Die Frage klingt harmlos, und sie wird mir in Schulverwaltungsämtern regelmäßig gestellt: „Wir haben schon 2.700 Tablets eines Herstellers im Einsatz, dürfen wir die nächsten 650 einfach nachbestellen?“ Genau darüber streiten derzeit eine nordrhein-westfälische Stadt und ein Wettbewerber vor dem Oberlandesgericht Düsseldorf. Die Vergabekammer hat der Stadt recht gegeben, das Beschwerdeverfahren läuft, eine Entscheidung wird frühestens im Herbst erwartet, und eine Vorlage an den Europäischen Gerichtshof gilt als möglich. Über 600 Schülerinnen und Schüler warten währenddessen auf Geräte. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was die bisherige Rechtsprechung wirklich hergibt und warum die entscheidende Weichenstellung nicht bei den Geräten liegt, sondern bei der Verwaltungssoftware.

Was verlangt die Produktneutralität genau?

Die maßgebliche Vorschrift oberhalb der EU-Schwellenwerte ist § 31 Absatz 6 VgV. Sie enthält zwei getrennte Varianten, und diese Zweiteilung wird in der Praxis ständig übersehen:

  • Satz 1: die produktscharfe Ausschreibung. Ein Verweis auf ein bestimmtes Erzeugnis ist zulässig, wenn er durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist. Hier gibt es kein „oder gleichwertig“. Sie schreiben tatsächlich ein Produkt aus.
  • Satz 2: das Leitfabrikat. Sie nennen ein Erzeugnis nur, um die Leistung verständlich zu beschreiben, wenn das anders nicht gelingt. Dieser Verweis muss mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ versehen werden.

Unterhalb der Schwellenwerte ist die Lage enger, als viele annehmen. § 23 Absatz 5 UVgO erlaubt die Nennung eines Erzeugnisses ausdrücklich nur mit dem Zusatz „oder gleichwertig“. Eine Entsprechung zur ersten Variante des § 31 Absatz 6 VgV, also zur gerechtfertigten produktscharfen Ausschreibung, enthält der Text nicht. Wer unterschwellig produktscharf ausschreibt, bewegt sich damit auf dünnerem Eis als oberhalb.

Was hat die Rechtsprechung tatsächlich entschieden?

Hier ist Sorgfalt geboten, weil beide einschlägigen Entscheidungen regelmäßig falsch zitiert werden.

Die Entscheidung zu Präsentationstechnik

Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat mit Beschluss vom 10. Juli 2024 (Verg 2/24) über die Beschaffung von 1.200 interaktiven Displays für 88 Schulen entschieden, finanziert aus Mitteln des Digitalpakts. Es ging nicht um Tablets und nicht um die Beschaffung eines Mobile Device Management. Der Schulträger hatte produktscharf ausgeschrieben, der unterlegene Bieter zog vor Gericht, und die Beschwerde wurde zurückgewiesen. Der Schulträger hat also gewonnen.

Wichtig ist die Begründung, denn sie ist alles andere als ein Freibrief. Das Gericht unterscheidet zwei Lagen:

„Insbesondere im sicherheitsrelevanten Bereichen dürfen Auftraggeber den sichersten Weg einschlagen und so jedwedes Risikopotential ausschließen. Bei sonstigen Kompatibilitätsproblemen, die bei der Beschaffung neuer Systemkomponenten, insbesondere von IT-Komponenten, regelmäßig auftreten können, muss der Auftraggeber demgegenüber aufzeigen, dass durch den Wechsel des Systems oder die produktneutrale Ergänzung ein unverhältnismäßiger Mehraufwand entstünde oder die Funktionalität auf nicht hinnehmbare Weise beeinträchtigt würde.“

Und ausdrücklich gegen ein verbreitetes Missverständnis:

„[Es] reicht […] für eine Rechtfertigung einer herstellerbezogenen Leistungsbeschreibung nicht aus, dass der öffentliche Auftraggeber jedwede Risikopotentiale ausschließen und den sichersten Weg wählen will.“

Die Entscheidung zu Tablets

Für mobile Endgeräte ist der Beschluss des Oberlandesgerichts Brandenburg vom 8. Juli 2021 (19 Verg 2/21) einschlägig. Ein Landkreis hatte rund 1.150 Tablets eines bestimmten Herstellers für Schulen ausgeschrieben, ein Anbieter von Geräten mit einem anderen Betriebssystem wandte sich dagegen.

Zwei Einschränkungen, die fast alle Zusammenfassungen unterschlagen: Das Gericht hat nur im Eilverfahren über die Verlängerung der aufschiebenden Wirkung entschieden und die Erfolgsaussichten dabei ausdrücklich nur summarisch geprüft. Die Entscheidung ist ein starkes Indiz, aber kein abschließendes Urteil in der Sache.

Für Schulträger wichtig ist diese Passage:

„Im Bereich der EDV ist es grundsätzlich gerechtfertigt, im Interesse der Systemsicherheit und -funktion das Risikopotential für Fehlfunktionen oder Kompatibilitätsprobleme zu verringern. Dies gilt nicht nur für komplexe IT-Komponenten oder in sicherheitsrelevanten Bereichen, sondern auch im schulischen Umfeld, in dem die Verwendung im Unterricht die zuverlässige und gleichförmige Funktion einer Vielzahl von Endgeräten bei der Nutzung durch unterschiedlichste Schülergruppen voraussetzt.“

Der eigentliche Punkt: das Verwaltungssystem entscheidet über die Hardware

Wer beide Entscheidungen nebeneinanderlegt, erkennt dasselbe Muster. In beiden Fällen war es nicht das Gerät, das die Produktvorgabe getragen hat, sondern das vorhandene Verwaltungssystem.

Im Display-Fall konnte der Schulträger darlegen, dass seine Verwaltungssoftware herstellerspezifisch angepasst war und Geräte anderer Anbieter nicht erreichen konnte. Ein zweites, paralleles Verwaltungssystem hätte doppelte Pflege und zusätzlichen Schulungsaufwand ausgelöst. Im Tablet-Fall stützte sich der Landkreis auf Funktionen der Geräteverwaltung, die zum damaligen Zeitpunkt nur bei einem Anbieter verfügbar waren: die kontaktlose Erstkonfiguration ab Werk, die zentrale Beschaffung und Verteilung von Anwendungen, ein Mehrfachnutzungsbetrieb mit Löschung individueller Daten nach der Stunde und eine Konsole, mit der Lehrkräfte den Unterricht steuern.

Daraus folgt die praktisch wichtigste Erkenntnis dieses Beitrags: Wer sein Mobile Device Management herstellergebunden aufsetzt, entscheidet damit auch über die Hardwarebeschaffungen der nächsten sieben bis zehn Jahre. Umgekehrt erhält ein herstellerneutral ausgeschriebenes Verwaltungssystem mit offenen Schnittstellen und dokumentierter Unterstützung mehrerer Betriebssysteme den Wettbewerb bei den Geräten. Die Weiche wird beim MDM gestellt, nicht beim Tablet.

Reicht „Kompatibilität mit dem Bestand“ als Begründung?

Allein nicht. Die Anforderungen der Rechtsprechung lassen sich in fünf Punkten zusammenfassen:

  1. Objektive, auftragsbezogene und nachvollziehbare Gründe müssen angegeben sein, die Entscheidung muss willkürfrei sein.
  2. Die Gründe müssen tatsächlich vorliegen und notfalls beweisbar sein. Behaupten genügt nicht.
  3. Andere Wirtschaftsteilnehmer dürfen nicht diskriminiert werden.
  4. Die Darlegungslast liegt beim Auftraggeber, nicht beim rügenden Bieter.
  5. Die Begründung gehört vor Verfahrensbeginn in die Vergabeakte. Sie später zu ergänzen und zu vertiefen ist zulässig, sie nachträglich zu erfinden nicht.

Was konkret nachzuweisen ist: ein unverhältnismäßiger Mehraufwand bei Systemwechsel oder produktneutraler Ergänzung, oder eine nicht hinnehmbare Beeinträchtigung der Funktion. Rechnen Sie das durch, statt es zu behaupten. Doppelte Lizenzkosten, doppelte Administration, doppelte Schulungen, doppelte Wartungsverträge lassen sich beziffern.

Eine Markterkundung ist dafür rechtlich nicht zwingend, das hat das Gericht ausdrücklich festgehalten. In der Praxis ist sie aber das wirksamste Beweismittel für die Behauptung, es gebe keine gleichwertige Alternative. Wie sie abläuft, steht unter Markterkundung nach § 28 VgV.

Was gehört in ein herstellerneutrales MDM-Leistungsverzeichnis?

Die belastbarste Grundlage ist der Baustein zum Mobile Device Management im IT-Grundschutz-Kompendium des BSI. Seine Anforderungen sind durchnummeriert und lassen sich direkt in Anforderungen übersetzen. Elf Blöcke sollten Sie abdecken:

  1. Geräteverwaltung und Inbetriebnahme. Vollständiger Lebenszyklus von der Erstkonfiguration bis zur Aussonderung. Wichtig: Die Konfiguration muss ab Werkszustand möglich sein, und ohne MDM-Konfiguration darf kein Zugriff auf Daten der Einrichtung bestehen.
  2. Anwendungsverwaltung. Eigener kuratierter Katalog, erzwungene Installation, Aktualisierung und Entfernung, Positiv- und Negativlisten.
  3. Nutzer- und Identitätsverwaltung. Mehrbenutzerbetrieb und Anbindung an Verzeichnisdienste über offene Standards. Fordern Sie diese ausdrücklich: LDAP über TLS, SAML 2.0, OpenID Connect und SCIM für die automatische Bereitstellung.
  4. Rollen und Rechte. Ein Rollenkonzept mit einer eigenen Lehrkräfte-Rolle: Inhalte verteilen, Gerät sperren, Bildschirm einsehen. Dazu Unterrichts-, Pausen- und Prüfungsprofile sowie zeitliche Nutzungsfenster.
  5. Konfiguration und Richtlinien. Automatisierte Profilverteilung, Zertifikatsverwaltung, Erkennung manipulierter Geräte, Durchsetzung der Vorgaben.
  6. Schnittstellen zur Schulverwaltung. In Nordrhein-Westfalen sind das die Schulverwaltungssysteme und die Landesplattform. Beschreiben Sie die Schnittstelle funktional über Datenformate und Übergabewege, nicht über Produktnamen.
  7. Auswertung und Inventar. Zentraler Gerätestatus, Konfigurationshistorie, Anbindung an eine Bestandsdatenbank.
  8. Betriebsmodell. Betrieb im eigenen Rechenzentrum, gehostet oder als Dienst, mit sauberer Mandantentrennung je Schule.
  9. Support und Reaktionszeiten. Störungsklassen, Reaktionsbeginn, Wiederherstellzeit. Wie Sie das beschreiben, steht im Ratgeber zum Wartungsvertrag.
  10. Migration und Ausstieg. Übergabe von Konfigurationsprofilen und Gerätezuordnungen in einem auswertbaren Format. Dieser Punkt entscheidet, ob die nächste Vergabe wieder im Wettbewerb möglich ist.
  11. Datenschutz. Siehe den nächsten Abschnitt.

Achten Sie auf den verdeckten Verstoß: ein Anforderungskatalog, den zufällig nur ein einziges Produkt erfüllt, weil die Werte aus einem Herstellerprospekt übernommen wurden. Das ist vergaberechtlich dasselbe wie eine offene Produktvorgabe, nur schlechter dokumentiert.

Was verlangen die Datenschutzaufsichtsbehörden?

Dieser Punkt gehört in die Ausschreibung, nicht in die Betriebsphase. Mehrere Aufsichtsbehörden haben sich zu schulischen Verwaltungssystemen geäußert, und die Linie ist erkennbar:

  • Einblick in private Anwendungen begrenzen. Eine Aufsichtsbehörde hat darauf hingewiesen, dass die Sichtbarkeit installierter privater Anwendungen Rückschlüsse auf Gesundheit, Religion oder sexuelle Orientierung zulässt. Das Rechtekonzept muss das ausschließen.
  • Ortung nur im Verlustfall und auf ausdrücklichen Wunsch, keine dauerhafte Standortverfolgung.
  • Protokolldaten mit Personenbezug befristen. Eine Behörde nennt sechs Monate als Obergrenze.
  • Der Zugriff von Lehrkräften auf Bildschirme ist auf die laufende Unterrichtsstunde zu begrenzen. Eine dauerhafte Einsichtsmöglichkeit oder ein verdeckter Dateizugriff sind unzulässig.
  • Zurückhaltung bei Cloud-Diensten mit Drittlandbezug. Mehrere Aufsichtsbehörden haben Schulen von bestimmten Diensten abgeraten oder Verfahren eingeleitet.

Verankern Sie in den Vergabeunterlagen: einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, eine konkrete und prüfbare Anlage zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen statt einer Pauschalzusicherung, die vollständige Kette der Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsorten, ein Rollenkonzept mit zeitlicher Begrenzung des Lehrkräftezugriffs, eine Regelung für privat mitgebrachte Geräte und ein Löschkonzept mit Fristen. Die Systematik dahinter beschreibe ich am Beispiel der Telefonie unter Cloud-Telefonanlage und Datenschutz.

Ein Punkt, der leicht übersehen wird: die Losaufteilung

Neben der Produktneutralität ist zu prüfen, ob Geräte, Verwaltungssoftware und Betriebsleistungen in einem Los vergeben werden dürfen oder ob Fachlose zu bilden sind. Seit dem Vergabebeschleunigungsgesetz, in Kraft seit dem 1. Juli 2026, steht der Losgrundsatz nicht mehr in § 97 Absatz 4 GWB, sondern im neuen § 97a GWB. Ältere Entscheidungen, die noch die alte Fundstelle zitieren, bleiben inhaltlich verwertbar.

Das Oberlandesgericht Karlsruhe hat in einem Digitalisierungsvorhaben ein eigenes Los für Service- und Wartungsleistungen verlangt (Beschluss vom 11. November 2020, 15 Verg 6/20). Für eine Schul-IT-Beschaffung liegt die Frage damit auf dem Tisch, und sie sollte dokumentiert beantwortet werden, bevor ein Bieter sie stellt.

Was gilt beim DigitalPakt 2.0?

Bund und Länder haben sich im Dezember 2025 verständigt, vorgesehen sind fünf Milliarden Euro je zur Hälfte von Bund und Ländern mit einer Laufzeit bis Ende 2030. Ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn ist seit dem 1. Januar 2026 möglich. Auf Nordrhein-Westfalen entfällt rund eine Milliarde Euro.

Zwei Dinge sollten Sie dabei wissen. Erstens: Der Pakt ist politisch beschlossen, aber noch nicht vollständig in Kraft. Das Bundesportal weist den Ratifizierungsprozess als angestoßen aus, die Umsetzung erfolgt über Richtlinien der Länder, und eine eigene Förderrichtlinie für den DigitalPakt 2.0 lag in Nordrhein-Westfalen zum Zeitpunkt dieses Beitrags noch nicht vor. Fragen Sie den Stand bei Ihrer Bezirksregierung ab, bevor Sie Fristen oder Fördergegenstände zugrunde legen.

Zweitens, und das ist die gute Nachricht: Bildungssoftware sowie Wartungs- und Supportstrukturen sind als Förderschwerpunkte ausdrücklich benannt. Im ersten Digitalpakt waren Betrieb, Wartung, Support und Verwaltungssoftware in Nordrhein-Westfalen ausdrücklich ausgeschlossen. Wenn sich das bestätigt, wird das Verwaltungssystem selbst förderfähig, und das verändert die Kalkulation erheblich.

Welche Fehler sehe ich am häufigsten?

  • Die Begründung entsteht erst nach der Rüge. Dann ist es zu spät. Sie gehört vor Verfahrensbeginn in die Akte.
  • Der Verweis auf die frühere Vergabe ersetzt die Prüfung. Jede Beschaffung braucht ihre eigene, einzelfallbezogene Begründung.
  • Der Mehraufwand wird behauptet, nicht gerechnet. Genau daran ist in der Fachkritik die Tablet-Entscheidung angegriffen worden.
  • Das MDM wird nebenbei mitbeschafft. Es ist die Weichenstellung, nicht das Zubehör.
  • Die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer fehlen. Lizenzen, Betrieb und Support übersteigen die Gerätekosten regelmäßig. Wie Sie das aufsetzen, steht unter Kostenschätzung für die Haushaltsanmeldung.
  • Der Ausstieg ist nicht geregelt. Ohne Datenportabilität ist die nächste Vergabe wieder vorentschieden.

Wie gehen Sie vor?

  1. Bestand und Bedarf aufnehmen. Geräte, Betriebssysteme, vorhandenes Verwaltungssystem, Verträge und Laufzeiten.
  2. Anforderungen funktional beschreiben, gegliedert nach den elf Blöcken oben, gestützt auf den BSI-Baustein.
  3. Markterkundung durchführen. Welche Systeme decken die Anforderungen betriebssystemübergreifend ab?
  4. Ergebnis dokumentieren, auch und gerade dann, wenn es am Ende doch für eine Produktvorgabe spricht.
  5. Lose bilden oder die Gesamtvergabe begründen.
  6. Datenschutz in die Unterlagen ziehen, nicht in die Betriebsphase verschieben.

Wie unterstütze ich Sie?

Ich nehme den Bestand auf, führe die Markterkundung durch, erstelle das funktionale Leistungsverzeichnis und die Wertungsmatrix und begleite das Verfahren bis zur Abnahme. Die vergaberechtliche Bewertung im Einzelfall trifft Ihre Vergabestelle, bei Bedarf mit anwaltlicher Unterstützung. Was ich beitrage, ist die fachliche Grundlage: die belegte Aussage darüber, was der Markt hergibt und welcher Mehraufwand tatsächlich entstünde. Genau diese Grundlage fehlt in den Fällen, die vor Gericht landen.

Ich bin an keinen Hersteller und keinen Errichter gebunden und vertrete allein Ihre Interessen als Auftraggeber. Als freiberufliche Leistung ist die Unterstützung nach § 50 UVgO direkt beauftragbar, siehe Direktauftrag und § 50 UVgO. Verwandte Themen für Schulträger finden Sie unter VoIP-Telefonanlage für Schulen.

Alle Rechtsangaben geben den Stand August 2026 wieder. Die genannten Entscheidungen sind Einzelfallentscheidungen und ersetzen die Prüfung Ihres Vorhabens nicht. Der Ausgang des beim Oberlandesgericht Düsseldorf anhängigen Verfahrens war zum Zeitpunkt dieses Beitrags offen.