Telefonanlage ausschreiben: Leitfaden für öffentliche Auftraggeber

Eine Telefonanlage wird selten ausgeschrieben. In vielen Verwaltungen liegt die letzte Vergabe so lange zurück, dass niemand mehr im Haus ist, der sie begleitet hat. Genau daraus entstehen die teuren Fehler: ein Leistungsverzeichnis, das aus einem Anbieterangebot abgeschrieben wurde, ein Mengengerüst ohne Sonderanschlüsse, eine Wertung, die im Nachprüfungsverfahren nicht standhält. Dieser Leitfaden führt Sie durch das Verfahren, vom richtigen Zeitpunkt bis zum Vergabevermerk. Ich schreibe ihn als unabhängiger Fachplaner, der Vergabeunterlagen erstellt und Vergabestellen fachlich begleitet, ohne selbst etwas zu verkaufen.

Wann müssen Sie die Telefonanlage neu ausschreiben?

Sie schreiben neu aus, wenn die vorhandene Anlage das Ende ihrer wirtschaftlichen Nutzungsdauer erreicht, der Hersteller die Wartung einstellt, der Altvertrag ausläuft oder ein Bau- oder Umbauvorhaben die Technik ohnehin berührt. Diese Auslöser treten selten einzeln auf und kündigen sich lange vorher an.

Wartungsende des Herstellers. Sobald für eine Anlagengeneration keine Sicherheitsaktualisierungen und keine Ersatzteile mehr angeboten werden, ist der Weiterbetrieb ein Risiko. Telefonanlagen ohne Sicherheitsaktualisierungen sind am Datennetz ein Einfallstor. Ein Gebührenschaden durch fremdgenutzte Amtsleitungen fällt erst mit der Rechnung auf.

Auslaufen des Altvertrags. Miet-, Betreiber- und Wartungsverträge laufen häufig unbemerkt weiter, weil die Kündigungsfrist verstreicht. Eine stillschweigende Verlängerung ohne Wettbewerb ist vergaberechtlich angreifbar. Prüfen Sie die Laufzeiten frühzeitig und planen Sie den Vorlauf für Bestandsaufnahme, Planung, Verfahren und Umsetzung großzügig. Das Verfahren ist dabei meist der kürzere Teil.

Umbau, Anbau, Neubau. Wird ohnehin gebaut, gehört die Sprachtechnik in die Planung der technischen Ausrüstung. Nachrüsten ist teurer als mitplanen, Den Zeitplan für diesen Fall habe ich unter Rathaus-Umzug oder Neubau: Telefonanlage planen rückwärts durchgerechnet. Nachrüsten ist teurer als mitplanen, besonders bei Leerrohren, Verteilerräumen, Stromversorgung und der Anbindung der Sicherheitstechnik.

Fachliche Veränderung. Der Wechsel auf IP-gestützte Sprachdienste, neue Standorte, Arbeitsplätze im Homeoffice oder die Zusammenlegung von Behörden verändern das Mengengerüst so stark, dass eine Erweiterung des Altsystems unwirtschaftlich wird. Wie sich ein solcher Wechsel vorbereiten lässt, beschreibe ich unter VoIP-Anlagen.

Welche Unterlagen brauchen Sie für die Ausschreibung?

Sie brauchen sieben Bestandteile: Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis mit Mengengerüst, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien mit Wertungsmatrix, den passenden EVB-IT-Vertrag, besondere Vertragsbedingungen sowie Angebots- und Preisblätter. Fehlt einer davon oder widerspricht er einem anderen, entstehen Bieterfragen, Fristverlängerungen und im schlechten Fall Rügen.

• Leistungsbeschreibung. Sie beschreibt Zweck, Umfeld, Randbedingungen und die geforderten Funktionen. Hier steht, was die Anlage leisten soll, nicht welches Erzeugnis das tut.
• Leistungsverzeichnis mit Mengengerüst. Es macht die Leistung kalkulierbar und die Angebote vergleichbar. Ohne belastbare Mengen kalkulieren Bieter Sicherheitszuschläge oder rechnen später über Nachträge nach.
• Eignungskriterien. Nach § 122 GWB dürfen Sie Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung, wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit fordern. Die Anforderungen müssen mit dem Auftrag zusammenhängen und angemessen sein.
• Zuschlagskriterien und Wertungsmatrix. Beides gehört vollständig in die Vergabeunterlagen, einschließlich Gewichtung und Bewertungsmethode.
• EVB-IT-Vertrag. Wählen Sie die Vertragsart der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen nach dem tatsächlichen Leistungsbild, also getrennt nach Lieferung, Dienstleistung und laufendem Betrieb.
• Besondere Vertragsbedingungen. Verfügbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Rufbereitschaft, Ersatzteilversorgung, Preisbindung für spätere Erweiterungen und Vertragslaufzeit gehören verbindlich geregelt. Was hier fehlt, verhandeln Sie nach dem Zuschlag ohne Wettbewerb.
• Angebots- und Preisblätter. Ein vorgegebenes Preisblatt mit festen Positionen ist die Voraussetzung für eine rechnerisch saubere Wertung.

Wie diese Unterlagen ineinandergreifen und wer sie im Haus verantwortet, erläutere ich unter Ausschreibungen und Vergabe.

Wie beschreiben Sie produktneutral nach § 31 VgV?

Sie beschreiben die geforderte Funktion und ihr prüfbares Ergebnis, nicht das Erzeugnis, das diese Funktion liefert. § 31 Abs. 6 VgV verbietet den Verweis auf bestimmte Erzeugnisse, Herkunft, Verfahren, Marken, Patente oder Typen, sofern das nicht durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist. Ist ein solcher Verweis ausnahmsweise unvermeidbar, ist er mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen und im Vergabevermerk zu begründen.

Schlechte Formulierung: „Systemtelefon der Baureihe des vorhandenen Herstellers oder gleichwertig.“ Das bindet faktisch an ein Erzeugnis, weil kein Wettbewerber diese Baureihe anbieten kann und die Gleichwertigkeit nicht prüfbar beschrieben ist.

Bessere Formulierung: „Tischtelefon mit mindestens acht frei belegbaren Funktionstasten, Freisprechen in Vollduplex, Anschluss über standardisiertes SIP, Stromversorgung über das Datennetz nach IEEE 802.3af.“ Damit ist die Anforderung prüfbar und für mehrere Anbieter erfüllbar.

Schlechte Formulierung: „Die Lösung muss zur vorhandenen Anlage kompatibel sein.“ Kompatibilität ist kein Merkmal, sondern eine Behauptung. Beschreiben Sie stattdessen die Schnittstelle, das Protokoll und die zu übernehmenden Funktionen.

Schlechter Aufbau: Das Merkmalsblatt eines Anbieters wandert in das Leistungsverzeichnis. Selbst wenn jede einzelne Anforderung neutral klingt, erfüllt die Summe der Merkmale nur ein einziges Erzeugnis. Das ist ein häufiger Rügegrund.

Besserer Aufbau: Trennen Sie Muss-Anforderungen von bewerteten Kann-Anforderungen. Muss sind nur die Punkte, die ohne Ausnahme gebraucht werden. Alles andere gehört in die Wertung, nicht in den Ausschluss. Fordern Sie zu jeder Anforderung den Nachweis mit ab.

Ist eine technische Bindung sachlich zwingend, etwa weil eine bestehende Anlage lediglich erweitert wird, ist das zulässig, aber nur mit dokumentierter Begründung, geprüfter Wirtschaftlichkeit und einer Markterkundung nach § 28 VgV.

Welches Verfahren passt zu Ihrer Beschaffung?

Oberhalb des jeweils geltenden EU-Schwellenwerts stehen Ihnen das offene und das nicht offene Verfahren gleichrangig zur Wahl, unterhalb richtet sich die Wahl nach der UVgO und dem jeweiligen Landesrecht. § 14 VgV stellt das offene und das nicht offene Verfahren gleichrangig nebeneinander. Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist dagegen an bestimmte Voraussetzungen gebunden.

Offenes Verfahren. Es passt, wenn die Leistung eindeutig und erschöpfend beschreibbar ist, bei einer Telefonanlage mit sauber erhobenem Bestand also fast immer. Der Aufwand liegt vorn, in der Planung, dafür läuft das Verfahren zügig und angriffsarm.

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Es kommt nach § 14 Abs. 3 VgV in Betracht, wenn der Bedarf nicht ohne Anpassung bereits verfügbarer Lösungen gedeckt werden kann, wenn konzeptionelle Vorarbeit der Bieter nötig ist, wenn die Leistung nicht mit hinreichender Genauigkeit vorab beschreibbar ist oder wenn ein vorheriges Verfahren nur Angebote erbracht hat, die nicht ordnungsgemäß oder unannehmbar waren. Es rettet keine unfertige Leistungsbeschreibung. Die Verhandlungsrunden sind zu dokumentieren und für alle Bieter gleich zu führen.

Unterschwellig nach UVgO. Öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungsvergabe stehen zur Wahl, abhängig von den Wertgrenzen Ihres Bundeslandes. Halten Sie die Verfahrenswahl schriftlich fest.

Lose. Nach § 97 Abs. 4 GWB sind Leistungen in Fach- und Teillose zu zerlegen. Prüfen Sie, ob Anlagentechnik, Verkabelung und Endgeräte getrennt vergeben werden. Eine Gesamtvergabe ist möglich, aber begründungspflichtig.

Was gehört ins Mengengerüst?

Ins Mengengerüst gehört alles, was später eine Rufnummer, einen Anschluss, einen Port oder eine Lizenz braucht. Genau hier scheitern die meisten Verfahren, weil das Mengengerüst aus alten Listen fortgeschrieben statt neu erhoben wird.

• Nebenstellen je Standort, getrennt nach Anschlussart: IP, digital, analog, virtuell und SIP.
• Gleichzeitige Gespräche nach außen und zwischen den Standorten, daraus abgeleitet die Zahl der benötigten Sprachkanäle.
• Standorte und Anbindung mit der Frage, was geschehen soll, wenn die Verbindung zwischen zwei Standorten ausfällt. Notrufe müssen auch dann funktionieren.
• Endgeräteklassen: einfaches Tischtelefon, Standardarbeitsplatz, Vermittlungsplatz, Konferenzgerät, schnurloses Gerät, Anwendung am Rechner, Headset. Jede Klasse wird einzeln bepreist.
• DECT-Bereiche: Flächen, Etagen, Kellergeschosse, Außenanlagen, gleichzeitige Gespräche je Zelle, Übergabe zwischen den Zellen, Ausleuchtung und Messprotokoll bei der Abnahme.
• Sonderanschlüsse: Aufzugnotruf mit Zweiwegkommunikation nach DIN EN 81-28, Übertragungseinrichtungen von Brandmeldeanlagen nach DIN EN 54, Türsprechstellen mit Türöffnerfunktion, Torsteuerungen, Faxgeräte, Notrufsäulen, Wartungszugänge, Alarmwählgeräte und Frankiermaschinen. Diese Anschlüsse verhalten sich an IP-gestützter Technik anders als am Analoganschluss: Sie brauchen eine eigene Stromversorgung und fallen ohne Ersatzstromversorgung bei Stromausfall aus. Fordern Sie deshalb die Überbrückungszeit je Standort ausdrücklich ein. Jeder Punkt gehört einzeln erfasst und einzeln bepreist.
• Schnittstellen zur Sicherheitstechnik: Rufanlagen nach DIN VDE 0834, Personennotsignalanlagen nach DIN VDE V 0825-1 in Verbindung mit der DGUV Regel 112-139 sowie Notfall- und Gefahren-Reaktions-Systeme nach DIN EN 50726-1 (VDE 0827-1), die seit Juni 2025 die Vornorm DIN VDE V 0827-1 ersetzt. Diese Anlagen dürfen ihre Funktion nicht verlieren, weil die Telefonanlage getauscht wird.
• Betriebsfunktionen: Sammelanschlüsse, Warteschlangen, Anrufverteilung, Berechtigungsklassen, Sprachspeicher, Gebührenerfassung, Aufzeichnungspflichten und die Anbindung an das Verzeichnis der Beschäftigten.
• Umstellung: Rufnummernübernahme, Übergangsbetrieb, Reihenfolge der Standorte, Schulung, Rücknahme der Altgeräte.

Diese Daten zu erheben ist Fachplanung, keine Verwaltungsarbeit. Wie ich dabei vorgehe, beschreibe ich unter TK-Fachplanung.

Wie werten Sie die Angebote nachvollziehbar?

Nachvollziehbar wird die Wertung, wenn Kriterien, Gewichtung und Bewertungsmethode vor Angebotsabgabe feststehen, in den Vergabeunterlagen bekannt gemacht sind und danach unverändert angewendet werden. Nach § 127 GWB erhält das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag, und wirtschaftlich heißt bestes Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht billigster Preis.

Legen Sie die Preisumrechnung vorab fest und geben Sie die Formel im Wortlaut an. Beschreiben Sie jede Punktstufe mit einem prüfbaren Ankertext, damit zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Ergebnis kommen. Bewerten Sie nur, was der Bieter nachweisen kann. Rechnen Sie in den Preis die gesamte Vertragslaufzeit ein, also Beschaffung, Wartung, Lizenzen, Betriebsleistungen und spätere Erweiterungen. Ein niedriger Beschaffungspreis mit hohen Folgekosten ist kein wirtschaftliches Angebot.

Halten Sie Eignung und Zuschlag streng getrennt. Referenzen und Zertifikate gehören zur Eignung. Für Präsentationen oder Teststellungen brauchen Sie vorab einen Bewertungsbogen, einen festen Ablaufplan und für alle Bieter gleiche Bedingungen.

Dokumentieren Sie laufend. Der Vergabevermerk nach § 8 VgV ist keine Nacharbeit, sondern begleitet das Verfahren von der Bedarfsermittlung über Verfahrenswahl und Anforderungen bis zur Zuschlagsentscheidung. Ein Vermerk, der erst nach der Wertung entsteht, hält einer Nachprüfung selten stand.

Was kostet Sie ein Fehler in der Ausschreibung?

Ein Fehler kostet Sie zuerst Zeit, dann Geld und im ungünstigsten Fall die Entscheidungsfreiheit über Ihre Technik für die gesamte nächste Vertragsperiode. Die Folgen treten in einer typischen Reihenfolge auf.

Rüge und Nachprüfung. Ein Bieter rügt die fehlende Produktneutralität. Helfen Sie nicht ab, folgt der Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer, und der Zuschlag ist bis zur Entscheidung gesperrt.

Aufhebung und Wiederholung. Lässt sich der Fehler nicht heilen, bleibt die Aufhebung. Das Verfahren beginnt von vorn, mit neuen Fristen und einem Markt, der Ihre Anforderungen und die Preise der Mitbewerber inzwischen kennt.

Bindung an ein Erzeugnis. Wer sich durch eine unsaubere Leistungsbeschreibung an einen Hersteller bindet, verhandelt jede Erweiterung, jede Lizenz und jede Wartungsverlängerung ohne Wettbewerb. Dieser Schaden erscheint in keiner Vergabeakte, sondern jedes Jahr im Haushalt.

Nachträge aus Mengenfehlern. Fehlen Sonderanschlüsse oder Endgeräte im Leistungsverzeichnis, werden sie nachbeauftragt, und zwar ohne Wettbewerb und damit teuer.

Betriebsrisiko. Der schwerste Fehler betrifft nicht das Vergaberecht, sondern die Sicherheit: ein Aufzugnotruf, der nach der Umstellung ins Leere läuft, oder eine Brandmeldeübertragung ohne geprüften Ersatzweg. Solche Punkte prüfe ich vor der Ausschreibung im Rahmen eines ITK-Audits.

Die sieben häufigsten Fehler aus der Praxis

1. Das Leistungsverzeichnis stammt aus einem Angebot. Ein Anbieter liefert freundlicherweise eine Vorlage. Danach kann nur er sie erfüllen. Das ist der klassische Verstoß gegen § 31 VgV.
2. Der Bestand wurde nicht erhoben. Gezählt werden Arbeitsplätze, vergessen werden Aufzüge, Türsprechstellen, Faxanschlüsse, Torsteuerungen und Wartungszugänge. Diese Positionen tauchen erst bei der Umschaltung wieder auf.
3. Die Wertungsmatrix entsteht zu spät. Wer Gewichtung oder Punktstufen erst nach Angebotsöffnung festlegt, hat kein Wertungssystem, sondern ein Ergebnis, das er anschließend begründen muss.
4. Folgekosten fehlen im Preisblatt. Wartung, Lizenzen, Ersatzteile und Erweiterungspreise über die Vertragslaufzeit werden nicht abgefragt. Der Zuschlag geht dann an das Angebot mit der günstigsten Beschaffung und der teuersten Nutzung.
5. Eignung und Zuschlag werden vermischt. Referenzen und Zertifikate werden in der Angebotswertung ein zweites Mal bepunktet. Das ist unzulässig und angreifbar.
6. Die Schnittstellen zur Sicherheitstechnik bleiben offen. Rufanlage, Personennotsignal und Alarmierung werden als selbstverständlich vorausgesetzt, statt sie mit Norm, Funktion und Abnahmenachweis zu beschreiben. Zu den Anforderungen an Gefahren-Reaktions-Systeme habe ich unter AMOK-Alarmsysteme mehr geschrieben.
7. Der Vergabevermerk entsteht nachträglich. Die Begründungen für Verfahrenswahl, Anforderungen und Wertung werden aus der Erinnerung rekonstruiert. Genau an dieser Stelle scheitern Verfahren in der Nachprüfung.

Wie gehen Sie jetzt am besten vor?

Beginnen Sie mit der Bestandsaufnahme, nicht mit dem Leistungsverzeichnis. Erst wenn jeder Anschluss, jeder Sonderfall und jede Schnittstelle erfasst ist, lässt sich produktneutral beschreiben, sauber werten und belastbar dokumentieren. Alles andere ist Nacharbeit unter Zeitdruck.

Eine kostenlose Checkliste mit den typischen Fehlern in IT- und TK-Ausschreibungen finden Sie unter Downloads. Sie führt Sie Punkt für Punkt durch die Unterlagen. Wie ich Vergabestellen bei Vergabeunterlagen und Wertung fachlich begleite, lesen Sie unter Ausschreibungen und Vergabe. Ich plane, beschreibe und begleite das Verfahren, die Ausführung übernehmen die von Ihnen beauftragten Fachfirmen. Genau diese Trennung sichert Ihnen die Unabhängigkeit der Unterlagen.