Fachplaner beauftragen: Ablauf, Vergabeart, Honorar

Die Telefonanlage soll erneuert werden, im Haushalt steht ein Betrag, und jemand im Haus sagt: „Dafür brauchen wir einen Fachplaner.“ Dann folgen drei Fragen. Wie läuft das ab? Müssen wir die Planung selbst ausschreiben? Und was kostet sie?

Auf dieser Seite beantworte ich alle drei, so konkret es ohne Ihr Vorhaben geht. Ich plane und schreibe aus, ich verkaufe keine Technik und erhalte keine Provisionen. Mein Honorar ist deshalb das Einzige, was ich an Ihrem Vorhaben verdiene.

So läuft eine Beauftragung ab

1. Erstgespräch Sie schildern mir Ihr Vorhaben, den Stand und den Zeitplan. Ich sage Ihnen, welche Leistungen Sie brauchen und welche nicht, und welcher Weg zur Beauftragung bei Ihnen üblich ist. Das Gespräch dauert etwa 30 Minuten und ist kostenfrei.
2. Angebot Sie erhalten ein schriftliches Angebot. Darin steht jede Leistung einzeln, gegliedert nach Leistungsphasen, mit dem Honorar je Phase. So sehen Sie, was Sie bekommen, und können auch nur einzelne Phasen beauftragen.
3. Beauftragung Sie beauftragen auf dem Weg, den Ihr Vergaberecht vorsieht (dazu der nächste Abschnitt). Für Ihren Vergabevermerk liefere ich auf Wunsch die Begründung mit: warum die Leistung freiberuflich ist, wie der Auftragswert geschätzt wurde und welcher Weg deshalb passt.
4. Bestandsaufnahme und Planung Die Planung erarbeite ich gemeinsam mit Ihnen. Zum Auftaktgespräch lade ich alle Beteiligten ein: Fachabteilung und IT, Personalrat und Schwerbehindertenvertretung, die Vergabestelle sowie die Datenschutz- und die IT-Sicherheitsbeauftragten. So werden alle Anforderungen von Beginn an aufgenommen, in einem Protokoll festgehalten und allen Beteiligten zur Abstimmung vorgelegt. Ich erhebe den Bestand und erstelle Konzept und Kostenschätzung, mit denen Sie die Mittel im Haushalt anmelden oder eine Beschlussvorlage schreiben können. Aus den Anforderungen entstehen Fragenkatalog und Leistungsbeschreibung. Eine sorgfältige Vorplanung sorgt dafür, dass die Lösung den Zuschlag erhält, die Ihre Anforderungen auf lange Sicht erfüllt.
5. Ausschreibung und Vergabe Ich schreibe die Leistungsbeschreibung produktneutral, erstelle Wertung und Preisblatt, bereite die Antworten auf Bieterfragen vor und werte die Angebote aus. Über den Zuschlag entscheidet Ihre Vergabestelle.
6. Umsetzung und Abnahme Während die Fachfirma die Anlage errichtet, prüfe ich, ob gebaut wird, was ausgeschrieben ist. Bei der Abnahme teste ich die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung und halte das Ergebnis im Protokoll fest.
7. Abrechnung Ich rechne nach den abgeschlossenen Leistungsphasen ab, ohne Vorkasse.

Welcher Vergabeweg passt?

§ 3 VgV: Schätzung des Auftragswerts

§§ 73 ff. VgV: Planungsleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte

§ 50 UVgO: freiberufliche Leistungen

§ 75a GO NRW: Vergabe der Kommunen in NRW

Fachplanung ist eine freiberufliche Leistung. Welche Regeln für ihre Vergabe gelten, hängt davon ab, wer Sie sind und wie hoch der geschätzte Auftragswert ist.

Wer beauftragt	Was unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt
Kommune in Nordrhein-Westfalen	§ 75a der Gemeindeordnung (GO NRW), seit 1. Januar 2026. Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ist nicht mehr verpflichtend, und landesrechtliche Wertgrenzen gibt es nicht mehr. Verlangt werden eine wirtschaftliche und sparsame Vergabe, Gleichbehandlung und Transparenz. Einschränkungen, etwa Wertgrenzen für Direktaufträge, gelten nur, wenn Ihr Rat sie in einer Vergabesatzung beschlossen hat.
Landesbehörde, etwa Gericht oder Justizvollzug	Über die Haushaltsordnung des Landes in der Regel die UVgO. Für freiberufliche Leistungen gilt dann § 50 UVgO: Sie vergeben im Wettbewerb, so weit es nach der Art der Leistung möglich ist, und können dafür mehrere Angebote einholen, ohne ein förmliches Verfahren.
Kommune in einem anderen Land	Je nach Land die UVgO mit § 50 oder eigene Vorschriften des Landes, dazu Ihre Hausregeln.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV), für Planungsleistungen deren §§ 73 ff. Üblich ist dann ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Für den Schwellenwert zählen alle Planungsleistungen desselben Vorhabens zusammen, nicht nur die Telekommunikation. Wie Sie den Auftragswert schätzen und wann ein Direktauftrag trägt, erkläre ich im Ratgeber Direktauftrag für die Fachplanung, die Rechtslage in NRW im Ratgeber § 75a GO NRW.

Zwei Regeln gelten überall. Eine Leistung darf nicht aufgeteilt werden, um unter einer Wertgrenze zu bleiben. Und Rechtsberatung leiste ich nicht. Den Weg legt Ihre Vergabestelle fest. Ich nenne Ihnen, was in vergleichbaren Fällen üblich ist, und liefere die fachliche Begründung.

Wie ich abrechne

§ 7 Abs. 1 HOAI: Honorar in Textform vereinbaren, sonst Basishonorarsatz

§ 53 Abs. 2 Nr. 5 HOAI: Anlagengruppe 5

Fachplanung für Telefonanlage, Alarmierung und Rufanlage

Nach der Prüfung Ihres Vorhabens erstelle ich ein Angebot, zum Festpreis oder nach Aufwand. An den Festpreis halte ich mich. Auf Wunsch gliedere ich die Leistungen nach den Leistungsphasen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI); Telekommunikation gehört dort zur Technischen Ausrüstung, Anlagengruppe 5 „Fernmelde- und informationstechnische Anlagen“. So werden Angebote verschiedener Planer vergleichbar, und Sie können Phase für Phase beauftragen. Die Honorarsätze der HOAI spiegeln den tatsächlichen Aufwand allerdings nicht immer wider, und ich halte nichts davon, dass Sie Leistungen bezahlen, die Sie nicht abgerufen haben. Ändert sich der Umfang, etwa weil Standorte hinzukommen, sprechen wir vorher darüber.

Vergabebegleitung, Audit, Barrierefreiheit und Beratung

Hier gibt es keine Leistungsphasen. Ich biete nach dem Erstgespräch einen Festpreis an oder rechne nach Aufwand ab. Was gilt, vereinbaren wir vorher schriftlich.

Was Sie bekommen

• ein schriftliches Angebot mit jeder Leistung einzeln und dem Honorar je Phase
• auf Wunsch die Begründung für Ihren Vergabevermerk
• alle Unterlagen in bearbeitbaren Formaten, damit Ihre Vergabestelle sie weiterverwenden kann
• eine Kostenschätzung, mit der Sie die Mittel anmelden können
• einen festen Ansprechpartner vom Erstgespräch bis zur Abnahme

Fragen und Antworten

Muss ich Ihre Leistung selbst ausschreiben?

Fachplanung ist eine freiberufliche Leistung. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt dafür je nach Land § 50 UVgO oder eigenes Landesrecht; Kommunen in Nordrhein-Westfalen vergeben seit 2026 nach § 75a GO NRW und gegebenenfalls nach ihrer eigenen Vergabesatzung. Ob eine Direktvergabe möglich ist, hängt davon ab, was in Ihrem Land und Ihrer Kommune gilt; ich nenne Ihnen gern den üblichen Weg.

Gilt die HOAI für Ihr Honorar?

Die HOAI nennt für Planungsleistungen Honorare, die seit 2021 als Orientierung dienen und nicht mehr verbindlich sind. Verbindlich ist, was wir in Textform vereinbaren. Fehlt eine solche Vereinbarung, gilt der Basishonorarsatz der HOAI. Ich vereinbare das Honorar deshalb immer vorher schriftlich im Angebot.

Kann ich nur einen Teil beauftragen?

Ja. Sie können zum Beispiel nur die Bestandsaufnahme mit Kostenschätzung beauftragen, nur die Leistungsbeschreibung prüfen lassen oder nur die Abnahme. Maßstab für den Vergabeweg bleibt dabei der geschätzte Wert des gesamten Auftrags.

Warum ist die Planung nicht im Angebot der Fachfirma enthalten?

Weil Planung und Lieferung getrennt gehören. Plant die Firma, die später liefert, beschreibt sie meist ihr eigenes Produkt, und der Wettbewerb ist vorbei, bevor er beginnt. Eine unabhängige Planung hält mehrere Hersteller im Rennen.

Was kostet das erste Gespräch?

Nichts. Danach entscheiden Sie in Ruhe, ob und wie es weitergeht.

Vorhaben besprechen

Im ersten Gespräch klären wir:

• was Sie vorhaben und bis wann
• welche Leistungen Sie brauchen
• welcher Weg zur Beauftragung bei Ihnen üblich ist
• in welcher Größenordnung das Honorar liegt

Rückruf innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Telefon +49 2355 5091551.