Die Ausschreibung liest sich harmlos: „Lieferung und Montage von 240 Accesspoints für zwölf Schulen.“ Ein Jahr später hängen die Geräte, und im naturwissenschaftlichen Trakt bricht die Verbindung zusammen, sobald eine Klasse gleichzeitig arbeitet. Die Ursache liegt selten am Gerät. Sie liegt daran, dass niemand vorher gerechnet hat, wie viele Menschen in welchem Raum gleichzeitig funken. Dieser Beitrag zeigt, was in eine WLAN-Ausschreibung für Schulen gehört und warum Planung und Lieferung getrennt gehören.

Der häufigste Fehler: Fläche statt Gleichzeitigkeit

Ein Accesspoint deckt in einem Bürogebäude problemlos mehrere hundert Quadratmeter ab. In einer Schule ist das die falsche Rechnung, denn dort sitzen dreißig Menschen in einem Raum von siebzig Quadratmetern und nutzen alle im selben Moment dasselbe Medium.

Funk ist ein geteiltes Medium. Alle Geräte in einem Raum teilen sich die verfügbare Übertragungszeit. Entscheidend ist deshalb nicht, ob überhaupt Empfang besteht, sondern wie viel Übertragungskapazität pro Nutzer im ungünstigsten Fall übrig bleibt. Ein Balken auf dem Bildschirm sagt darüber nichts aus.

Daraus folgt die Grundregel für Schulen: In der Regel ein Accesspoint je Unterrichtsraum, nicht einer je Flurabschnitt. Wer daran spart, spart an der falschen Stelle und rüstet zwei Jahre später nach, dann mit doppelten Montagekosten.

Was gehört zur Ausleuchtungsplanung?

Man unterscheidet zwei Verfahren, und beide haben ihre Berechtigung:

  • Die rechnerische Planung auf Grundlage der Baupläne. Wände, Decken und Baustoffe werden mit ihren Dämpfungswerten hinterlegt, daraus ergeben sich Zahl und Position der Geräte. Sie ist die Grundlage für die Ausschreibung und liefert Ihnen belastbare Mengen.
  • Die Messung vor Ort. Sie prüft die Annahmen, deckt Störquellen und unerwartete Dämpfung auf, etwa durch Stahlbeton, Brandschutzverglasung oder metallbedampfte Fensterfolien. In Altbauten und bei ungewöhnlicher Bausubstanz ist sie unverzichtbar.

Für die Ausschreibung brauchen Sie die rechnerische Planung, sonst kalkulieren die Bieter unterschiedliche Mengen und Sie können die Angebote nicht vergleichen. Die abschließende Messung gehört in die Abnahme.

Was die Planung liefern muss: Anzahl und Position der Geräte je Raum, die daraus folgenden Anschlusspunkte, die benötigte Anspeisung über das Netzwerkkabel, die Belastung der Verteiler und die Anforderungen an die Anbindung des Gebäudes.

Warum Planung und Lieferung getrennt gehören

Wenn dasselbe Unternehmen plant und liefert, plant es naturgemäß das, was es liefern möchte. Das ist kein Vorwurf, sondern menschlich. Die Folge ist trotzdem unangenehm: Die Mengen wachsen, die Anforderungen passen zufällig genau zu einem Produkt, und der Wettbewerb ist dahin, bevor er begonnen hat.

Vergaberechtlich kommt hinzu, dass die Aufteilung in Lose nicht im Belieben des Auftraggebers steht. Seit dem Vergabebeschleunigungsgesetz, in Kraft seit dem 1. Juli 2026, steht der Losgrundsatz im neuen § 97a GWB. Das Oberlandesgericht Karlsruhe hat in einem Digitalisierungsvorhaben ein eigenes Los für Service- und Wartungsleistungen verlangt (Beschluss vom 11. November 2020, 15 Verg 6/20). Für ein WLAN-Vorhaben liegt damit die Frage auf dem Tisch, ob Planung, Lieferung und Betrieb nicht getrennt zu vergeben sind. Beantworten Sie sie dokumentiert, bevor ein Bieter sie stellt.

Der praktische Weg: Die Planung als freiberufliche Leistung beauftragen, dann auf dieser Grundlage die Lieferung und Montage im Wettbewerb ausschreiben. Wie die Beauftragung der Planung läuft, steht unter Direktauftrag und § 50 UVgO.

Was gehört in das Leistungsverzeichnis?

Beschreiben Sie Funktionen und nachprüfbare Eigenschaften, keine Fabrikate:

  1. Versorgungsziele je Raumtyp. Nicht „gute Abdeckung“, sondern: In jedem Unterrichtsraum müssen so viele Geräte gleichzeitig mit einer bestimmten Mindestdatenrate arbeiten können, wie Sitzplätze vorhanden sind. Diese Zahl ist Ihre wichtigste Vorgabe.
  2. Räume und Flächen mit Angabe, welche versorgt werden und welche nicht. Aula, Sporthalle, Mensa, Außenbereich und Verwaltung haben unterschiedliche Anforderungen. Die Sporthalle ist funktechnisch ein eigener Fall.
  3. Anspeisung und Netztechnik. Wie viele Anschlüsse mit Stromversorgung über das Netzwerkkabel werden gebraucht, welche Leistungsklasse, wie ist die Verteilerbelastung, reicht die vorhandene Uplink-Anbindung?
  4. Verkabelung. Was ist vorhanden, was muss neu? Dieser Posten ist regelmäßig der größte und wird regelmäßig übersehen, weil er in einem anderen Amt liegt. Er gehört nach DIN 276 in die Kostengruppe 450, siehe HOAI und Kostengruppe 450.
  5. Netztrennung. Verwaltungsnetz, pädagogisches Netz und Gastzugang sind getrennt zu führen. Beschreiben Sie die Trennung funktional, nicht über Produktbegriffe.
  6. Zentrale Verwaltung. Betrieb im eigenen Rechenzentrum, beim kommunalen IT-Dienstleister oder als Dienst? Diese Entscheidung hat Folgen für Datenschutz und Folgekosten und gehört vor die Ausschreibung.
  7. Anbindung an die Nutzerverwaltung über offene Standards, damit Anmeldedaten nicht doppelt gepflegt werden.
  8. Stromversorgung und Aufstellorte. Verteilerschränke, Kühlung, Zugänglichkeit für Wartung, Diebstahlsicherung in offenen Bereichen.
  9. Abnahme mit Messprotokoll. Der wichtigste Punkt: Vereinbaren Sie die Nachmessung als Abnahmekriterium mit Zielwerten je Raum. Ohne diese Vereinbarung haben Sie später kein Druckmittel.
  10. Betrieb und Störungsbeseitigung mit Reaktionszeiten je Klasse, siehe Ratgeber zum Wartungsvertrag.

Was ist mit dem Denkmalschutz und der Bausubstanz?

An Bestandsschulen entscheidet oft nicht die Technik, sondern die Frage, wo Leitungen geführt werden dürfen. Klären Sie das vor der Planung, nicht danach:

  • Steht das Gebäude unter Denkmalschutz, und welche Auflagen bestehen für Durchbrüche und sichtbare Installationen?
  • Gibt es Schadstoffe in der Bausubstanz, die Bohrungen erschweren?
  • Wie sind Brandabschnitte geführt, und welche Schottungen sind nötig?
  • Welche Arbeiten sind nur in den Ferien möglich? Das bestimmt den Zeitplan mehr als alles andere.

Der letzte Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Bei zwölf Schulen und Arbeiten, die nur in den Ferien möglich sind, erstreckt sich ein Vorhaben schnell über zwei Jahre. Das gehört in den Zeitplan und in die Vertragsfristen.

Was gilt beim DigitalPakt 2.0?

Bund und Länder haben sich im Dezember 2025 verständigt. Vorgesehen sind fünf Milliarden Euro, je zur Hälfte von Bund und Ländern, mit einer Laufzeit bis Ende 2030. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn ist seit dem 1. Januar 2026 möglich. Auf Nordrhein-Westfalen entfällt rund eine Milliarde Euro.

Drei Punkte, die Sie kennen sollten:

Erstens ist der Pakt noch nicht vollständig in Kraft. Das Bundesportal weist den Ratifizierungsprozess als angestoßen aus, die Umsetzung erfolgt über Richtlinien der Länder. Eine eigene Förderrichtlinie für den DigitalPakt 2.0 lag in Nordrhein-Westfalen zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch nicht vor. Fragen Sie den Stand bei Ihrer Bezirksregierung ab, bevor Sie Fristen oder Fördergegenstände zugrunde legen.

Zweitens sind Wartung und Support diesmal ausdrücklich als Förderschwerpunkte benannt, ebenso Bildungssoftware. Im ersten Digitalpakt waren Betrieb, Wartung und Support in Nordrhein-Westfalen ausdrücklich ausgeschlossen. Wenn sich das bestätigt, verändert es Ihre Kalkulation erheblich, weil die Folgekosten mitfinanzierbar werden.

Drittens gibt es eine Förderlücke. Der erste Digitalpakt lief im Mai 2024 aus, der rückwirkende Beginn des zweiten wurde auf den 1. Januar 2026 gelegt. Wer im Jahr 2025 im Vertrauen auf die Anschlussförderung investiert hat, bleibt nach derzeitigem Stand auf diesen Kosten sitzen.

Wichtig unabhängig von der Förderung: Fördermittel ändern nichts am Vergaberecht. Auch geförderte Beschaffungen müssen produktneutral ausgeschrieben werden. Wie das bei Schul-IT aussieht, steht unter MDM für Schulen herstellerneutral ausschreiben.

Welche Fehler sehe ich am häufigsten?

  • Die Menge stammt vom Anbieter. Dann ist sie entweder zu klein, damit das Angebot günstig aussieht, oder zu groß. Beides merkt man erst im Betrieb.
  • Es wird auf Fläche geplant statt auf Gleichzeitigkeit. Der klassische Fehler, siehe oben.
  • Die Verkabelung fehlt in der Kalkulation. Aus einem Netzwerkprojekt wird dann ein Bauprojekt mit anderer Größenordnung.
  • Die Anbindung des Gebäudes wird vergessen. Ein gutes WLAN hinter einem schwachen Anschluss bringt nichts. Prüfen Sie die Anbindung jeder Liegenschaft mit.
  • Keine Messung bei der Abnahme. Dann übernehmen Sie eine Anlage, deren Leistung niemand belegt hat.
  • Der Betrieb ist nicht geregelt. Wer pflegt die Zugänge, wer tauscht ein defektes Gerät, wer überwacht die Auslastung? Ohne Antwort verfällt die Anlage innerhalb von zwei Jahren.
  • Die Sporthalle wird mitgeplant wie ein Klassenraum. Hohe Decken, Metallkonstruktionen und Ballwurfsicherheit machen sie zu einem eigenen Planungsfall.

Wie gehen Sie vor?

  1. Bedarf je Raum festlegen. Wie viele Geräte gleichzeitig, welche Anwendungen, welche Mindestleistung?
  2. Bestand aufnehmen. Verkabelung, Verteiler, Anbindung, vorhandene Technik, Zustand der Räume.
  3. Ausleuchtung planen lassen, mit Mengengerüst und Anschlussplan als Ergebnis.
  4. Förderstand klären bei der Bezirksregierung.
  5. Lose bilden oder die Gesamtvergabe begründen und dokumentieren.
  6. Ausschreiben mit Abnahmemessung als vereinbartem Kriterium.
  7. Betrieb regeln, bevor die erste Schule in Betrieb geht.

Wie unterstütze ich Sie?

Ich nehme den Bestand auf, erstelle die Ausleuchtungsplanung mit Mengengerüst, schreibe das produktneutrale Leistungsverzeichnis einschließlich der Abnahmekriterien und begleite die Vergabe bis zur Abnahme, dort auch die Kontrollmessung. Die Ausführung und Montage übernehmen die von Ihnen beauftragten Fachfirmen.

Der entscheidende Punkt dabei: Ich liefere nichts. Deshalb habe ich kein Interesse daran, dass die Mengen wachsen oder ein bestimmtes Fabrikat gewinnt. Als freiberufliche Planungsleistung ist die Unterstützung nach § 50 UVgO direkt beauftragbar, auch phasenweise, etwa zunächst nur für die Ausleuchtungsplanung einer Pilotschule. Verwandte Themen für Schulträger finden Sie unter VoIP-Telefonanlage für Schulen.

Alle Angaben zum DigitalPakt 2.0 geben den Stand August 2026 wieder. Der Pakt ist politisch beschlossen, die Umsetzung erfolgt über Richtlinien der Länder; maßgeblich ist die jeweils geltende Förderrichtlinie Ihres Landes. Prüfen Sie den Stand bei der zuständigen Bewilligungsbehörde, bevor Sie Fristen oder Fördergegenstände zugrunde legen.