Ausschreibungen & Vergabeverfahren
Vergabebegleitung für IT-Ausschreibungen, von der Bedarfsermittlung über das Leistungsverzeichnis bis zum Zuschlag. Über 100 erfolgreich begleitete Vergabeverfahren.
Vergabebegleitung mit Erfahrung und Sorgfalt
Die Beschaffung von IT-Systemen und Telekommunikationsanlagen unterliegt für öffentliche Auftraggeber strengen vergaberechtlichen Anforderungen. Ein Formfehler im Verfahren, eine unklare Leistungsbeschreibung oder eine fehlerhafte Angebotswertung können zu Rügen, Nachprüfungsverfahren und erheblichen Verzögerungen führen.
Mit über 100 erfolgreich begleiteten Vergabeverfahren unterstütze ich Sie bei der rechtssicheren und wirtschaftlichen Beschaffung, als Fachplaner, der sowohl die technischen Anforderungen als auch die vergaberechtlichen Rahmenbedingungen beherrscht.
Ich unterstütze Vergabestellen, Fachabteilungen und Dezernate in allen Phasen des Vergabeverfahrens: von Markterkundung und Bedarfsermittlung über Vergabeunterlagen, Bekanntmachung und Bieterfragen bis zu Angebotswertung, Zuschlag und Dokumentation. Das gilt für oberschwellige Verfahren (EU-weit nach VgV) ebenso wie für unterschwellige Verfahren nach UVgO.
Leistungsspektrum Vergabebegleitung
- Bedarfsermittlung: Systematische Erfassung der funktionalen und technischen Anforderungen in Abstimmung mit allen Fachabteilungen
- Markterkundung: Analyse des Anbietermarktes zur Vorbereitung der Vergabestrategie
- Leistungsbeschreibung: Erstellung produktneutraler Leistungsverzeichnisse nach § 31 VgV bzw. § 23 UVgO (außerhalb NRW) oder § 75a GO NRW (kommunale Auftraggeber NRW ab 2026)
- Vergabeunterlagen: Erstellung vollständiger, rechtssicherer Vergabeunterlagen von der Leistungsbeschreibung über Eignungs- und Zuschlagskriterien bis zu den Vertragsbedingungen
- EVB-IT-Vertragsgestaltung: Auswahl und Anpassung der passenden EVB-IT-Vertragstypen (Kauf, Dienstleistung, System, Service, Cloud)
- Wertungs- und Bewertungsmatrix: Entwicklung transparenter, nachvollziehbarer Zuschlagskriterien und Gewichtungen
- Vergabebegleitung bis zum Zuschlag: Beantwortung von Bieterfragen, Angebotsprüfung und -wertung, Zuschlagsempfehlung
- eVergabe: Begleitung über die gängigen eVergabe-Plattformen, von der Bekanntmachung über die Bereitstellung der Vergabeunterlagen bis zur Bieterkommunikation
- Elektronische Beschaffungssysteme (E-Procurement): Ist- und Soll-Analyse, Markterkundung, Auswahl und Ausschreibung elektronischer Beschaffungs- und Bestellsysteme für Kommunen, zuletzt für eine Stadtverwaltung innerhalb von drei Monaten von der Ist-Aufnahme bis zur Vergabeempfehlung geführt. Wie das abläuft, zeigt mein Ratgeber zur Einführung eines Beschaffungssystems
- Vergabedokumentation: Fortlaufender Vergabevermerk nach § 8 VgV, nachprüfungsfest und rechnungsprüfungssicher
- Rügen und Nachprüfung: Fachliche Stellungnahmen und Aufbereitung der Vergabedokumentation im Fall von Rügen oder Nachprüfungsverfahren
- Vertragsverhandlung: Begleitung bei Verhandlungsverfahren und wettbewerblichem Dialog
Vergabearten
Je nach Auftragswert und Anforderungen begleite ich alle Vergabeverfahren:
- Offenes und nichtoffenes Verfahren nach VgV (oberschwellig, EU-weit)
- Verhandlungsverfahren mit und ohne Teilnahmewettbewerb
- Wettbewerblicher Dialog
- Öffentliche Ausschreibung und Verhandlungsvergabe nach UVgO (unterschwellig, außerhalb NRW) bzw. § 75a GO NRW (kommunale Auftraggeber NRW ab 2026)
- Sektorenvergabe nach SektVO
Wie können Sie mich beauftragen? Meist einfacher als gedacht
Meine Planungs- und Beratungsleistungen sind freiberufliche Leistungen. Unterhalb des jeweils geltenden EU-Schwellenwerts gilt dafür die Sonderregelung des § 50 UVgO: Eine förmliche öffentliche oder beschränkte Ausschreibung ist nicht erforderlich. Es genügt, so viel Wettbewerb zu schaffen, wie es nach der Natur des Geschäfts möglich ist. In der Praxis reicht dafür häufig ein dokumentierter Angebotsvergleich, innerhalb der Wertgrenzen Ihres Landes auch die direkte Beauftragung.
Dazu kommen aktuelle Erleichterungen: Seit dem 1. Juli 2026 erlaubt das Vergabebeschleunigungsgesetz Auftraggebern des Bundes den Direktauftrag bis 50.000 Euro netto. Die Länder haben eigene, vielfach ebenfalls angehobene Wertgrenzen; für kommunale Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen gilt seit 2026 der § 75a GO NRW. Maßgeblich sind immer das Recht Ihres Landes und Ihre internen Vergabegrundsätze. Die Entscheidung über den Vergabeweg trifft Ihre Vergabestelle, und genau dafür liefere ich Ihnen die Begründungsbausteine für den Vergabevermerk gleich mit.
Ein weiterer Vorteil: Sie müssen mich nicht für ein Gesamtprojekt binden. Sie können einzelne Phasen beauftragen, etwa nur die Markterkundung, nur das Leistungsverzeichnis oder nur die Prüfung Ihrer Wertungsmatrix. Kleine, klar abgegrenzte Aufträge lassen sich schnell und unkompliziert vergeben. Eine künstliche Aufteilung zur Umgehung von Schwellenwerten ist dabei selbstverständlich tabu, die Auftragswertschätzung nach § 3 VgV bleibt der Maßstab.
Fragen zu Ausschreibungen & Vergabe
Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge liegt der EU-Schwellenwert aktuell bei 221.000 Euro netto. Unterhalb dieses Schwellenwertes gelten für kommunale Auftraggeber in NRW ab dem 1. Januar 2026 die Regelungen des § 75a GO NRW statt der UVgO. Außerhalb NRW bzw. für nicht-kommunale Auftraggeber gilt weiterhin die UVgO. Ich berate Sie zur jeweils aktuellen Rechtslage.
Die Wahl des EVB-IT-Vertragstyps hängt vom Beschaffungsgegenstand ab: EVB-IT Kaufvertrag für Hardwarebeschaffung, EVB-IT Dienstleistungsvertrag für Beratung und Schulung, EVB-IT Systemvertrag für die Lieferung und Einrichtung komplexer IT-Systeme, EVB-IT Service-Vertrag für Wartung, und EVB-IT Cloud-Vertrag für Cloud-Dienste. Ich berate Sie zur optimalen Vertragskonstellation.
Leistungsbeschreibungen werden ausschließlich über funktionale und technische Anforderungen formuliert, nicht über Herstellernamen oder Produktbezeichnungen. Durch meine Erfahrung als herstellerunabhängiger Fachplaner kenne ich die Leistungsmerkmale verschiedener Systeme und kann diese in produktneutrale Anforderungen übersetzen.
Das offene Verfahren passt, wenn die Leistung klar beschreibbar ist und viele Bieter in Frage kommen. Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb lohnt sich bei komplizierten Systemen, bei denen erst der Dialog mit den Bietern die beste Lösung zeigt. Es setzt allerdings einen zulässigen Ausnahmegrund nach § 14 VgV voraus. Ich empfehle Ihnen die Verfahrensart auf Basis Ihres Beschaffungsgegenstands und begründe die Wahl im Vergabevermerk.
Die Markterkundung ist ausdrücklich zulässig und klärt vor dem Verfahren, welche Lösungen der Markt bietet, welche Anforderungen realistisch sind und wie der Auftragswert einzuschätzen ist. Das schützt vor einer Leistungsbeschreibung, auf die niemand bieten kann. Wichtig ist die saubere Trennung: Wer an der Markterkundung teilnimmt, darf dadurch keinen Wettbewerbsvorteil erhalten. Ich führe die Markterkundung strukturiert durch und dokumentiere sie vergabefest.
Formal antwortet die Vergabestelle, fachlich bereite ich die Antworten vor: technisch fundiert, eindeutig und für alle Bieter gleich. Unklare oder widersprüchliche Antworten auf Bieterfragen sind eine häufige Quelle für Rügen. Deshalb prüfe ich jede Antwort auch darauf, ob sie die Leistungsbeschreibung ungewollt verändert.
In den meisten Fällen nicht förmlich. Fachplanung und Vergabebegleitung sind freiberufliche Leistungen. Unterhalb des jeweils geltenden EU-Schwellenwerts gilt § 50 UVgO: keine förmliche Ausschreibung, sondern Wettbewerb nach der Natur des Geschäfts, häufig genügt ein dokumentierter Angebotsvergleich. Innerhalb der Wertgrenzen Ihres Landes ist auch die direkte Beauftragung möglich; seit dem 1. Juli 2026 hat das Vergabebeschleunigungsgesetz die Grenzen für Direktaufträge des Bundes auf 50.000 Euro netto angehoben. Die Entscheidung trifft Ihre Vergabestelle, die passende Begründung für den Vergabevermerk liefere ich mit.
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