferfahrung. Diese Positionen finde ich am häufigsten:

  • Altprodukte aus der ISDN-Welt. Die Deutsche Telekom hat ihre ISDN-Anschlüsse einschließlich der Anlagenanschlüsse bis 2020 auf IP-Technik umgestellt, andere Netzbetreiber wie Vodafone spätestens 2022. Stehen auf Ihrer Rechnung noch Positionen mit ISDN-Bezeichnungen, zahlen Sie für ein längst umgestelltes Ersatzprodukt zu nie nachverhandelten Konditionen, oder schlicht für nichts.
  • Anschlüsse ohne Gebäude. Leitungen in abgerissenen, verkauften oder umgenutzten Liegenschaften laufen erstaunlich oft weiter.
  • Doppelte Sprachzugänge. Nach einer Anlagenmigration bleibt der alte SIP-Zugang „sicherheitshalber“ bestehen und wird nie abbestellt.
  • Stille Mobilfunkkarten. Karten ausgeschiedener Beschäftigter oder ausgemusterter Geräte, die weiter Grundgebühr kosten.
  • Wartung für Abgebautes. Pauschalen für Anlagen oder Anlagenteile, die es nicht mehr gibt. Wie Sie Wartungsverträge grundsätzlich ordnen, steht unter Wartungsverträge bündeln.
  • Nie angepasste Tarife. Verträge aus einer Zeit, in der Minutenpreise üblich waren, laufen neben Flatrate-Angeboten desselben Anbieters weiter.
  • Teure Umleitungsketten. Der Aachener Befund: Dauerumleitungen aufs Mobilnetz verwandeln jede eingehende Verbindung in eine kostenpflichtige abgehende.

Preiserhöhung erhalten? Die Frist läuft ab Zugang

Erhöht Ihr Anbieter einseitig die Entgelte auf Grundlage eines Änderungsvorbehalts in seinen Geschäftsbedingungen, können Sie den Vertrag ohne Frist und ohne Kosten kündigen, innerhalb von drei Monaten nach der Mitteilung (§ 57 Absatz 1 TKG). Der Anbieter muss Sie mindestens einen Monat vor dem Wirksamwerden unterrichten und auf das Kündigungsrecht hinweisen. Solche Schreiben gehören deshalb nicht ungelesen zur Rechnung, sondern in die Wiedervorlage.

Ob einseitige Preiserhöhungen in laufenden Verträgen überhaupt zulässig waren, klären die Gerichte derzeit in einer Sammelklage des Verbraucherzentrale Bundesverbands gegen Vodafone; das Verfahren liegt bis zu einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs auf Eis. Für Ihre Praxis kommt es darauf nicht an: Das Sonderkündigungsrecht besteht unabhängig davon.

Die Wechselangst ist unbegründeter, als sie sich anfühlt

Die Sorge, beim Anbieterwechsel Rufnummern oder Erreichbarkeit zu verlieren, ist der häufigste Grund, warum Verwaltungen in teuren Verträgen bleiben. Das Gesetz nimmt Ihnen davon viel ab: Den Wechsel steuert der aufnehmende Anbieter, die Versorgung darf höchstens einen Arbeitstag unterbrochen sein, und für die Rufnummernmitnahme dürfen Ihnen keine direkten Entgelte berechnet werden (§ 59 TKG). Verzögert sich der Wechsel und der alte Anbieter versorgt weiter, halbiert sich das Anschlussentgelt für die Übergangszeit. Die Portierung können Sie sogar noch bis zu einem Monat nach Vertragsende beantragen.

Also: Kündigen Sie nie ohne Portierungsplan. Aber lassen Sie sich von der Portierung auch nicht vom Wechsel abhalten. Was bei auslaufenden Verträgen und knappen Zeitfenstern zu tun ist, steht unter Vertrag läuft aus: Interimsvergabe.

Wann wird aus dem Wechsel eine Ausschreibung?

Die Kündigung des Altvertrags ist vergaberechtlich frei. Der neue Vertrag ist dagegen ein öffentlicher Auftrag. Ob europaweit auszuschreiben ist, entscheidet der geschätzte Auftragswert über die Laufzeit: Bei unbefristeten Verträgen oder Laufzeiten über vier Jahren zählt der 48-fache Monatswert (§ 3 Absatz 11 VgV). Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen kommunaler Auftraggeber bei 216.000 Euro netto.

Ein Rechenbeispiel: 4.000 Euro monatliche Telekommunikationskosten ergeben 192.000 Euro und bleiben unter der Schwelle. 4.600 Euro im Monat ergeben 220.800 Euro und liegen darüber. Rechnen Sie ehrlich und rechnen Sie alles zusammen: Eine künstliche Aufteilung in Festnetz, Mobilfunk und Internetzugang, nur um unter der Schwelle zu bleiben, verbietet § 3 Absatz 2 VgV. Unterhalb der Schwelle gelten die Wertgrenzen Ihres Landesrechts.

Ein dritter Weg sind ausgeschriebene Rahmenverträge kommunaler Einkaufsgemeinschaften, etwa der Einkaufsgenossenschaft der NRW-Kommunen, der sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung oder der Einkaufsgemeinschaft Telekommunikation am Niederrhein mit rund vierzig beteiligten Kommunen. Dort profitieren Sie von gebündelten Konditionen, ohne selbst ein europaweites Verfahren zu führen. Voraussetzung: Ihre Verwaltung gehört zum Kreis der abrufberechtigten Auftraggeber der ursprünglichen Bekanntmachung (§ 21 Absatz 2 VgV). Ein nachträglicher „Beitritt“ außerhalb dieses Kreises ersetzt die eigene Vergabe nicht.

So läuft ein Vertragscontrolling ab

  1. Vertragsinventur. Alle Verträge mit Laufzeit, Verlängerungsstand und Kündigungsfrist in eine Übersicht. Ergebnis: Welche Verträge sind heute schon monatlich kündbar?
  2. Rechnungsabgleich. Drei Monatsrechnungen Position für Position gegen den Bestand: Gibt es den Anschluss, das Gerät, die Anlage noch? Einzelverbindungen auf Umleitungsketten prüfen.
  3. Bedarfsabgleich. Anschlussmengen, Kanalzahlen und Datenraten gegen den tatsächlichen Bedarf, siehe auch was eine Telefonanlage im Haushalt kostet.
  4. Sofortmaßnahmen. Totes abbestellen, Kündbares kündigen oder nachverhandeln. Das ist der Teil, der sich im laufenden Haushaltsjahr auszahlt.
  5. Marktvergleich. Für den Rest: Konditionen am Markt und in erreichbaren Rahmenverträgen prüfen, bei größeren Volumina über eine Markterkundung nach § 28 VgV.
  6. Dauerhafte Verankerung. Wiedervorlage für Preisänderungsschreiben, jährlicher Rechnungscheck, Zuständigkeit benennen. Ohne festen Prozess wächst der Wildwuchs nach.

Ob am Ende Kauf, Miete oder ein Betriebsmodell wirtschaftlicher ist, klärt eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung; die kommunalrechtliche Seite von Miet- und Leasingmodellen steht unter mieten, leasen oder kaufen.

Die typischen Fehler

  • Lange Laufzeit gegen kleinen Rabatt. Als Behörde sind Sie an 60 Monate voll gebunden. Kalkulieren Sie den Rabatt gegen das Risiko, fünf Jahre an ein Preisniveau gefesselt zu sein, das der Markt unterbietet.
  • Entstörung dem Gesetz überlassen. Die Entstörfristen des § 58 TKG gelten für Verbraucher, nicht für Ihre Verwaltung. Reaktionszeiten und Vertragsstrafen gehören in den Vertrag, besonders für Anschlüsse mit Notruffunktion in Schulen, Kitas und Feuerwehrhäusern.
  • Kündigen ohne Portierungsplan. Erst der Plan für die Rufnummern, dann die Kündigung.
  • Nur Preise vergleichen. Der Aachener Fall zeigt: Auch Nutzungsverhalten erzeugt Kosten. Ohne Blick in die Einzelverbindungen bleibt die Hälfte unentdeckt.
  • Einmalaktion statt Prozess. Ein einzelner Aufräum-Durchgang wirkt zwei Jahre. Danach ist alles wieder beim Alten.

Wie unterstütze ich Sie?

Ich führe das Vertragscontrolling als abgegrenztes Projekt durch: Vertragsinventur, Rechnungs- und Bedarfsabgleich, Kündigungs- und Nachverhandlungsfahrplan, auf Wunsch anschließend die Ausschreibung der gebündelten Leistungen mit vergleichbarem Preisblatt und Wertung bis zur Abnahme.

Der entscheidende Punkt dabei: Ich liefere nichts. Ich verkaufe weder Anschlüsse noch Tarife und erhalte keine Provisionen von Anbietern. Mein einziges Interesse ist, dass Ihre Rechnung zum tatsächlichen Bedarf passt. Als freiberufliche Leistung ist die Unterstützung nach § 50 UVgO direkt beauftragbar, auch als reine Erstdurchsicht mit Fundstellenliste, aus der Ihr Haus die Umsetzung selbst übernimmt.

Rechtsstand 9. August 2026. Die zitierten Vorschriften des TKG 2021 gelten seit dem 1. Dezember 2021 und erfassen auch ältere Verträge. Die Sammelklage zu Preiserhöhungen ist nicht rechtskräftig entschieden. Prüfen Sie Wertgrenzen des Landesrechts und Vertragsdetails im Einzelfall; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.