IT-Ausschreibung: Die 15 häufigsten Fehler
Die typischen Stolperfallen bei IT-Ausschreibungen, von der Bedarfsermittlung bis zur Zuschlagsentscheidung, jeweils mit Lösungshinweis.
01 Einleitung und Zielsetzung
IT-Ausschreibungen im öffentlichen Bereich unterliegen hohen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen. Ziel ist es, wirtschaftliche, transparente und diskriminierungsfreie Vergabeverfahren sicherzustellen.
Dieses Dokument zeigt typische Fehler und gibt konkrete Hinweise zur Lösung.
02 Die 15 häufigsten Fehler und ihre Lösung
| Nr. | Fehler | Lösung |
|---|---|---|
| 1 | Unklare Bedarfsermittlung | Strukturierte Ist-/Soll-Analyse |
| 2 | Herstellerabhängige Leistungsbeschreibung | Funktionale Ausschreibung |
| 3 | Vermischung von Eignungs- und Zuschlagskriterien | Klare Trennung |
| 4 | Unzureichende Dokumentation | Vollständige Vergabeakte |
| 5 | Fehlende Bewertungsmatrix | Transparente Kriterien |
| 6 | Unklare Vertragsgestaltung | Nutzung der EVB-IT |
| 7 | Unrealistische Zeitplanung | Abgestimmter Zeitplan |
| 8 | Fehlende Markterkundung | Frühzeitige Analyse |
| 9 | Unklare Anforderungen | Präzise Leistungsbeschreibung |
| 10 | Fehlende Tests | Machbarkeitstest (Proof of Concept) einplanen |
| 11 | Unzureichende Wirtschaftlichkeitsbewertung | Betrachtung der Gesamtkosten (TCO) |
| 12 | Fehlende Risikobetrachtung | Risikoanalyse |
| 13 | Unklare Rollen | Projektorganisation festlegen |
| 14 | Fehlende Schulung | Schulungskonzept |
| 15 | Unzureichende Abnahme | Strukturiertes Abnahmeverfahren |
03 Prüfpunkte je Vergabephase
Bedarfsermittlung
- Ist-/Soll-Analyse
- Klärung des Budgets
Vergabevorbereitung
- Leistungsbeschreibung
- Festlegung der Kriterien
Angebotsphase
- Bieterfragen
- Angebotsprüfung
Zuschlag
- Wertung
- Dokumentation
04 Vertragstypen der EVB-IT
- EVB-IT Kauf
- EVB-IT Dienstleistung
- EVB-IT System
- EVB-IT Cloud
Die Auswahl hängt vom Beschaffungsgegenstand ab.
05 Zeitplan-Vorlage
| Phase | Dauer |
|---|---|
| Bedarfsermittlung | 2 bis 4 Wochen |
| Erstellung der Ausschreibungsunterlagen | 4 bis 8 Wochen |
| Angebotsphase | 4 bis 6 Wochen |
| Wertung und Zuschlag | 2 bis 4 Wochen |
Eigene Einschätzung: Zeitpläne werden regelmäßig zu knapp angesetzt.
06 Fazit
Wer die typischen Fehler vermeidet, legt die Grundlage für ein rechtssicheres und wirtschaftliches Vergabeverfahren. Eine strukturierte Vorgehensweise erhöht die Qualität und verringert die Risiken erheblich.
Zum Weitergeben
Die Arbeitshilfe als PDF, zum Ausdrucken oder für die Beschlussvorlage.
Leistung und Projektfall
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