Vier Angebote liegen auf dem Tisch, und keines lässt sich mit dem anderen vergleichen. Der eine Bieter weist die Lizenzen einzeln aus, der zweite hat sie in den Systempreis eingerechnet. Der dritte nennt die Wartung pro Jahr, der vierte pro Monat. Einer rechnet die Schulung mit, ein anderer bietet sie als Option an. Am Ende steht die Vergabestelle vor vier Zahlen, die nichts miteinander zu tun haben, und die Wertung wird angreifbar. Die Ursache liegt fast nie bei den Bietern. Sie liegt im Preisblatt, das ihnen zu viel Freiheit gelassen hat.

Warum entscheidet das Preisblatt über die ganze Vergabe?

Das Preisblatt ist das einzige Dokument, in dem alle Angebote dieselbe Struktur haben müssen. Es legt fest, welche Positionen es gibt, in welcher Einheit gerechnet wird und was in die Wertungssumme einfließt. Wenn diese Struktur unvollständig ist, entstehen genau drei Probleme.

Erstens die fehlende Vergleichbarkeit. Preise, die unterschiedlich zugeschnitten sind, lassen sich nicht addieren. Wer sie trotzdem addiert, vergleicht Äpfel mit Birnen und muss das später im Vergabevermerk erklären.

Zweitens die Nachforderungen im Betrieb. Was im Preisblatt fehlt, taucht nach dem Zuschlag als Zusatzangebot wieder auf. Die Migration der Rufnummern, die Anbindung des Aufzugsnotrufs, die Einweisung der Vermittlungskräfte: alles Leistungen, die jemand erbringen muss, und wer sie nicht abgefragt hat, zahlt sie später zum Listenpreis.

Drittens das Angriffsrisiko. Ein unterlegener Bieter, der nachweisen kann, dass die Preise nicht vergleichbar waren, hat ein starkes Argument in der Rüge. Wie Sie darauf fachlich reagieren, habe ich unter Rüge im ITK-Vergabeverfahren beschrieben.

Wie ist ein tragfähiges Preisblatt aufgebaut?

Ich arbeite seit Jahren mit einer Gliederung in sieben Teilen und einer Zusammenfassung. Der Zuschnitt hat sich in Verfahren jeder Größe bewährt, weil er die Kostenarten sauber trennt und trotzdem überschaubar bleibt.

Teil 1: Systemtechnik

Die zentrale Anlagentechnik einschließlich aller Bestandteile, die für den Betrieb erforderlich sind: Systemplattform, Redundanz, Gateways, Netzübergänge, Speicher und die zugehörige Software. Wichtig ist die Frage nach der Ausbaustufe. Fragen Sie den Preis für die geforderte Zielgröße ab, nicht für eine Mindestkonfiguration, die später erweitert werden muss.

Teil 2: Lizenzen

Nutzerlizenzen, Funktionslizenzen und Systemlizenzen getrennt und je Stück. Diese Trennung ist der häufigste Streitpunkt in der Wertung, weil Lizenzmodelle sich stark unterscheiden. Fragen Sie ausdrücklich, welche Funktionen im Grundpreis enthalten sind und welche extra kosten, und lassen Sie die Preise für spätere Nachlizenzierungen gleich mit angeben. Sonst zahlen Sie in drei Jahren den Preis, den der Anbieter dann aufruft.

Teil 3: Endgeräte

Je Gerätetyp mit Stückzahl aus dem Mengengerüst: Tischapparate in den benötigten Klassen, schnurlose Geräte, Vermittlungsarbeitsplätze, Konferenzgeräte, Türsprechstellen. Auch Zubehör gehört hierher, insbesondere Headsets, denn sie werden regelmäßig vergessen und sind bei größeren Verwaltungen ein spürbarer Posten. Beschreiben Sie die Geräte über Eigenschaften, nicht über Typenbezeichnungen.

Teil 4: Dienstleistungen zur Einführung

Alles, was einmalig zur Inbetriebnahme anfällt: Projektleitung, Feinkonzept, Konfiguration, Installation, Rufnummernmigration, Anbindung vorhandener Anlagen, Tests und Abnahmebegleitung. Diese Positionen werden gern pauschaliert. Verlangen Sie eine Aufschlüsselung, sonst können Sie bei Abweichungen im Projekt nicht nachvollziehen, was bereits bezahlt ist.

Teil 5: Schulung

Getrennt nach Zielgruppen: Endanwender, Vermittlungskräfte, Systembetreuung. Je Einheit mit Teilnehmerzahl und Dauer, damit Sie später nachbestellen können. Ein Preisblatt ohne Schulungspositionen führt regelmäßig dazu, dass die Verwaltung nach der Umstellung mit einer Anlage dasteht, die niemand bedienen kann.

Teil 6: Wartung und Betrieb

Die wiederkehrenden Kosten über den festgelegten Betrachtungszeitraum, sinnvollerweise 48 oder 60 Monate. Dazu gehören Softwarepflege, Störungsbeseitigung nach den vereinbarten Klassen, Rufbereitschaft und bei Miet- oder Betriebsmodellen die monatliche Nutzungsgebühr. Fragen Sie den Jahrespreis je Jahr einzeln ab, nicht als Summe. Nur so erkennen Sie Modelle, die im ersten Jahr günstig aussehen und später deutlich steigen. Wie Sie die Servicequalität dahinter beschreiben, steht im Ratgeber zum Wartungsvertrag.

Teil 7: Nachrichtliche Positionen

Hier stehen Preise, die Sie kennen wollen, die aber nicht in die Wertungssumme einfließen: Stundensätze für Leistungen außerhalb des Vertrags, Preise für Zubehör, Konditionen für spätere Erweiterungen, Rückbaukosten. Diese Trennung ist wichtig. Nähmen Sie diese Positionen in die Wertung auf, könnten Bieter sie strategisch niedrig ansetzen, obwohl sie kaum abgerufen werden. Kennzeichnen Sie den Teil deshalb ausdrücklich als nachrichtlich und wiederholen Sie den Hinweis in den Bewerbungsbedingungen.

Zusammenfassung: die Wertungssumme

Ein eigenes Blatt, das die Teile 1 bis 6 zusammenführt und die Zahl ausweist, mit der Sie rechnen. Diese Summe und nur diese geht in die Wertungsmatrix ein. Machen Sie den Rechenweg im Blatt sichtbar, damit jeder Bieter und später jeder Prüfer ihn nachvollziehen kann.

Welche Regeln machen ein Preisblatt wirklich vergleichbar?

  • Mengen kommen von Ihnen, nicht vom Bieter. Das Mengengerüst gehört in die Vergabeunterlagen. Wer die Stückzahlen den Bietern überlässt, bekommt Angebote über unterschiedliche Leistungsumfänge.
  • Jede Position hat eine eindeutige Einheit. Stück, Monat, Jahr, Pauschale. Gemischte Einheiten in einer Spalte sind die häufigste Fehlerquelle.
  • Nullpreise sind zu erklären. Verlangen Sie, dass Positionen mit 0,00 Euro begründet werden. Eine im Systempreis enthaltene Leistung ist zulässig, eine verdeckte Mischkalkulation nicht.
  • Keine Leerfelder. Fordern Sie, dass jede Position ausgefüllt wird, und regeln Sie in den Bewerbungsbedingungen die Folge einer Lücke. Sonst streiten Sie später darüber, ob ein leeres Feld null Euro oder keine Leistung bedeutet.
  • Preisanpassung wird vorgegeben. Legen Sie fest, ob und wie die Betriebspreise über die Laufzeit angepasst werden dürfen, etwa anhand eines veröffentlichten Index. Ohne Vorgabe kalkuliert jeder Bieter anders, und die Angebote sind erneut nicht vergleichbar.
  • Das Blatt bleibt rechenfähig. Geben Sie eine Tabellendatei mit hinterlegten Formeln aus und sperren Sie alles außer den Eingabefeldern. Das erspart Ihnen Rechenfehler und die Diskussion darüber, welcher Wert nun gilt.

Wie hängen Preisblatt und Auftragswertschätzung zusammen?

Beides beruht auf demselben Mengengerüst, verfolgt aber unterschiedliche Zwecke. Die Schätzung des Auftragswerts steht am Anfang und entscheidet über die Verfahrensart. Nach § 3 VgV ist der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer zu schätzen, bei Verträgen ohne feste Laufzeit wird der 48-fache Monatswert angesetzt. Rechnen Sie also Systemtechnik, Lizenzen, Endgeräte, Einführung, Schulung und den Betrieb über die volle Laufzeit zusammen, bevor Sie sich für ein Verfahren entscheiden. Ein Preisblatt, das später deutlich über der Schätzung liegt, ist ein Warnzeichen: Entweder war die Schätzung zu knapp oder der Leistungsumfang ist gewachsen.

Bei der Entscheidung zwischen Kauf, Miete und Betriebsmodell hilft die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, die dieselben Kostenarten über die Laufzeit gegenüberstellt.

Welche Fehler sehe ich am häufigsten?

  • Das Preisblatt entsteht aus einem Herstellerangebot. Dann bildet es die Preisstruktur genau eines Anbieters ab, und alle anderen müssen ihr Modell hineinquetschen. Das ist praktisch eine verdeckte Produktfestlegung und widerspricht der Pflicht zur produktneutralen Beschreibung.
  • Nur die Investition wird abgefragt. Die Betriebskosten über fünf Jahre übersteigen bei Telefonanlagen regelmäßig die Anschaffung. Wer sie nicht bepreisen lässt, wertet die Hälfte der tatsächlichen Kosten nicht.
  • Optionen wandern in die Wertung. Bedarfspositionen, die vielleicht nie abgerufen werden, verzerren die Summe. Sie gehören nachrichtlich ausgewiesen oder mit einer realistischen Abrufmenge hinterlegt.
  • Die Anschlusskosten fehlen. Amtsleitungen, SIP-Kanäle und Verbindungsentgelte laufen oft über einen getrennten Vertrag. Nennen Sie im Preisblatt zumindest nachrichtlich, was hier anfällt, sonst kennt niemand die Gesamtkosten.
  • Sonderanschlüsse tauchen nicht auf. Aufzugsnotruf, Brandmeldeübertragung, Türöffner und Faxwege verursachen Aufwand, der im Preisblatt eine Position braucht. Welche das sind, steht im Beitrag zu den Sonderanschlüssen bei der IP-Umstellung.

Wie gehen Sie praktisch vor?

  1. Mengengerüst erstellen. Standorte, Anschlussarten, Endgerätetypen, Sonderfunktionen. Das ist die Grundlage für alles Weitere.
  2. Kostenarten festlegen. Die sieben Teile an Ihr Vorhaben anpassen. Bei einem reinen Betriebsmodell schrumpfen die Teile 1 bis 3, dafür wächst Teil 6.
  3. Betrachtungszeitraum bestimmen. Üblich sind 48 oder 60 Monate. Er muss zur Vertragslaufzeit passen und in allen Unterlagen gleich lauten.
  4. Blatt rechenfähig aufbauen. Formeln hinterlegen, Eingabefelder freigeben, alles andere sperren.
  5. Gegenrechnen. Füllen Sie das Blatt einmal selbst mit Schätzwerten aus. Was Ihnen dabei auffällt, fällt sonst dem Bieter auf.
  6. In der Markterkundung testen. Eine Markterkundung nach § 28 VgV zeigt Ihnen, ob die Struktur zu den am Markt üblichen Preismodellen passt.

Wie unterstütze ich Sie dabei?

Ich erstelle das Mengengerüst und das dazu passende Preisblatt, stimme beides mit der Leistungsbeschreibung ab und prüfe die eingegangenen Angebote rechnerisch und fachlich. Die Ausführung übernehmen die von Ihnen beauftragten Unternehmen, ich vertrete allein Ihre Interessen als Auftraggeber. Als freiberufliche Leistung ist die Unterstützung nach § 50 UVgO direkt beauftragbar, auch für einzelne Phasen. Den Gesamtablauf einer TK-Vergabe finden Sie im Leitfaden zur Ausschreibung einer Telefonanlage.

Alle Rechtsangaben geben den Stand August 2026 wieder. Prüfen Sie die jeweils geltende Fassung von VgV und UVgO sowie die Vorgaben Ihres Landes vor Verfahrensbeginn.