Produktneutrale Leistungsbeschreibung: Muster mit sechs Beispielen

01 Worum es geht

Eine Leistungsbeschreibung sagt, was eine Anlage leisten muss. Sie sagt nicht, welches Produkt es sein soll. Das klingt einfach, scheitert in der Praxis aber an zwei Stellen: Die Anforderung ist aus dem Datenblatt eines Herstellers abgeschrieben, oder sie ist so allgemein, dass jeder Bieter sie erfüllt, zum Beispiel „ausfallsicher“ oder „nach dem Stand der Technik“.

Ich schreibe deshalb zu jeder wichtigen Anforderung drei Dinge auf: was die Anlage im Betrieb können muss, was der Bieter dafür mit dem Angebot vorlegt und wie ich es bei der Abnahme prüfe. Erst wenn alle drei feststehen, ist die Anforderung fertig. Die drei Spalten finden Sie auch im Auszug aus einem Leistungsverzeichnis auf meiner Startseite; die Beispiele 1 und 2 führen dessen Zeilen 4.3.1, 4.3.4 und 5.2.2 aus.

Vor der Leistungsbeschreibung klärt der Projektbrief Telefonanlage, welche Fragen IT, Vergabestelle und Kämmerei beantworten müssen.

Diese Arbeitshilfe zeigt sechs Beispiele aus meinem Fachgebiet. Die Zahlen darin sind Musterwerte; setzen Sie Ihre eigenen ein. Eine bearbeitbare Vorlage (DOCX) steht zum Herunterladen bereit; sie öffnet sich in jedem gängigen Textprogramm. Die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihrer Vergabestelle.

02 Begriffe

Leistungsbeschreibung

der Teil der Vergabeunterlagen, der festlegt, was geliefert und geleistet werden soll

Produktneutral

so beschrieben, dass mehrere Hersteller die Anforderung erfüllen können; Marken, Typbezeichnungen und die Funktionsnamen eines Herstellers kommen nicht vor

Fachliche Anforderung

was die Anlage im Betrieb leisten muss, in Worten der Nutzer und mit einem messbaren Wert

Nachweis

was der Bieter mit dem Angebot vorlegt, damit Sie vor dem Zuschlag beurteilen können, ob er die Anforderung erfüllt

Abnahmeprüfung

die Prüfung nach dem Einbau, mit der Sie feststellen, ob die Anlage hält, was das Angebot zugesagt hat

Ausschlusskriterium

Anforderung, die jedes Angebot erfüllen muss; wer sie nicht erfüllt, scheidet aus

03 So prüfen Sie eine Anforderung

• Beschreibt sie eine Wirkung im Betrieb und nicht ein Bauteil?
• Kommt kein Produktname, keine Typbezeichnung und kein Funktionsname eines Herstellers vor?
• Enthält sie einen Wert, den man messen oder zählen kann, etwa Sekunden, Räume oder Minuten?
• Ist klar, was der Bieter mit dem Angebot vorlegen muss?
• Ist klar, wie, wo und von wem bei der Abnahme geprüft wird, und was als bestanden gilt?
• Ist festgelegt, ob die Anforderung Pflicht ist oder Punkte in der Wertung bringt?

04 Beispiel 1: Ein Standort bleibt erreichbar, wenn die zentrale Verbindung ausfällt

Viele Verwaltungen betreiben eine Telefonanlage für alle Standorte, oft in einem oder zwei Rechenzentren. Fällt die Leitung zwischen einem Außenstandort und der Zentrale aus, darf dieser Standort nicht verstummen. Häufig steht in Leistungsbeschreibungen dazu nur „Die Anlage ist ausfallsicher auszulegen“ oder der Name eines bestimmten Ersatzgeräts.

Anforderung: Fällt die Verbindung zwischen einem Standort und der zentralen Anlage aus, telefoniert der Standort selbsttätig weiter: Gespräche innerhalb des Standorts, abgehende Gespräche über einen eigenen Anschluss am Standort und Notrufe zu 110 und 112 von jedem Telefon. Der Wechsel dauert höchstens 60 Sekunden. Ist die Verbindung wieder da, kehrt der Standort ohne Eingriff in den Normalbetrieb zurück.

Nachweis im Angebot: Beschreibung des Ersatzbetriebs je Standort: welcher Weg genutzt wird, welche Funktionen erhalten bleiben und welche entfallen, wie lange der Wechsel dauert. Dazu eine Skizze der Wege.

Prüfung bei der Abnahme: An jedem Standort wird die Verbindung zur Zentrale getrennt. Gemessen wird die Zeit bis zum ersten erfolgreichen abgehenden Gespräch; ein internes Gespräch und ein Probeanruf beim Notruf, vorher mit der Leitstelle abgesprochen, folgen. Danach wird die Verbindung wiederhergestellt und die Rückkehr geprüft. Bestanden, wenn alles klappt und die Zeit unter 60 Sekunden liegt.

Eigene Einschätzung: Ich frage zuerst, was in der schlechtesten Stunde noch funktionieren muss, und schreibe genau das auf. „Ausfallsicher“ kann jeder Bieter versprechen; eine Stoppuhr am getrennten Standort überzeugt mich mehr.

05 Beispiel 2: Der Aufzugnotruf funktioniert auch nach der Umstellung

Beim Umstieg auf eine neue Telefonanlage oder auf Internet-Telefonie werden die Notrufleitungen der Aufzüge leicht übersehen. Sie stehen in keiner Nebenstellenliste, und das Notrufgerät in der Kabine ist oft älter als die Anlage. Fällt der Notruf aus, merkt es niemand, bis jemand in der Kabine festsitzt.

Anforderung: Der Notruf aus jeder Aufzugkabine erreicht nach der Umstellung die Stelle, die ihn heute annimmt. Diese Stelle kann mit den Personen in der Kabine sprechen und in die Kabine zurückrufen. Der regelmäßige Prüfruf des Notrufgeräts kommt weiter an. Der Notrufweg bleibt bei einem Stromausfall im Gebäude mindestens so lange in Betrieb, wie der Betreiber des Aufzugs es vorgibt.

Nachweis im Angebot: Liste aller Aufzüge mit heutigem und künftigem Anschluss. Beschreibung, wie das vorhandene Notrufgerät mit dem künftigen Anschluss zusammenarbeitet und wie der Anschluss bei Stromausfall versorgt wird.

Prüfung bei der Abnahme: Aus jeder Kabine ein Probenotruf mit Sprechprobe, danach ein Rückruf in die Kabine. Im Protokoll der Notrufstelle wird nachgesehen, ob der letzte Prüfruf angekommen ist. Ein Probenotruf wird bei abgeschalteter Netzversorgung des Anschlusses wiederholt. Bestanden, wenn alle Rufe in beide Richtungen gelingen.

Grundlage: Notrufsysteme in Aufzügen beschreibt DIN EN 81-28:2022-08 (Fern-Notruf für Personen- und Lastenaufzüge). Stimmen Sie die Anforderung mit dem Betreiber und der Wartungsfirma des Aufzugs ab.

Eigene Einschätzung: Ich erfasse jeden Sonderanschluss vor der Ausschreibung: Aufzug, Tür, Fax, Brandmeldeanlage. Was nicht in der Liste steht, wird bei der Umstellung nicht mitgenommen.

06 Beispiel 3: Der Amok-Alarm wird in jedem Raum gehört und nicht mit dem Feueralarm verwechselt

Bei einem Feueralarm verlassen alle das Gebäude. Bei einem Amok-Alarm sollen alle im Raum bleiben und die Tür verschließen. Wer beide Signale verwechselt, läuft in die Gefahr hinein. Häufig steht in Leistungsbeschreibungen trotzdem nur „Amok-Alarmierung über die vorhandene Lautsprecheranlage“.

Anforderung: Ein Amok-Alarm ist in jedem Unterrichtsraum, in Fluren, Toiletten, Pausenhalle, Sporthalle und auf dem Schulhof deutlich zu hören. Er unterscheidet sich hörbar von Feueralarm und Pausensignal und sagt in Worten, was zu tun ist. Lehrkräfte können den Alarm aus jedem Unterrichtsraum auslösen, ohne den Raum zu verlassen, und sehen, dass er angekommen ist. Der Alarm wird nach dem Alarmierungskonzept der Schule an eine ständig erreichbare Stelle weitergeleitet.

Nachweis im Angebot: Raumliste mit allen Auslösestellen und Lautsprechern. Beschallungsplanung mit dem Schallpegel, der in jedem Raum erreicht wird. Beschreibung der Signale und Durchsagen und des Weges der Weiterleitung.

Prüfung bei der Abnahme: Probealarm außerhalb der Unterrichtszeit. In jedem Raum wird bei geschlossener Tür geprüft, ob Signal und Durchsage verständlich sind; in festgelegten Räumen wird der Schallpegel gegen den Wert aus der Planung gemessen. Von jeder Auslösestelle wird einmal ausgelöst und die Rückmeldung geprüft. Bestanden, wenn kein Raum fehlt.

Grundlage: Für Notfall- und Gefahren-Reaktionssysteme gilt DIN EN 50726-1 (VDE 0827-1):2025-06. Welche Räume dazugehören und wer im Ernstfall was tut, legt das Alarmierungskonzept fest, das Schule, Schulträger und Polizei gemeinsam abstimmen.

Eigene Einschätzung: Ich beginne mit der Frage, wer im Ernstfall was tun soll, und erst danach mit der Technik. Ob Funk, Leitung oder beides, entscheidet das Gebäude und nicht der Katalog eines Anbieters.

07 Beispiel 4: Der Notruf aus der barrierefreien Toilette kommt an

In Rathäusern, Gerichten und Bürgerbüros gibt es barrierefreie Toiletten mit Notruf. Oft endet der Ruf an einer Leuchte über der Tür im Flur, die niemand sieht, wenn der Flur leer ist. Oder er läuft an einer Stelle auf, die am Nachmittag nicht mehr besetzt ist.

Anforderung: Ein Ruf aus jeder barrierefreien Toilette wird an einer Stelle angezeigt, die während der Öffnungszeiten ständig besetzt ist, und zwar mit Licht und Ton und mit Angabe des Ortes. Wer gerufen hat, sieht, dass der Ruf angekommen ist. Der Ruf bleibt bestehen, bis er abgestellt wird. Fällt eine Leitung oder ein Gerät aus, meldet die Anlage die Störung an derselben Stelle.

Nachweis im Angebot: Grundriss mit Rufstellen, Anzeigen und Leitungswegen. Beschreibung, wie Rufe und Störungen angezeigt werden und wohin sie außerhalb der Öffnungszeiten gehen.

Prüfung bei der Abnahme: Aus jeder Toilette wird ein Ruf ausgelöst, auch über die Zugschnur am Boden. Geprüft werden Anzeige, Ort und Rückmeldung am Rufort. Danach wird eine Leitung getrennt und die Störungsmeldung geprüft. Bestanden, wenn jeder Ruf und jede Störung an der besetzten Stelle ankommt.

Grundlage: Rufanlagen regelt DIN VDE 0834-1:2026-08; öffentlich zugängliche barrierefreie Sanitärräume gehören zu ihrem Anwendungsbereich.

Eigene Einschätzung: Ich gehe bei jeder Begehung einmal von der Toilette zur Stelle, an der der Ruf ankommt. Der Weg sagt mehr als jeder Plan.

08 Beispiel 5: Wer allein arbeitet, wird gefunden

Auf Bauhöfen, in Kläranlagen oder in Pumpwerken arbeiten Beschäftigte oft allein. Stürzen sie oder werden bewusstlos, können sie selbst keinen Hilfeknopf mehr drücken. Häufig steht dazu nur „Personen-Notsignal-Geräte, Stückzahl 10“.

Anforderung: Jedes Gerät löst einen Alarm auch dann aus, wenn die Person ihn nicht mehr selbst auslösen kann, zum Beispiel weil sie liegt oder sich nicht mehr bewegt. Der Alarm erreicht eine ständig besetzte Stelle mit Namen und Standort der Person. Das gilt im ganzen Arbeitsbereich, auch in Kellern, Schächten und Nebengebäuden, die in der Raumliste stehen.

Nachweis im Angebot: Beschreibung der Alarmarten und des Alarmweges bis zur ständig besetzten Stelle. Plan der Funkversorgung für alle Bereiche der Raumliste, mit Angabe, wie sie ermittelt wurde.

Prüfung bei der Abnahme: Begehung aller Bereiche der Raumliste mit Prüfalarmen an festgelegten Punkten, auch in Kellern und Schächten. An mindestens drei Punkten wird ein Alarm ohne Knopfdruck ausgelöst, indem das Gerät abgelegt wird. Geprüft wird, ob er mit Name und Standort ankommt. Bestanden, wenn an keinem Punkt ein Alarm verloren geht.

Grundlage: DIN VDE V 0825-1 (Ausgabe 2025-10) für Personen-Notsignal-Anlagen bei gefährlichen Alleinarbeiten; läuft der Alarm über öffentliche Telekommunikationsnetze, gilt DIN VDE V 0825-11. Auswahl und Betrieb beschreibt die DGUV Regel 112-139.

Eigene Einschätzung: Ich frage nicht, wie viele Geräte gebraucht werden, sondern wo Menschen allein arbeiten. Die Stückzahl ergibt sich daraus, die Funkversorgung auch.

09 Beispiel 6: Die Telefonie am Arbeitsplatz ist für alle Beschäftigten bedienbar

Immer öfter wird am Bildschirm telefoniert, mit einer Software statt mit einem Tischtelefon. Für Beschäftigte, die blind sind oder keine Maus nutzen können, entscheidet diese Software darüber, ob sie ihre Arbeit weiter machen können. Häufig steht dazu nur „Die Software ist barrierefrei“.

Anforderung: Alle Aufgaben, die im Alltag vorkommen, lassen sich nur mit der Tastatur und mit einem verbreiteten Bildschirmleser erledigen: Anruf annehmen, weiterverbinden, Rückfrage halten, Rufumleitung setzen, im Telefonbuch suchen, Anrufliste lesen. Die Aufgabenliste ist Teil der Leistungsbeschreibung.

Nachweis im Angebot: Erklärung, welche Anforderungen der EN 301 549 die Software erfüllt, mit einer Liste der bekannten Abweichungen und wie sie umgangen werden können. Ein vorhandener Prüfbericht wird beigefügt.

Prüfung bei der Abnahme: Jede Aufgabe der Liste wird einmal nur mit der Tastatur und einmal mit dem Bildschirmleser durchgespielt, am besten gemeinsam mit einer betroffenen Person oder der Schwerbehindertenvertretung. Bestanden, wenn jede Aufgabe ohne fremde Hilfe gelingt.

Grundlage: EN 301 549 in der Fassung V3.2.1 ist der europäische Maßstab für barrierefreie Informations- und Kommunikationstechnik. Welche Pflichten für Ihr Haus gelten, richtet sich nach Bundes- oder Landesrecht.

Eigene Einschätzung: Was nicht ausgeschrieben wird, wird nicht geliefert. Ich schreibe Barrierefreiheit deshalb als Aufgabenliste in jede Leistungsbeschreibung und prüfe sie bei der Abnahme mit den Menschen, die die Software nutzen.

10 Was das Vergaberecht dazu sagt

Oberhalb der EU-Schwellenwerte regelt § 31 Abs. 6 VgV die Produktneutralität. Der Verweis auf ein bestimmtes Erzeugnis ist nur ausnahmsweise zulässig: wenn der Auftragsgegenstand ihn rechtfertigt, oder als Beispiel mit dem Zusatz „oder gleichwertig“, wenn sich die Leistung sonst nicht hinreichend genau beschreiben lässt.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt Entsprechendes nach § 23 UVgO, soweit Ihr Land die UVgO anwendet. Kommunen in Nordrhein-Westfalen bindet diese Vorgabe seit 2026 nicht mehr. Nach den Hinweisen des Kommunalministeriums dürfen sie ein bestimmtes Fabrikat beschaffen, wenn ein sachlicher Grund besteht, und müssen diesen Grund dokumentieren. Eine produktneutrale Beschreibung bleibt dennoch der sicherere Weg, weil sie Wettbewerb öffnet und die Wirtschaftlichkeit Ihrer Entscheidung belegt.

11 Die Vorlage zum Bearbeiten

Die bearbeitbare Vorlage enthält die sechs Beispiele als Tabelle mit den Spalten Nummer, Anforderung, Nachweis im Angebot und Prüfung bei der Abnahme, dazu leere Zeilen für Ihre eigenen Anforderungen. Ein Abnahmeprotokoll am Ende verwendet dieselben Nummern und hat Felder für Ergebnis, Mangel und Frist. So prüfen Sie bei der Abnahme genau das, was Sie ausgeschrieben haben.

Vorlage herunterladen (DOCX, 42 KB)

• Musterwerte durch Ihre eigenen ersetzen, etwa Zeiten, Räume und Stückzahlen
• Für jede Zeile festlegen, ob sie Pflicht ist oder Punkte bringt
• Raumlisten und Standortlisten als Anlage beifügen
• Vor der Veröffentlichung mit der Vergabestelle abstimmen