Neue Telefonanlage für eine kommunale Verwaltung

Eine kommunale Verwaltung brauchte eine neue Telefonanlage für Zentrale, Außenstellen und Schulen. Am Anfang stand eine Frage, die in vielen Häusern offen ist, nämlich ob man weiter mietet oder kauft.

Ausgangslage

In der Zentrale lief eine gemietete Telefonanlage, der Vertrag endete. In Schulen und Außenstellen standen kleinere Anlagen, die über die Jahre dazugekommen waren. Die Standorte waren unterschiedlich angebunden, und nicht jeder hatte einen zweiten Weg, wenn die Verbindung zur Zentrale ausfällt.

Gesucht war ein System, das alle Standorte über das Datennetz verbindet, Telefonie und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz zusammenführt und beim Ausfall einer Komponente weiterläuft.

Die schwierige Entscheidung

Miete oder Kauf. Die Miete war bequem: ein fester Betrag im Jahr, Service inklusive, keine Investition im Haushalt. Der Kauf verlangte eine große Summe auf einmal und eine eigene Entscheidung über den Betrieb.

Gerechnet wurde über die Zeit, die eine solche Anlage tatsächlich läuft, also mindestens acht Jahre.

Betrachtungszeitraum 8 Jahre, Werte brutto

Modell	Annahme	über 8 Jahre, brutto
Miete	rund 300.000 € je Jahr einschließlich Service	rund 2,4 Mio. €
Kauf	rund 1,1 Mio. € Anschaffung, dazu rund 75.000 € Service je Jahr	rund 1,7 Mio. €

Nach knapp fünf Jahren hätte sich der Kauf bezahlt gemacht. Der Auftraggeber hat sich für den Kauf entschieden.

Mein Beitrag

• Bestandsaufnahme an allen Standorten mit Erhebungsbogen je Standort und einer Zusammenfassung als Mengengerüst
• Strukturplan der künftigen Anlage
• Leistungsbeschreibung in mehreren Lastenheften und Preisblatt
• Auswertung des Teilnahmewettbewerbs
• Prüfliste für den Probeaufbau bei den Bietern
• Begleitung von Aufklärungs- und Verhandlungsgesprächen, Vergabeempfehlung
• Abnahme mit Prüflisten zur Informationssicherheit
• laufende fachliche Betreuung und Prüfung der vertraglich vereinbarten Leistungen

Probeaufbau vor dem Zuschlag

Auf dem Papier erfüllten alle Angebote die Anforderungen. Deshalb musste jeder Bieter in der Verhandlungsphase sein System eine Woche lang vor Ort aufbauen und vorführen, anhand einer festen Prüfliste. Bei zwei Bietern lief der Probeaufbau zunächst nicht. Eine schöne Hersteller-Folie und ein funktionierendes System sind nicht dasselbe.

Das Verfahren in Zahlen

§ 17 Vergabeverordnung (VgV): Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

• Teilnahmewettbewerb mit einer zweistelligen Zahl von Bewerbungen
• die besten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert
• Verhandlung mit den Bietern, deren Angebote in der engeren Wahl waren
• Zuschlag auf das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis
• ein Angebot schied aus, weil es das Budget um rund die Hälfte überschritt

Ergebnis

• Kauf statt Miete; nach der Rechnung vor der Vergabe rund 0,7 Mio. € brutto weniger über acht Jahre als bei weiterer Miete, das sind rund 29 %
• Zuschlag im Sommer 2025, in Betrieb seit Januar 2026

Was ich aus dem Projekt mitnehme: Ein Probeaufbau kostet alle Beteiligten eine Woche. Er spart Ihnen unter Umständen acht Jahre Ärger.

Verwendete Unterlagen

Musterdaten: Alle Ausschnitte sind neutralisiert.

Projektfall und Arbeitshilfe

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TK-Vorhaben besprechen

Im ersten Gespräch klären wir, wie viele Standorte betroffen sind, wann Ihr heutiger Vertrag endet und ob Miete oder Kauf für Sie noch offen ist.