Viele öffentliche Auftraggeber prüfen derzeit Alternativen zu den etablierten Büro- und Zusammenarbeitsdiensten US-amerikanischer Anbieter. Der Grund ist nicht Ideologie, sondern Rechtssicherheit: Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union, Bindung an einen einzelnen Anbieter und die weitere Entwicklung der Lizenzkosten sind Risiken, die Sie vor einer Entscheidung bewerten und dokumentieren müssen. Als staatlich getragenes Angebot steht mit openDesk ein vom Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) bereitgestellter Büroarbeitsplatz zur Verfügung. Daneben existieren mehrere marktverfügbare quelloffene Lösungen. Welcher Weg zu Ihrem Haus passt, entscheidet nicht der Produktvergleich, sondern eine saubere Anforderungserhebung vor der Beschaffung.

Was ist ein souveräner Arbeitsplatz in der öffentlichen Verwaltung?

Ein souveräner Arbeitsplatz ist ein Büroarbeitsplatz, bei dem der öffentliche Auftraggeber jederzeit selbst bestimmen kann, wo seine Daten verarbeitet werden, wer die Software pflegt und wie er sie im Bedarfsfall wieder verlässt.

Souveränität ist keine Eigenschaft eines Erzeugnisses, sondern Ihrer Vertrags- und Betriebslage. Prüfbar wird sie erst, wenn Sie sie in einzelne Merkmale zerlegen:

  • Der Quelltext ist unter einer anerkannten quelloffenen Lizenz veröffentlicht und darf ohne Zusatzkosten eingesehen und verändert werden.
  • Dokumente entstehen und werden gespeichert in offenen, dokumentierten Formaten, etwa nach ISO/IEC 26300.
  • Der Betrieb ist ohne Mitwirkung des Softwareherstellers durch Sie selbst oder einen Dritten möglich.
  • Der Ort der Datenverarbeitung ist vertraglich festgelegt und nachprüfbar.
  • Sämtliche Daten lassen sich jederzeit vollständig und maschinenlesbar ausleiten.

Erst diese fünf Punkte machen aus einem politischen Ziel eine Anforderung, die Sie ausschreiben und später abnehmen können. Die grundsätzliche Einordnung finden Sie unter digitale Souveränität.

Welche rechtlichen Anforderungen gelten für den Büroarbeitsplatz?

Maßgeblich sind drei Bereiche: das Datenschutzrecht mit Blick auf den Verarbeitungsort, die Regeln zum Wechsel von Datenverarbeitungsdiensten und, sobald Sie beauftragen, das Vergaberecht.

Beim Datenschutz geht es um mehr als den Serverstandort. Klären Sie die Rollenverteilung nach Artikel 28 DSGVO, die Unterauftragsverhältnisse bis zum letzten Glied der Kette, die Zugriffsmöglichkeiten des Anbieters auf Klartextdaten und die Frage, ob Datenübermittlungen in Drittstaaten stattfinden. Für Übermittlungen in die Vereinigten Staaten stützt sich die Praxis derzeit auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom Juli 2023. Die dagegen gerichtete Nichtigkeitsklage hat das Gericht der Europäischen Union am 3. September 2025 abgewiesen; ein Rechtsmittel ist beim Gerichtshof anhängig. Diese Grundlage kann sich ändern; bewerten Sie sie zum Zeitpunkt Ihrer Entscheidung neu und dokumentieren Sie das Ergebnis.

Der zweite Bereich wird oft übersehen. Die Verordnung (EU) 2023/2854 gilt seit dem 12. September 2025 und verpflichtet Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten, den Wechsel zu einem anderen Anbieter ohne unangemessene technische, vertragliche oder organisatorische Hindernisse zu ermöglichen; die Entgelte für den Wechsel entfallen stufenweise. Das nützt Ihnen aber nur, wenn Ihr Vertrag die Fristen, die Mitwirkung des Auftragnehmers und die Ausgabeformate konkret benennt.

Sobald Assistenzfunktionen auf Grundlage künstlicher Intelligenz in der Bürosoftware stecken, greift zusätzlich die Verordnung (EU) 2024/1689. Die Pflicht, für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten zu sorgen, gilt nach Artikel 4 bereits seit dem 2. Februar 2025. Die Transparenzpflichten nach Artikel 50 gelten ab dem 2. August 2026; nehmen Sie sie deshalb schon jetzt in Ihre Anforderungen auf. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob solche Funktionen enthalten sind, ob sie abschaltbar sind und wohin die Eingaben fließen. Hinweise dazu unter KI-Beratung.

Welches Betriebsmodell passt zu Ihrem Haus?

Sie haben drei Wege: den Betrieb im eigenen Haus, den Betrieb durch Ihren kommunalen IT-Dienstleister oder den Bezug als fertigen Dienst; diese Wahl bestimmt Personalbedarf, Verantwortung und Kostenverlauf stärker als die Software selbst.

Der Betrieb im eigenen Haus gibt Ihnen die größte Kontrolle und verlangt eigenes Personal für Aktualisierungen, Sicherungen, Wiederanlauf und Anwenderunterstützung. Der Betrieb über einen kommunalen Dienstleister verlagert diese Last, setzt aber voraus, dass dort das Fachwissen vorhanden ist und vertraglich zugesichert wird. Der Bezug als fertiger Dienst ist am schnellsten verfügbar und verlangt die genaueste Prüfung von Verarbeitungsort, Ausstieg und Verfügbarkeit. Bei quelloffenen Lösungen finden Sie regelmäßig eine kostenfreie Gemeinschaftsfassung zum Selbstbetrieb und daneben eine gepflegte Fassung mit Aktualisierungen, Fehlerbehebung und zugesicherten Reaktionszeiten. Für openDesk ist diese Aufteilung ausdrücklich vorgesehen; die Bausteine, Betriebsmodelle und Grenzen ordne ich in der Entscheidungshilfe zu openDesk für Kommunen ein.

In der Praxis sehe ich häufig, dass die Lizenzkosten nur einen Teil der Gesamtkosten ausmachen. Migration, Schulung, Anpassung von Fachverfahren und der laufende Betrieb entscheiden über die Wirtschaftlichkeit. Rechnen Sie deshalb über die gesamte Nutzungszeit und nicht über den Lizenzpreis. Belastbare Zahlen ergeben sich erst aus Ihrer Bestandsaufnahme, nicht aus einer Marktübersicht.

Was klären Sie zu Fachverfahren, Vorlagen und Datenübernahme?

Prüfen Sie jedes Fachverfahren einzeln, bevor Sie über die Bürosoftware entscheiden, denn dort entstehen die Abhängigkeiten, die eine Umstellung aufwendig machen.

Selten ist die Bürosuite selbst das Problem, sondern ihre Verbindungen zu den Fachverfahren:

  • Wie erzeugt das Fachverfahren Dokumente, und in welchem Format legt es sie ab?
  • Welche Serienbriefe, Vorlagen und Formulare greifen auf Felder aus dem Fachverfahren zu?
  • Wie werden Dokumente signiert, gedruckt, versandt und an die elektronische Akte übergeben?
  • Welche selbst gebauten Tabellenwerkzeuge und Makros sind im Haus tatsächlich im Einsatz, und wer pflegt sie?
  • Wie groß sind Postfächer, Kalender, Verteiler und Freigaben, und welche Aufbewahrungsfristen hängen daran?

Erheben Sie diesen Bestand, bevor Sie eine Leistung beschreiben, und legen Sie fest, was bewusst nicht mitwandert. Eine Datenübernahme ohne vorheriges Aufräumen verdoppelt die Arbeit, und eine Migration, die erst im Betrieb auf unbekannte Vorlagen stößt, verliert die Akzeptanz der Beschäftigten.

Wie sichern Sie Barrierefreiheit, Schulung und Unterstützung ab?

Barrierefreiheit fordern Sie mit Norm und Nachweis, Schulung und Unterstützung schreiben Sie als eigene Leistungen aus, nicht als Nebenpflicht.

Zur Rechtslage gehört eine saubere Abgrenzung: Die BITV 2.0 gilt unmittelbar für Stellen des Bundes. Für Kommunen und Landesbehörden gelten die jeweiligen Landesgesetze und Landesverordnungen zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/2102. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz richtet sich an Wirtschaftsakteure und ist nicht der Pflichtenrahmen öffentlicher Stellen. Verbindlicher technischer Maßstab ist in allen Fällen die EN 301 549, die die Erfolgskriterien der WCAG übernimmt und um Anforderungen an Software, Dokumente und Hardware ergänzt. Verlangen Sie einen Prüfbericht für die Anwendung, nicht die Erklärung zur Barrierefreiheit einer Webseite, und lassen Sie sich bestätigen, welche Fassung der Norm geprüft wurde. Vertiefend: digitale Barrierefreiheit.

Bei der Schulung rechnen Sie mit einem echten Programm über mehrere Termine, nicht mit einem Merkblatt. Für die Unterstützung im Betrieb vereinbaren Sie Erreichbarkeit, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, Eskalationsstufen und die klare Trennung zwischen der Annahme des Anwenderanrufs und der technischen Störungsbehebung. Ohne diese Festlegungen verhandeln Sie später über jeden Einzelfall.

Wie beschaffen Sie den souveränen Arbeitsplatz vergaberechtskonform?

Sie beschreiben Eigenschaften statt Erzeugnisse, trennen Software, Einführung und Betrieb und begründen jede Souveränitätsanforderung im Vergabevermerk.

Nach § 31 Absatz 6 VgV und § 23 Absatz 5 UVgO darf ein bestimmtes Erzeugnis grundsätzlich nicht genannt werden. Zulässig ist die Nennung nur ausnahmsweise, wenn der Auftragsgegenstand sie rechtfertigt oder die Leistung nicht hinreichend genau beschrieben werden kann. Oberhalb des Schwellenwerts ist der Zusatz „oder gleichwertig“ nach § 31 Absatz 6 VgV dann zwingend. Unterhalb des Schwellenwerts kann er nach § 23 Absatz 5 UVgO entfallen, wenn ein sachlicher Grund die Produktvorgabe rechtfertigt; diesen Grund halten Sie im Vergabevermerk fest. Das Ziel der Unabhängigkeit selbst dürfen Sie fordern. Seit dem 1. Juli 2026 sind Aspekte der digitalen Souveränität zudem ausdrücklich als qualitatives Zuschlagskriterium vorgesehen (§ 58 Absatz 2 Satz 2 Nummer 4 VgV in der Fassung des Vergabebeschleunigungsgesetzes); die Verknüpfung mit dem Auftragsgegenstand nach § 127 GWB müssen Sie gleichwohl herstellen. Dauerhafte Anforderungen lassen sich nach § 128 GWB als Ausführungsbedingung für die gesamte Laufzeit vereinbaren.

Klären Sie vor dem Verfahren mit einer Markterkundung nach § 28 VgV, wer Ihre Anforderungen überhaupt bedienen kann und welche Betriebsmodelle angeboten werden. Halten Sie jede Entscheidung nach § 8 VgV fest. Beachten Sie den Anwendungsbereich: GWB und VgV gelten ab dem jeweils geltenden EU-Schwellenwert, darunter gelten die UVgO und das jeweilige Landesrecht. Erbringt Ihr kommunaler IT-Dienstleister die Leistung selbst, kommt oberhalb des Schwellenwerts eine Ausnahme nach § 108 GWB in Betracht; die Voraussetzungen sind im Einzelfall sorgfältig zu prüfen.

Für die Verträge greifen Sie auf die EVB-IT zurück. Die im März 2026 überarbeiteten Muster regeln quelloffene Software ausdrücklich und sehen unter anderem die Übergabe einer Software-Stückliste als vereinbare Leistung vor. Ohne Vereinbarung schuldet der Auftragnehmer sie nicht. Trennen Sie im Preisblatt drei Blöcke: die gepflegte Fassung der Software, die Einführung mit Konzept, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und förmlicher Abnahme sowie den Betrieb als Dauerleistung mit Verfügbarkeitswerten, Reaktionszeiten und einer belastbaren Ausstiegsregelung. Wer den Ausstieg nicht regelt, hat die Abhängigkeit nur verschoben. Weitere Hinweise zum Verfahren finden Sie unter Ausschreibungen und Vergabe.

Welche Fehler sehe ich vor der Beschaffung am häufigsten?

In meiner Praxis scheitern Vorhaben selten an der Software, sondern an sechs Fehlern, die alle vor der Beschaffung entstehen.

  1. Der politische Beschluss nennt ein Erzeugnis, die Ausschreibung muss es anschließend umständlich umschreiben. Beschließen Sie das Ziel, nicht das Produkt.
  2. Die Fachverfahren werden erst nach der Entscheidung geprüft. Dann tauchen Vorlagen, Serienbriefe und Druckwege auf, die niemand eingeplant hat.
  3. Die Datenübernahme gilt als Nebenleistung und wird nicht ausgeschrieben.
  4. Verglichen werden Lizenzpreise statt der Gesamtkosten über die Laufzeit einschließlich Personal, Schulung, Doppelbetrieb und Ausstieg.
  5. Barrierefreiheit steht als Schlagwort im Text, ohne Norm, ohne Fassung, ohne Prüfbericht.
  6. Ein Stichtag wird gesetzt, bevor der Pilotbetrieb belastbare Ergebnisse geliefert hat.

Ein tragfähiger Umstieg verläuft schrittweise: Bestandsaufnahme, Pilotbetrieb mit echten Arbeitsplätzen aus mehreren Ämtern, befristeter Parallelbetrieb nach Organisationseinheiten geordnet. Erst wenn vorher festgelegte Abnahmekriterien erfüllt sind, folgen die Ausweitung und zum Schluss die Abschaltung des Altsystems.

Was ich als unabhängiger Fachplaner dabei übernehme

Ich plane und begleite fachlich, ich führe nicht selbst ein. Ich erhebe den Bestand, bewerte die Eignung für Ihr Haus ergebnisoffen, formuliere die produktneutrale Leistungsbeschreibung mit prüfbaren Nachweisen, trenne Software, Einführung und Betrieb im Preisblatt, entwickle die Wertungskriterien und begleite das Verfahren bis zur Abnahme. Die Ausführung übernehmen die beauftragten Fachfirmen und Ihr IT-Dienstleister.