Die neue Telefonanlage steht an, und die erste Frage im Haus lautet fast immer: kaufen, mieten oder als Dienst aus der Cloud beziehen? Wer sie nach Bauchgefühl oder nach dem niedrigsten Angebotspreis beantwortet, bekommt die Quittung meist erst im dritten oder vierten Betriebsjahr. Das Haushaltsrecht verlangt an dieser Stelle ausdrücklich mehr als einen Preisvergleich, und es verlangt ihn früher, als die meisten Häuser annehmen: bevor die Mittel im Haushalt eingeplant und bevor die Leistung ausgeschrieben wird.

Warum ist die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung Pflicht und nicht Kür?

Weil das Haushaltsrecht sie fordert, völlig unabhängig davon, was das Vergaberecht später verlangt. Für den Bund steht die Regel in § 7 Abs. 1 BHO: Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. § 7 Abs. 2 BHO wird konkret: Nach Satz 1 sind für alle finanzwirksamen Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen, nach Satz 2 ist dabei auch die mit den Maßnahmen verbundene Risikoverteilung zu berücksichtigen. Eine Telefonanlage für ein Rathaus, ein Schulnetz oder ein Justizgebäude ist zweifelsfrei eine finanzwirksame Maßnahme.

Der zweite Grund ist rein praktisch. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung liefert die Begründung für die Variantenentscheidung, die Sie im Verfahren ohnehin brauchen. Sie beantwortet die Frage, warum eine eigene Anlage beschafft und nicht ein Dienst bezogen wird, oder umgekehrt. Diese Frage stellt die Rechnungsprüfung, und sie stellt sie im Zweifel Jahre später. Ein sauber dokumentierter Variantenvergleich beantwortet sie in fünf Minuten.

Entscheidend ist die Reihenfolge. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung gehört vor die Ausschreibung und klärt, welche Beschaffungsvariante überhaupt verfolgt wird. Die Wertungsmatrix im Vergabeverfahren klärt danach, welches Angebot innerhalb dieser Variante das wirtschaftlichste ist. Beides wird regelmäßig verwechselt, mit der Folge, dass die Variantenwahl am Ende nirgends begründet ist.

Welche Vorschrift gilt für Ihr Haus?

Das hängt davon ab, ob Sie für den Bund, ein Land oder eine Kommune beschaffen. Die Landeshaushaltsordnungen enthalten überwiegend eine dem § 7 BHO nachgebildete, teils wortgleiche Regelung; belegt ist das unter anderem für Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz, Niedersachsen, Bremen und Thüringen (Stand Juli 2026). Für Kommunen greift dagegen nicht die Haushaltsordnung des Landes, sondern die jeweilige Gemeinde- oder Kommunalhaushaltsverordnung, und die unterscheidet sich im Detail deutlich:

  • Nordrhein-Westfalen: § 13 Abs. 1 KomHVO NRW bestimmt als Soll-Vorschrift, dass vor dem Beschluss über Investitionen oberhalb der vom Rat festgelegten Wertgrenzen und vor deren Aufnahme in den Haushaltsplan unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirtschaftlichkeitsvergleich die für die Gemeinde wirtschaftlichste Lösung ermittelt werden soll, mindestens durch einen Vergleich der Anschaffungs- oder Herstellungskosten und der Folgekosten.
  • Baden-Württemberg: § 12 Abs. 1 GemHVO BW stellt auf Investitionen von erheblicher finanzieller Bedeutung ab; vor dem Beschluss soll danach unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Wirtschaftlichkeitsvergleich unter Einbeziehung der Folgekosten die für die Gemeinde wirtschaftlichste Lösung ermittelt werden.
  • Niedersachsen: § 12 Abs. 1 KomHKVO knüpft ebenfalls an eine von der Kommune selbst festgelegte Wertgrenze an. Unterhalb dieser Grenze ist immerhin eine Folgekostenberechnung vorzunehmen.

Prüfen Sie den Wortlaut Ihres Landes und vor allem den Beschluss zur Wertgrenze, bevor Sie den Untersuchungsaufwand festlegen. In vielen Häusern ist diese Wertgrenze nie beschlossen worden, was die Frage nach dem Pflichtumfang unnötig streitig macht. Verallgemeinern lässt sich hier nichts: Was in Nordrhein-Westfalen gilt, gilt in Hessen oder Sachsen nicht automatisch.

Welche Verfahren kommen für eine TK-Beschaffung infrage?

Drei Verfahren decken den Bedarf praktisch vollständig ab, und sie lassen sich kombinieren. Für den Bund konkretisiert die Arbeitsanleitung „Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen“ als Anlage zur Verwaltungsvorschrift zu § 7 BHO das Vorgehen; für IT-Vorhaben des Bundes kommt das Fachkonzept WiBe hinzu, das seit 2015 in der Fassung 5.0 vorliegt. Kommunen sind daran nicht gebunden, können sich methodisch aber gut daran orientieren.

Kostenvergleichsrechnung

Das einfache, statische Verfahren. Sie stellen die durchschnittlichen jährlichen Kosten der Varianten nebeneinander, ohne den Zeitpunkt der Zahlungen zu bewerten. Für kleine Anlagen mit kurzem Vergleichszeitraum und ähnlichem Zahlungsverlauf genügt das. Sobald eine Variante hohe Einmalzahlungen zu Beginn verursacht und eine andere gleichmäßige Monatsentgelte über Jahre, führt die Kostenvergleichsrechnung in die Irre.

Kapitalwertmethode

Das Regelverfahren für alles, was über mehrere Jahre läuft. Sämtliche Zahlungen der Varianten werden über den Betrachtungszeitraum auf einen gemeinsamen Bezugszeitpunkt abgezinst. Genau das brauchen Sie beim Vergleich von Kauf und Cloud, weil der Kauf sein Geld am Anfang kostet und der Dienst über die Laufzeit. Der Kalkulationszinssatz ist dabei keine Geschmackssache: Für den Bundesbereich gibt ihn das Bundesministerium der Finanzen per Rundschreiben vor. Im kommunalen Bereich sollten Sie den angesetzten Zinssatz begründen und in einer Sensitivitätsbetrachtung variieren, damit erkennbar wird, ab welchem Wert die Rangfolge der Varianten kippt.

Nutzwertanalyse

Für alles, was sich nicht sinnvoll in Euro ausdrücken lässt. Beispiele aus der TK-Planung: Weiterbetrieb bei Ausfall der Datenanbindung, gesicherte Notrufabsetzung, Barrierefreiheit von Endgeräten und Vermittlungsplätzen, Ort der Datenhaltung, Bindung an einen einzelnen Anbieter. Die Kriterien werden gewichtet, einzeln bewertet und zu einem Nutzwert verdichtet. Wichtig ist die Trennung: Kapitalwert und Nutzwert werden getrennt ausgewiesen und erst am Schluss gegenübergestellt. Wer beides früh vermischt, kann hinterher nicht mehr erklären, welcher Vorteil wie viel wert war.

Welche Kostenarten gehören in den Vergleich?

Alle, die über den Betrachtungszeitraum tatsächlich anfallen, nicht nur die, die auf der Rechnung des Anlagenlieferanten stehen. In der ersten Fassung fehlt erfahrungsgemäß mindestens ein Drittel dieser Positionen:

  • Anschaffung oder monatliche Entgelte, einschließlich Lizenzen je Nebenstelle und je Funktionsplatz
  • Verkabelung und Netzausbau: Ertüchtigung der Datenverkabelung, Netzwerkanschlüsse mit Stromversorgung über das Datenkabel, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Anbindung von Nebengebäuden
  • Endgeräte, nach Typ getrennt: Tischgeräte, schnurlose Geräte, Konferenzgeräte, barrierefreie Ausführungen, Vermittlungsplätze
  • Wartung und Support über die volle Laufzeit, mit vereinbarten Reaktionszeiten und Verfügbarkeitsklassen
  • Sicherheitsaktualisierungen und Softwarepflege, häufig ein eigener Vertragsbestandteil mit eigener Laufzeit
  • Schulung für Anwender, Vermittlung und Administration, auch die Nachschulung bei Personalwechsel
  • Migration: Rufnummernübernahme, Parallelbetrieb, Umstellungswochenenden, Anpassung angeschlossener Systeme
  • Rückbau der Altanlage einschließlich Entsorgung und Rückgabe gemieteter Bestandteile
  • Personalaufwand im Betrieb, bewertet mit den Personalkostensätzen Ihres Hauses, nicht mit einem Schätzwert aus dem Bauch
  • Anschlusskosten: Sprachkanäle, Rufnummernblöcke, redundante Anbindung, Sonderanschlüsse

Wie sich diese Positionen später in Leistungsverzeichnis und Preisblatt sauber abbilden lassen, beschreibe ich im Leitfaden zur Ausschreibung einer TK-Anlage. Für die laufenden Kosten lohnt der gesonderte Blick auf den Wartungsvertrag, denn dort entsteht der größte Teil des Aufwands nach der Abnahme.

Worin unterscheiden sich Kauf, Miete und Cloud in der Betrachtung?

Vor allem in fünf Punkten: Betrachtungszeitraum, Restwert, Preisanpassung, Ausstiegskosten und Bindung an den Anbieter. Rechnerisch führt das dazu, dass die drei Varianten nur dann vergleichbar sind, wenn sie über denselben Zeitraum und mit denselben Leistungsinhalten betrachtet werden.

Merkmal Kauf Miete Cloud-Dienst
Zahlungsverlauf hohe Einmalzahlung, danach Wartung gleichmäßige Rate, Wartung meist enthalten Entgelt je Nutzer und Monat, mengenabhängig
Restwert am Ende vorhanden, ist anzusetzen keiner, Rückgabe keiner, Vertragsende
Preisanpassung nur bei Wartung und Pflege Anpassungsklausel im Mietvertrag Anpassungsklausel und Änderung des Leistungsumfangs
Ausstiegskosten Rückbau, Entsorgung Rückgabe, Restlaufzeiten Datenexport, Rufnummernportierung, Übergangsbetrieb

Der Betrachtungszeitraum ist der empfindlichste Parameter. Als Orientierung: Die amtliche AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter führt Fernsprechnebenstellenanlagen mit zehn Jahren und Kommunikationsendgeräte mit acht Jahren. Kommunen bilanzieren nach der Nutzungsdauertabelle ihres Landes, in Nordrhein-Westfalen etwa nach der NKF-Rahmentabelle, die § 36 Abs. 4 KomHVO NRW für verbindlich erklärt. Welchen Zeitraum Sie wählen, ist Ihre Entscheidung; er muss nur begründet und für alle Varianten gleich sein.

Bei der Cloud-Variante gehören zwei Punkte zwingend in die Nutzwertanalyse, weil sie sich der Kapitalwertrechnung entziehen: der Ort der Datenverarbeitung und der Aufwand für einen späteren Anbieterwechsel. Die datenschutzrechtliche Seite habe ich in einem eigenen Beitrag zur Cloud-Telefonanlage in Behörden aufbereitet, die strategische Seite unter digitale Souveränität.

Welche Fehler sehe ich am häufigsten?

Vier, und jeder einzelne kann das Ergebnis umkehren.

Zu kurzer Betrachtungszeitraum. Wird über 36 oder 48 Monate gerechnet, gewinnt die Variante mit niedrigen Anfangskosten fast zwangsläufig. Über acht oder zehn Jahre sieht das Bild oft anders aus, weil die monatlichen Entgelte weiterlaufen, während die gekaufte Anlage längst abgeschrieben ist. Der Zeitraum muss sich an der geplanten Nutzungsdauer orientieren, nicht an der Vertragslaufzeit des günstigsten Angebots.

Vergessene Netzertüchtigung. Eine Umstellung auf IP-Telefonie setzt ausreichende Datenverkabelung, Netzwerkanschlüsse mit Stromversorgung und eine belastbare Stromversorgung im Störfall voraus. Dieser Aufwand fällt bei jeder Variante an, aber nicht in gleicher Höhe. Wer ihn außerhalb des Vergleichs führt, weil er „aus dem Netzbudget“ bezahlt wird, verzerrt das Ergebnis.

Wartung nicht über die volle Laufzeit. Häufig sind die ersten Jahre über die Gewährleistung abgedeckt, danach beginnt der Wartungsvertrag. Wird nur der Angebotspreis der ersten Jahre angesetzt, fehlt der teure Rest. Setzen Sie die Wartung über den gesamten Betrachtungszeitraum an und fragen Sie im Verfahren Preise für Verlängerungsjahre ab.

Sonderanschlüsse vergessen. Aufzugnotruf nach DIN EN 81-28, Übertragungseinrichtungen der Brandmeldeanlage, Türsprechstellen, Torsteuerungen, Rufanlagen, Fernwirkleitungen: Diese Anschlüsse tauchen in keinem Nebenstellenverzeichnis auf und kosten bei jeder Umstellung Geld. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Meldewege, die über Mobilfunk laufen; dazu die Checkliste zur Abschaltung älterer Mobilfunknetze.

Was bringt der Aufwand? Ein Beispiel aus meiner Praxis

Er bringt belastbare Zahlen, die ohne die Untersuchung schlicht niemand im Haus kennt. In einem Projekt zur Zusammenführung der Sprachanschlüsse habe ich die bestehenden Anschlüsse mehrerer Standorte erfasst, den tatsächlichen Bedarf an gleichzeitigen Gesprächen ermittelt und die Bündelung auf gemeinsam genutzte SIP-Trunks geplant und ausgeschrieben; ausgeführt wurde sie von der beauftragten Fachfirma. Der Vergleich zwischen Fortführung und Konsolidierung über 48 Monate zeigte ein Einsparpotenzial im hohen fünfstelligen Bereich. Interessant war dabei weniger die Zahl als der Weg dorthin: Der größte Posten entstand nicht durch günstigere Gesprächspreise, sondern dadurch, dass historisch gewachsene Anschlüsse an Standorten weiterliefen, die längst anders angebunden waren. Ohne strukturierte Erfassung aller Anschlüsse wäre das nicht sichtbar geworden. Weitere Projekte finden Sie unter Referenzen.

Wie kommt das Ergebnis in Vergabevermerk und Ratsvorlage?

Als eigenständiges, datiertes Dokument, auf das beide verweisen. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung entsteht vor dem Verfahren, gehört aber in die Vergabeakte, weil sie die Bedarfsfestlegung und die Verfahrenswahl trägt. Oberschwellig verlangt § 8 VgV die Dokumentation des Verfahrens, unterschwellig fordert § 6 UVgO eine fortlaufende Dokumentation. Auch die Schätzung des Auftragswerts nach § 3 VgV wird belastbarer, wenn sie sich auf die Kostenarten der Untersuchung stützen kann.

Für die Ratsvorlage empfehle ich einen festen Aufbau: Ausgangslage und Bedarf, untersuchte Varianten mit Abgrenzung, Betrachtungszeitraum und Kalkulationszinssatz mit Begründung, Kapitalwerte der Varianten, Nutzwerte der nicht monetären Kriterien, Sensitivitätsbetrachtung, Empfehlung. Ergänzen Sie die Folgekosten je Haushaltsjahr, denn genau diese Zahl braucht die Kämmerei für die mittelfristige Finanzplanung. Wenn der Bestandsvertrag ausläuft, bevor das Verfahren abgeschlossen ist, hilft der Beitrag zur Interimsvergabe bei auslaufendem Vertrag.

Wie steigen Sie am besten ein?

Mit der Bestandsaufnahme, nicht mit der Marktrecherche. Erfassen Sie zuerst alle Nebenstellen, Endgerätetypen, Sonderanschlüsse und bestehenden Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen. Erst danach lohnt eine Markterkundung nach § 28 VgV, um realistische Preisansätze für die Varianten zu gewinnen. Zur Einordnung der Planungsleistungen selbst hilft der Beitrag zu den Leistungsphasen und zur Kostengruppe 450.

Die Untersuchung lässt sich mit eigenen Kräften erstellen, wenn die Datenbasis stimmt. Fehlt die Zeit oder die Übung mit dem Zahlenwerk, kann die Unterstützung als freiberufliche Leistung nach § 50 UVgO beauftragt werden, und zwar phasenweise: zuerst Bestandsaufnahme und Variantenbildung, dann Berechnung und Vorlage, später die Begleitung des Vergabeverfahrens. Wie ich dabei vorgehe, beschreibe ich unter TK-Fachplanung und Ausschreibung und Vergabe. Vorlagen und Checklisten zum Herunterladen finden Sie im Bereich Downloads.

Alle Rechtsstände Juli 2026. Die genannten landesrechtlichen Vorschriften gelten nur für das jeweils benannte Land; prüfen Sie die für Ihr Haus maßgebliche Fassung vor der Anwendung.