Wertungsmatrix für IT- und TK-Vergaben erstellen: Zuschlagskriterien richtig gewichten

Wer IT- und TK-Leistungen ausschreibt, vergibt in aller Regel nicht an den niedrigsten Preis, sondern an das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Wertungsmatrix ist das Werkzeug, mit dem Sie diese Entscheidung vorab festlegen und später begründen. Sie gehört zugleich zu den Teilen der Vergabeunterlagen, die in Nachprüfungsverfahren regelmäßig angegriffen werden. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie eine Wertungsmatrix aufbauen, die dem Vergaberecht standhält und im Verfahren praktisch handhabbar bleibt.

Was ist eine Wertungsmatrix und wann brauchen Sie sie?

Eine Wertungsmatrix ist die vorab schriftlich festgelegte Regel, nach der Sie Angebote in Punkte umrechnen und daraus eine Rangfolge bilden. Sie besteht aus fünf Bestandteilen: den Zuschlagskriterien, ihrer Gewichtung, der Punkteskala, dem Bewertungsmaßstab je Punktstufe und dem Rechenweg zur Gesamtpunktzahl.

Sie brauchen eine Wertungsmatrix, sobald neben dem Preis weitere Kriterien über den Zuschlag entscheiden. Bei IT- und TK-Vergaben ist das fast immer der Fall, weil sich die Güte der Entstörung, die Umstellungssicherheit und die Bedienbarkeit nicht vollständig in Mindestanforderungen pressen lassen. Wenn Sie die Leistung dagegen eindeutig und vollständig beschreiben können, etwa bei einer klar abgegrenzten Nachbeschaffung von Endgeräten, ist der Preis als alleiniges Zuschlagskriterium der ehrlichere Weg. Eine Matrix mit sieben Qualitätskriterien rettet keine schwache Leistungsbeschreibung. Sie verlagert die Unklarheit nur in die Wertung, wo sie schwerer zu verteidigen ist.

Was verlangt das Vergaberecht von Zuschlagskriterien und Gewichtung?

Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung müssen vor Angebotsabgabe in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen bekannt gemacht werden, mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und eine wirksame Überprüfung der Bieterangaben erlauben (§ 127 GWB, ergänzend § 58 VgV).

Daraus folgen drei harte Konsequenzen für die Praxis:

• Keine nachträgliche Änderung. Nach Ablauf der Angebotsfrist dürfen Sie weder Gewichte verschieben noch Unterkriterien ergänzen. Was Sie in der Wertung berücksichtigen wollen, muss vorher in den Unterlagen stehen.
• Kein Kriterium ohne Auftragsbezug. Allgemeine Unternehmensmerkmale sind kein Zuschlagskriterium. Bewertet wird, was das konkrete Angebot für diesen Auftrag leistet.
• Nachprüfbarkeit. Ein Kriterium, dessen Erfüllung Sie nicht anhand der eingereichten Unterlagen feststellen können, gehört nicht in die Matrix. Aussagen wie „hohe Zuverlässigkeit“ sind ohne belegbare Bezugsgröße wertlos.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten nach der UVgO und den Landesvorgaben dieselben Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung. Der Aufwand darf geringer sein, die Systematik bleibt gleich. Stand 2026 ist außerdem das Vergabebeschleunigungsgesetz zu beachten, das zum 1. Juli 2026 in Kraft getreten ist. Für offene Verfahren gilt seitdem der Grundsatz, die Angebotsprüfung vor der Eignungsprüfung durchzuführen; abweichen dürfen Sie, wenn erheblicher Aufwand oder verfahrensbezogene Gründe dagegen sprechen (§ 42 Abs. 4 VgV). Die Eignung wird dabei zunächst über Eigenerklärungen festgestellt, weitergehende Nachweise verlangen Sie erst von den aussichtsreichen Unternehmen. Anforderungen an die Versorgungssicherheit und die digitale Souveränität dürfen Sie außerdem nicht nur als Ausführungsbedingung festlegen (§ 128 Abs. 2 GWB), sondern auch als Zuschlagskriterium (§ 58 Abs. 2 VgV).

Wie trennen Sie Eignung und Zuschlag sauber?

Die Eignung betrifft das Unternehmen, der Zuschlag betrifft das Angebot. Alles, was ein Bieter unabhängig vom konkreten Auftrag mitbringt, gehört in die Eignungsprüfung nach § 122 GWB und nicht in die Wertung nach § 127 GWB.

Das ist der mit Abstand häufigste Fehler, den ich in fremden Vergabeunterlagen finde. Umsatzzahlen, Referenzlisten, die Zahl der beschäftigten Techniker, Herstellerzertifikate oder das Bestehen einer Niederlassung im Umkreis sind Eignungsmerkmale. Sie dürfen als Mindestanforderung an die Eignung verlangt werden, aber sie dürfen keine Wertungspunkte bringen. Wer sie in die Matrix aufnimmt, bewertet zweimal dieselbe Eigenschaft und benachteiligt systematisch neue oder kleinere Anbieter.

Eine begrenzte Ausnahme kennt § 58 Abs. 2 VgV: Organisation, Qualifikation und Erfahrung des Personals, das den Auftrag tatsächlich ausführen soll, dürfen Zuschlagskriterium sein, wenn die Qualität der Ausführung davon erheblich abhängt. Voraussetzung ist, dass Sie namentlich benannte Personen bewerten, den Bezug zu diesem Auftrag herstellen und die Bindung vertraglich absichern, etwa durch die Pflicht, Ersatzpersonal nur mit gleichwertiger Qualifikation zu stellen.

Schlechte Formulierung: „Erfahrung des Bieters mit vergleichbaren Projekten: 15 Prozent.“
Bessere Formulierung: „Qualifikation und Projekterfahrung der für diesen Auftrag namentlich benannten Projektleitung, nachzuweisen durch Angabe von zwei selbst verantworteten Umstellungen vergleichbarer Größe; die benannte Person ist vertraglich einzusetzen.“

Welche Methoden gibt es, um den Preis zu bewerten?

Für die Umrechnung des Preises in Punkte haben sich drei Wege durchgesetzt: die einfache Verhältnisformel, die Interpolation innerhalb des Bieterfeldes und Bezugswertverfahren wie die Median- oder die Referenzwertmethode. Jede Methode hat eine bestimmte Wirkung auf das Ergebnis, und diese Wirkung müssen Sie kennen, bevor Sie die Formel veröffentlichen.

Einfache Verhältnisformel

Das günstigste Angebot erhält die volle Punktzahl, alle anderen erhalten den Anteil, der dem Verhältnis des günstigsten Preises zu ihrem eigenen Preis entspricht. Die Formel ist leicht erklärbar und rechnerisch robust. Zu beachten: Ein einzelnes sehr niedriges Angebot drückt das gesamte Feld nach unten, und die Punktabstände wachsen nicht gleichmäßig mit dem Preisabstand. Die Formel ersetzt nicht die Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote: Erscheint ein Preis im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, müssen Sie ihn aufklären und die Aufklärung dokumentieren (§ 60 VgV).

Interpolation zwischen bestem und schlechtestem Angebot

Der niedrigste Preis erhält die volle Punktzahl, der höchste null Punkte, dazwischen wird linear verteilt. Die Methode erzeugt große Punktabstände und lässt den Preis stark wirken. Zu beachten: Das Ergebnis hängt vollständig vom Bieterfeld ab. Ein einziges sehr teures Angebot verändert die Punkte aller übrigen Bieter, und ein nachträglich ausgeschlossenes Angebot kann die Rangfolge kippen.

Median- und Referenzwertmethode

Beide Verfahren setzen Preis und Leistung ins Verhältnis zu einem Bezugswert. Bei der Medianmethode ist dieser Bezugswert der mittlere Wert aller gewerteten Preise und Leistungspunkte; er reagiert weniger empfindlich auf Ausreißer als ein Mittelwert. Bei der Referenzwertmethode geben Sie den Bezugswert vorab selbst vor. Zu beachten: Nur der vorgegebene Referenzwert macht das Ergebnis unabhängig vom Bieterfeld, verlangt aber eine belastbare Kostenschätzung. Setzen Sie ihn zu niedrig an, wird der Preis übergewichtet, setzen Sie ihn zu hoch an, verliert er an Bedeutung.

Unabhängig von der Methode gilt: Legen Sie die Preisbasis eindeutig fest. Aus welchen Positionen des Preisblatts wird die Wertungssumme gebildet, über welchen Betrachtungszeitraum, mit welchen Optionen, und welche Positionen sind nur nachrichtlich? Und testen Sie die Formel vor der Veröffentlichung mit mindestens drei fiktiven Preisreihen, darunter eine mit einem Ausreißer nach unten. Wenn Ihnen das Ergebnis dieses Tests nicht gefällt, ändern Sie die Methode jetzt und nicht später.

Wie bewerten Sie Qualität nachvollziehbar?

Nachvollziehbar wird die Qualitätswertung, wenn jeder Punktstufe ein beschriebener Erfüllungsgrad zugeordnet ist und die Vergabeunterlagen vorab sagen, welche Angaben ein Konzept enthalten muss. Eine Punkteskala ohne beschriebene Stufen ist ein Bauchgefühl mit Zahlen davor.

Bewährt hat sich eine grobe Skala mit vier bis fünf Stufen, weil feinere Abstufungen eine Genauigkeit vortäuschen, die niemand begründen kann:

• 0 Punkte: Es fehlen Angaben zu diesem Gesichtspunkt oder die Angaben bleiben ohne Bezug zur Aufgabe.
• 3 Punkte: Die Angaben beschreiben das geforderte Vorgehen allgemein, ohne Bezug auf die Gegebenheiten des Auftraggebers.
• 6 Punkte: Die Angaben beschreiben das Vorgehen bezogen auf die Aufgabe und benennen Zuständigkeiten und Abläufe.
• 10 Punkte: Die Angaben benennen zusätzlich Zeitpunkte, Voraussetzungen und Rückfallebenen und sind ohne weitere Nachfragen umsetzbar.

Nennen Sie außerdem die Gesichtspunkte, auf die Sie beim Lesen achten, und begrenzen Sie den Umfang der Konzepte. Eine Seitenbegrenzung je Konzept erhöht die Vergleichbarkeit erheblich und hält den Prüfaufwand beherrschbar.

Schlechte Formulierung: „Das Migrationskonzept wird mit 0 bis 10 Punkten nach Schulnoten bewertet.“
Bessere Formulierung: „Das Umstellungskonzept wird anhand von drei Gesichtspunkten bewertet: Erreichbarkeit während der Umstellung, Übernahme der Rufnummern und Rückfallebene bei Störung. Die volle Punktzahl erhält ein Konzept, das zu jedem der drei Gesichtspunkte Ablauf, Zuständigkeit, Zeitpunkt und die Voraussetzungen auf Seiten des Auftraggebers benennt.“

Schlechte Formulierung: „Guter Service wird höher bewertet.“
Bessere Formulierung: „Reaktionszeit bei Störungen der Klasse 1 (Ausfall der Erreichbarkeit) in Stunden ab Störungsmeldung. Gefordert sind höchstens acht Stunden. Angebotene Zeiten zwischen acht und zwei Stunden werden linear bewertet, kürzere Zeiten erhalten keine zusätzlichen Punkte.“

Wie sieht ein Kriterienschema für eine TK-Anlage aus?

Ein tragfähiges Schema für die Vergabe einer TK-Anlage kommt mit vier Hauptkriterien aus. Das folgende Beispiel ist allgemein gehalten und muss an den jeweiligen Auftrag angepasst werden.

Die Gewichtungslogik dahinter ist einfach: Gewicht bekommt, was sich zwischen den Angeboten tatsächlich unterscheiden kann und was für den Betrieb Folgen hat. Je genauer die Leistungsbeschreibung die Anlage bereits festlegt, desto weniger Spielraum bleibt der Qualitätswertung und desto höher darf der Preis gewichtet werden. Trägt die Umstellung dagegen ein hohes Betriebsrisiko, etwa bei laufendem Publikumsverkehr oder in einem Klinikbetrieb, verschiebt sich Gewicht zum Konzept.

Zwei Regeln sollten Sie dabei nicht verletzen. Erstens: Was Mindestanforderung ist, wird nicht noch einmal bewertet. Zweitens: Der Preis darf nicht so gering gewichtet werden, dass er praktisch bedeutungslos wird, denn Zuschlagsgrundlage bleibt das wirtschaftlichste Angebot. Wie Sie die zugehörige Leistungsbeschreibung aufbauen, habe ich im Leitfaden zur Ausschreibung einer Telefonanlage beschrieben.

Wie dokumentieren Sie die Wertung prüfungssicher?

Prüfungssicher ist eine Wertung, wenn ein außenstehender Dritter allein anhand des Vergabevermerks nachvollziehen kann, warum jedes Angebot bei jedem Kriterium genau diese Punktzahl erhalten hat. Die Dokumentationspflicht ergibt sich aus § 8 VgV.

Was in den Wertungsvermerk gehört:

1. Die unveränderte Matrix aus den Vergabeunterlagen mit Kriterien, Gewichten und Punktstufen.
2. Je Bieter und Kriterium eine Begründung in eigenen Worten, mit Fundstelle im Angebot (Kapitel oder Seite). Formulierungen wie „überzeugend“ oder „durchschnittlich“ ohne Fundstelle sind wertlos.
3. Die Einzelbewertungen der beteiligten Personen vor der Zusammenführung, das Datum und die Namen der Bewertenden.
4. Die Begründung, wenn eine Bewertung nach gemeinsamer Beratung von der ersten Einschätzung abweicht.
5. Den vollständigen Rechenweg, ausgedruckt oder als reproduzierbare Tabelle, damit die Punktzahlen nachgerechnet werden können.
6. Die getrennte Dokumentation der Preisprüfung, insbesondere zu auffällig niedrigen Angeboten.

Bewerten Sie im Team und lassen Sie zuerst jede Person einzeln bewerten. Frühe Wortmeldungen prägen sonst die Runde, und die Streuung der Einzelbewertungen ist ein guter Hinweis darauf, welche Kriterien unscharf beschrieben sind.

Welche sieben Fehler sehe ich in der Praxis am häufigsten?

Die folgenden sieben Fehler begegnen mir in IT- und TK-Vergaben immer wieder. Sie führen in der Praxis zu Rügen, Rückfragen und Verzögerungen.

1. Bietereigenschaften in der Wertung. Referenzen, Umsatz und Zertifikate bringen Punkte, obwohl sie zur Eignung gehören.
2. Doppelte Bewertung von Mindestanforderungen. Eine Funktion ist im Leistungsverzeichnis als Muss gefordert und wird zusätzlich mit Punkten belohnt. Alle Bieter erhalten dieselbe Punktzahl, das Gewicht verpufft.
3. Gewichtung nach Angebotsöffnung. Unterkriterien werden erst beim Lesen der Angebote gebildet oder Gewichte werden „präzisiert“. Das ist der sicherste Weg in ein erfolgreiches Nachprüfungsverfahren.
4. Ungeprüfte Preisformel. Die Formel wird aus einer alten Unterlage übernommen, ohne ihre Wirkung auf Ausreißer und Rangfolge zu testen.
5. Unklare Preisbasis. Optionen, Betrachtungszeitraum und nachrichtliche Positionen sind nicht eindeutig geregelt, die Angebote werden dadurch unvergleichbar.
6. Schulnoten ohne beschriebene Erfüllungsgrade. Punkte werden vergeben, ohne dass die Unterlagen sagen, was eine bestimmte Stufe verlangt.
7. Wertungsvermerk ohne Substanz. Die Begründung besteht aus Adjektiven statt aus Bezügen auf konkrete Aussagen im Angebot.

Was übernehme ich als Fachplaner dabei?

Ich erarbeite die Wertungsmatrix gemeinsam mit Ihrer Vergabestelle und Ihrer Fachabteilung: Ich leite die Kriterien aus der Leistungsbeschreibung ab, trenne Eignungs- und Zuschlagskriterien, formuliere die Erfüllungsgrade der Punktstufen, prüfe die Preisformel an Testreihen und stelle die Matrix so zusammen, dass sie mit dem Preisblatt und dem Leistungsverzeichnis zusammenpasst. In der Wertungsphase begleite ich die fachliche Bewertung der Angebote und bereite die Begründungen für den Vergabevermerk vor. Die vergaberechtliche Entscheidung und die Zuschlagserteilung bleiben bei Ihnen, die Ausführung übernehmen die beauftragten Fachfirmen. Einen Überblick über meine Leistungen im Vergabeverfahren finden Sie unter Ausschreibungen und Vergabe; Checklisten und Leitfäden zum Herunterladen stehen im Bereich Downloads bereit.

Bei Vergaben für sicherheitsrelevante Bereiche wie die Justiz kommen zur Wertungsmatrix besondere technische Anforderungen hinzu. Welche das sind, lesen Sie unter Kommunikationstechnik für die Justiz.