EVB-IT: Den richtigen Vertragstyp für die TK-Beschaffung wählen

Bei der Beschaffung einer Telefonanlage entscheidet nicht allein die Leistungsbeschreibung darüber, was Sie am Ende bekommen. Ebenso wichtig ist der Vertragstyp. Er legt fest, ob der Auftragnehmer eine Sache liefert oder ein funktionierendes Ergebnis schuldet, ob es eine förmliche Abnahme gibt, wie lange Sie Mängelansprüche haben und was passiert, wenn die Anlage im dritten Jahr steht. Die EVB-IT geben dafür den Rahmen vor. Die Wahl des passenden Musters gehört zu den wenigen Entscheidungen im Verfahren, die sich später kaum noch korrigieren lassen.

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die fachliche Sicht eines Planungsbüros auf die Vertragsgestaltung. Er ist keine Rechtsberatung. Die rechtliche Prüfung der Vertragsunterlagen gehört in die Hand Ihrer Rechtsabteilung oder einer im Vergaberecht tätigen Kanzlei.

Was sind die EVB-IT und wer muss sie anwenden?

Die EVB-IT sind Mustervertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen, die zwischen der öffentlichen Hand und den Verbänden der IT-Wirtschaft ausgehandelt wurden; Bundesbehörden sind zu ihrer Anwendung verpflichtet; für Länder und kommunale Auftraggeber richtet sich die Bindung nach dem jeweiligen Landesrecht, der IT-Planungsrat empfiehlt seinen Mitgliedern die Anwendung.

Erarbeitet werden sie von der Arbeitsgruppe EVB-IT, einem Arbeitsformat des IT-Planungsrats, gemeinsam mit den Verbänden der Digitalwirtschaft; die Geschäftsstelle führt das Beschaffungsamt des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung. Die EVB-IT ergänzen die VOL/B und lösen die älteren BVB Schritt für Schritt ab. Für einzelne Fälle, etwa reine Planungsleistungen oder die Miete von Geräten, wird noch auf BVB zurückgegriffen.

Für Bundesbehörden ergibt sich der Anwendungsbefehl aus den Verwaltungsvorschriften zu § 55 BHO. Die Länder haben in ihren Haushaltsvorschriften weitgehend gleichlaufende Regelungen getroffen; für kommunale Auftraggeber richtet sich die Bindung nach dem Landesrecht. Prüfen Sie das für Ihr Bundesland, bevor Sie ein Verfahren aufsetzen.

Zwei Punkte werden in der Praxis oft übersehen. Erstens gelten die EVB-IT nicht von selbst: Sie müssen in den Vergabeunterlagen ausdrücklich zum Vertragsbestandteil gemacht und beigefügt werden. Zweitens sind sie als ausgehandeltes Gleichgewicht gedacht. Wer einzelne Klauseln der Allgemeinen Geschäftsbedingungen umschreibt, verliert diesen Schutz und schafft Angriffsfläche. Ergänzungen gehören in die dafür vorgesehenen Felder, Leistungsscheine und Anlagen.

Welche EVB-IT-Vertragstypen gibt es und wofür eignet sich welcher?

Derzeit stehen elf Vertragsmuster zur Verfügung, ergänzt um die EVB-IT Rahmenvereinbarung; sie unterscheiden sich danach, ob eine einzelne Leistungsart beschafft wird oder ein zusammengesetztes System.

Bei den Basisverträgen erbringt der Auftragnehmer im Kern eine Leistungsart und steht für diese ein. Bei den Systemverträgen schuldet er mehrere Leistungen und zusätzlich deren Zusammenspiel.

Was hat sich 2026 an den EVB-IT geändert?

Der IT-Planungsrat hat die Überarbeitung am 26. November 2025 beschlossen. Die überarbeiteten Muster tragen das Fassungsdatum 1. März 2026 und stehen seit dem 20. März 2026 zum Abruf bereit. Sie wurden im Aufbau und in der Begrifflichkeit vereinheitlicht.

Betroffen sind nach der Veröffentlichung acht Muster, darunter Überlassung Typ A, Dienstleistung, Pflege S, System, Systemlieferung, Erstellung, Service und die Rahmenvereinbarung. Inhaltlich fällt vor allem auf, dass quelloffene Software nun gleichrangig neben herstellergebundener Software behandelt wird. Ausdrücklich geregelt sind unter anderem die Herausgabe von Quellcode, die Wahl einer offenen Lizenz, die Übergabe der technischen Dokumentation und eine strukturierte Übersicht der eingesetzten Softwarebestandteile. Die Vertragsdateien liegen zudem in barrierefreier Fassung vor, und die Muster lassen sich über eine geführte Anwendung ausfüllen.

In die Erweiterung um quelloffene Software nicht einbezogen wurden die EVB-IT Kauf und die EVB-IT Instandhaltung. Die EVB-IT Cloud und die EVB-IT Überlassung Typ B blieben wegen ihrer Besonderheiten und eines laufenden Überprüfungsverfahrens außen vor; Verhandlungen dazu sind angekündigt (Stand 2026). Für Ihr Verfahren heißt das: Ziehen Sie die Muster unmittelbar vor Veröffentlichung der Vergabeunterlagen neu und benennen Sie die verwendete Fassung mit Datum. Das gehört auch in die Vergabedokumentation nach § 8 VgV.

Welcher Vertragstyp passt bei einer Telefonanlage?

Entscheidend ist, ob Sie im Kern Standardkomponenten kaufen oder ein funktionsfähiges Gesamtsystem bestellen: Bei geringem Anpassungsanteil passt die EVB-IT Systemlieferung, bei erheblicher Einrichtung, Migration und Anbindung an weitere Systeme die EVB-IT System.

Prüfen Sie die Zuordnung an vier Fragen:

1. Wer schuldet die Funktionsfähigkeit im Zusammenspiel aller Komponenten? Wenn Sie ein abnahmefähiges Ergebnis wollen, ist der werkvertraglich geprägte Systemvertrag richtig.
2. Wie hoch ist der Wertanteil der Einrichtungs-, Integrations- und Migrationsleistungen? Nur wenn er deutlich untergeordnet bleibt, trägt die Systemlieferung.
3. Gibt es eine förmliche Abnahme mit vorher festgelegten Testfällen? Ohne Abnahmeverfahren verliert der Systemvertrag seinen wesentlichen Vorteil.
4. Werden Rufnummern und Bestandsdaten übernommen, Standorte schrittweise umgestellt, Kopplungen zu Alarmierung, Rufanlagen, Türsprechstellen, Zeiterfassung oder Fachverfahren hergestellt? Je mehr davon zutrifft, desto klarer fällt die Wahl auf die EVB-IT System.

In der Praxis sehe ich bei der Ablösung gewachsener TK-Anlagen fast immer den Systemvertrag als richtige Wahl, weil dort die Einrichtung, die Migration und die Anbindung an weitere Technik den Ausschlag geben. Wird die Telefonie dagegen als Dienst aus dem Rechenzentrum des Anbieters bezogen, ist die EVB-IT Cloud der passende Rahmen. Für die reine Nachbeschaffung von Endgeräten ohne Einrichtungsleistungen genügt die EVB-IT Kauf. Wie Sie die zugehörige Leistungsbeschreibung aufbauen, habe ich im Leitfaden zur Ausschreibung einer Telefonanlage beschrieben; die technischen Entscheidungen dahinter finden Sie unter VoIP-Anlagen.

Wann brauchen Sie mehrere Verträge und wie greifen sie ineinander?

Sobald neben Lieferung und Einrichtung auch laufende Leistungen geschuldet sind, brauchen Sie mindestens zwei Verträge: einen für die Herstellung des Systems und einen für den laufenden Service.

Die übliche Aufteilung bei einer TK-Beschaffung sieht so aus: EVB-IT System für Lieferung, Einrichtung und Abnahme, dazu EVB-IT Service für Störungsannahme, Wartung und Unterstützung im Betrieb. Werden Lizenzen gesondert beschafft, kommt je nach Modell die Überlassung Typ A oder Typ B hinzu, für die Softwarepflege die Pflege S, für die Geräte die Instandhaltung, für Schulungen die Dienstleistung. Wer eine Systemlieferung ohne begleitenden Servicevertrag vergibt, steht nach Ablauf der Verjährungsfrist für Mängelansprüche ohne geregelte Unterstützung da. Ebenso ersetzen: „bleibt offen, wann die Gewährleistung beginnt“ durch „bleibt offen, wann die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beginnt“ und „Sie zahlen für Leistungen, die während der Gewährleistung ohnehin geschuldet sind.“ durch „Sie zahlen für Leistungen, die als Mängelbeseitigung ohnehin geschuldet sind.“

Damit die Verträge zusammenpassen, regeln Sie die Übergänge ausdrücklich:

• Der Servicevertrag beginnt am Tag nach der Abnahme, nicht mit Vertragsschluss.
• Mängelansprüche aus dem Systemvertrag bleiben unberührt und werden nicht als Serviceleistung abgerechnet.
• Störungsklassen, Servicezeiten und Meldewege sind in allen Verträgen gleich definiert.
• Laufzeiten und Kündigungstermine sind aufeinander abgestimmt.
• Eine Kündigung des Servicevertrags beendet nicht die Nutzungsrechte an der Software.

Vergaberechtlich gehören alle Bestandteile in ein Verfahren und in eine Schätzung des Auftragswerts, einschließlich Optionen, Verlängerungen und geplanter Erweiterungen. Werden über einen längeren Zeitraum mehrere Leistungsarten abgerufen, kann die EVB-IT Rahmenvereinbarung das passende Muster sein; beachten Sie dabei die vergaberechtlich zulässige Höchstlaufzeit. Weitere Hinweise zum Verfahrensaufbau finden Sie unter Ausschreibungen und Vergabe.

Was regeln Sie zusätzlich im Vertragsformular und in den Anlagen?

Ergänzen Sie dort alles, was die Muster bewusst offenlassen: Verfügbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Preisbindung für Erweiterungen, Ersatzteilversorgung, Laufzeit und Kündigung.

Nutzen Sie dafür die vorgesehenen Felder, Leistungsscheine und Anlagen. Alles, was Sie hier nicht festlegen, verhandeln Sie später aus einer schwächeren Position.

Verfügbarkeit

Eine Verfügbarkeitszusage ist nur so viel wert wie ihre Messvorschrift. Legen Sie den Bezugszeitraum fest, den Messpunkt, was als Ausfall gilt, wie Teilausfälle einzelner Standorte gewertet werden und wie geplante Wartungsfenster behandelt werden. Für eine TK-Anlage sollten Sie zusätzlich festhalten, dass der Ausfall der Notrufmöglichkeit stets als vollständiger Ausfall gilt.

Reaktions- und Wiederherstellungszeiten

Trennen Sie beide Werte sauber. Die Reaktionszeit beschreibt, wann eine fachlich qualifizierte Rückmeldung erfolgt. Die Wiederherstellungszeit beschreibt, wann die Funktion wieder verfügbar ist. Ordnen Sie beides selbst definierten Störungsklassen zu und legen Sie Servicezeiten, Meldewege und eine Eskalationsstufe fest.

Preisbindung für Erweiterungen

Eine TK-Anlage wächst. Ohne Preisbindung zahlen Sie für jede weitere Nebenstelle, jedes weitere Endgerät und jede weitere Lizenz den Preis, den der Auftragnehmer dann aufruft. Machen Sie das Preisblatt zum Vertragsbestandteil, binden Sie die Einheitspreise für einen festen Zeitraum und lassen Sie eine Anpassung nur nach einer nachvollziehbaren Berechnungsgrundlage zu.

Ersatzteile und Produktabkündigung

Legen Sie fest, für welchen Zeitraum ab Abnahme Ersatzteile und Sicherheitsaktualisierungen bereitstehen. Regeln Sie außerdem den Fall der Abkündigung: funktionsgleicher Ersatz ohne Mehrkosten, eine Ankündigungsfrist und ein beschriebener Weg zur Nachfolgelösung.

Laufzeit und Kündigung

Bestimmen Sie Beginn, feste Laufzeit, Verlängerungsoptionen und deren Höchstzahl. Ergänzen Sie ein Sonderkündigungsrecht für den Fall, dass vereinbarte Leistungswerte wiederholt unterschritten werden. Regeln Sie schließlich, welche Leistungen der Auftragnehmer am Vertragsende erbringt: Übergabe der Dokumentation, der Konfigurationsdaten und der Verwaltungsrechte. Ohne diese Regelung wird der Anbieterwechsel teuer.

Formulierungen im Vergleich

Welche Fehler kosten später Geld?

Am teuersten sind die Fehler, die niemand bemerkt, solange alles läuft: ein falsch gewählter Vertragstyp, eine fehlende Abnahme und offene Preise für spätere Erweiterungen.

1. Falscher Vertragstyp. Die Systemlieferung wird gewählt, obwohl erhebliche Einrichtungs- und Migrationsleistungen geschuldet sind. Die Folge ist Streit darüber, ob das System als Ganzes funktionieren muss.
2. Keine förmliche Abnahme. Ohne festgelegte Testfälle und ein Abnahmeprotokoll bleibt offen, wann die Gewährleistung beginnt, und Restmängel bleiben liegen.
3. Wartungsbeginn vor der Abnahme. Sie zahlen für Leistungen, die während der Gewährleistung ohnehin geschuldet sind.
4. Keine Preisbindung für Erweiterungen. Jede spätere Nachbestellung wird zur Einzelverhandlung ohne Wettbewerb.
5. Verfügbarkeit ohne Messvorschrift. Ein Prozentwert ohne Bezugszeitraum und ohne Ausfalldefinition ist praktisch nicht durchsetzbar.
6. Nur eine Reaktionszeit vereinbart. Der Auftragnehmer meldet sich fristgerecht, die Anlage steht trotzdem tagelang.
7. Keine Regelung zu Abkündigung und Ersatzteilen. Der vorzeitige Austausch von Komponenten trifft Sie mitten in der Nutzungsdauer und ohne Haushaltsansatz.
8. Fehlende Übergaberegelung. Ohne Anspruch auf Dokumentation, Konfigurationsdaten und Verwaltungsrechte ist ein Anbieterwechsel faktisch ausgeschlossen.
9. Veränderte EVB-IT-Klauseln. Eingriffe in den Text der Allgemeinen Geschäftsbedingungen führen zu unklaren oder unwirksamen Regelungen und geben Bietern eine Angriffsfläche im Verfahren.

Was übernehme ich als Fachplaner bei der Vertragswahl?

Ich ordne die geplante Beschaffung fachlich den passenden EVB-IT-Mustern zu und liefere die technischen Inhalte, die diese Muster ausfüllen.

Konkret heißt das: Ich erhebe den Bestand, beschreibe die Leistung produktneutral nach § 31 VgV, teile die Beschaffung in Leistungsteile und ordne diese den Vertragstypen zu. Anschließend lege ich die technischen Kennwerte fest, die später in den Leistungsscheinen und Anlagen stehen: Störungsklassen, Servicezeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Umfang der Ersatzteilversorgung, Abnahmekriterien und Testfälle. Im Verfahren prüfe ich die Angebote auf Erfüllung der Anforderungen und begleite die Abnahme fachlich. Die Ausführung selbst übernehmen die beauftragten Fachfirmen, die rechtliche Prüfung der Verträge bleibt bei Ihrer Rechtsabteilung. Mehr zum Leistungsbild finden Sie unter TK-Fachplanung und Ausschreibungen und Vergabe. Checklisten und Leitfäden zum Herunterladen habe ich unter Downloads zusammengestellt.