Markterkundung nach § 28 VgV: So bereiten Sie IT-Beschaffungen richtig vor

Die Markterkundung nach § 28 VgV entscheidet darüber, ob eine IT-Beschaffung später sauber läuft oder in der Nachprüfung endet. Wer den Markt geordnet erkundet, schreibt präzise und produktneutral aus. Wer stattdessen die Unterlage eines einzelnen Anbieters übernimmt, liefert dem unterlegenen Wettbewerb die Rügegründe frei Haus. Dieser Ratgeber zeigt, was § 28 VgV erlaubt, wo die Grenze verläuft, wie Sie den Informationsvorsprung eines beteiligten Unternehmens ausgleichen und was Sie dokumentieren müssen.

Was ist eine Markterkundung nach § 28 VgV?

Eine Markterkundung ist die planmäßige Erhebung von Marktwissen vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens. Sie beantwortet drei Fragen: Welche Lösungen deckt der Markt für Ihren Bedarf ab? Welche Unternehmen kommen überhaupt als Bieter in Betracht? Mit welchen Kostenansätzen, Lieferzeiten und Randbedingungen müssen Sie rechnen? Rechtlich ist die Markterkundung kein Vergabeverfahren, sondern dessen Vorbereitung. Es gibt keinen Zuschlag, keine Angebote im vergaberechtlichen Sinn, keine Bindefrist und keinen Anspruch eines Unternehmens auf Teilnahme. Der Spielraum ist deshalb groß. Genau deshalb braucht die Markterkundung Regeln, die Sie sich selbst geben und schriftlich festhalten.

Unterhalb des jeweils geltenden EU-Schwellenwerts gilt eine inhaltlich entsprechende Regelung in § 20 UVgO, soweit die UVgO für Ihre Stelle in Kraft gesetzt ist. Die Grundsätze sind dieselben, die Anforderungen an Gleichbehandlung und Nachweisbarkeit ebenfalls.

Worin unterscheidet sich die Markterkundung vom Vergabeverfahren?

Der Unterschied liegt im Ziel: Die Markterkundung erzeugt Wissen, das Vergabeverfahren erzeugt einen Vertrag. Alles Weitere folgt aus dieser Trennung. Sobald Sie Preise abfragen, um daraus eine Kostenschätzung zu bauen, und dabei den Anschein erwecken, es gehe um einen Auftrag, verlassen Sie den zulässigen Bereich.

Was erlaubt § 28 VgV und was ist unzulässig?

§ 28 Absatz 1 VgV erlaubt Ihnen ausdrücklich, vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens Markterkundungen durchzuführen, und zwar zu zwei Zwecken: zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über Ihre Vergabepläne und Anforderungen. Der zweite Zweck wird oft übersehen. Sie dürfen den Markt also nicht nur befragen, sondern ihn auch frühzeitig informieren, damit sich Unternehmen auf ein anspruchsvolles Verfahren vorbereiten können. Seit der zum 1. Juli 2026 in Kraft getretenen Änderung nennt § 28 Absatz 1 VgV zusätzlich ausdrücklich, dass soziale und umweltbezogene Aspekte sowie Aspekte der Qualität einbezogen werden dürfen und dass die Markterkundung elektronisch durchgeführt werden kann (Stand 2026).

§ 28 Absatz 2 VgV zieht die Grenze: § 28 Absatz 2 VgV zieht die Grenze: Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke der Kosten- oder Preisermittlung ist unzulässig. Ein Verfahren, das gar nicht auf einen Zuschlag zielt, sondern nur Preise einsammeln soll, ist damit verboten. Das gilt auch für die beliebte Variante, ein Verfahren zu starten, alle Angebote aufzuheben und die Preise anschließend für die Haushaltsanmeldung zu verwenden.

Zulässig sind demnach: schriftliche Fragenkataloge, Anbietergespräche und Produktvorführungen, die Auswertung öffentlich zugänglicher Quellen, Fachmessen, der Austausch mit anderen Vergabestellen sowie eine veröffentlichte Vorinformation über ein geplantes Verfahren. Unzulässig sind: Scheinverfahren zur Preisermittlung, das Einholen förmlicher Angebote ohne Beschaffungsabsicht, die Bevorzugung eines Unternehmens durch Sonderinformationen und die Weitergabe von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen, die Ihnen ein Unternehmen im Vertrauen offengelegt hat.

Wie vermeiden Sie den Wettbewerbsvorteil eines beteiligten Unternehmens?

Sie gleichen den Informationsvorsprung aus, statt das Unternehmen vorschnell auszuschließen. § 7 VgV verlangt von Ihnen angemessene Maßnahmen, damit der Wettbewerb durch die Teilnahme eines vorbefassten Unternehmens nicht verzerrt wird. Vorbefasst ist jedes Unternehmen, das Sie beraten hat oder auf andere Weise an der Vorbereitung beteiligt war, einschließlich verbundener Unternehmen. Eine Beteiligung an der Markterkundung führt also nicht automatisch zum Ausschluss. Sie löst eine Handlungspflicht aus.

Der Ausgleich besteht aus drei Bausteinen. Erstens teilen Sie allen Bietern dieselben Informationen mit, die im Zusammenhang mit der Vorbereitung ausgetauscht wurden oder daraus resultieren. Praktisch heißt das: Was ein Unternehmen Ihnen an verwertbarem Wissen über die Aufgabe geliefert hat, wird Teil der Vergabeunterlagen. Zweitens setzen Sie angemessene Fristen, damit ein Bieter ohne Vorkenntnis die Aufgabe durchdringen kann. Drittens dokumentieren Sie beides nachvollziehbar.

Der Ausschluss nach § 124 Absatz 1 Nummer 6 GWB bleibt das letzte Mittel. Er kommt erst in Betracht, wenn die Verzerrung anders nicht zu beseitigen ist. Vorher müssen Sie dem Unternehmen Gelegenheit geben nachzuweisen, dass seine Beteiligung den Wettbewerb nicht verzerren kann. Ein reflexhafter Ausschluss ist genauso angreifbar wie ein untätiges Zusehen.

Für den Fachplaner gilt eine eigene Regel: Wer die Leistung beschreibt, darf sie nicht anbieten. Ich plane, erkunde und schreibe aus, ohne Lieferinteresse und ohne Bindung an Hersteller. Das ist der einfachste Weg, die Projektantenfrage gar nicht erst entstehen zu lassen. Mehr dazu unter TK-Fachplanung.

Wie führen Sie eine Markterkundung praktisch durch?

Eine Markterkundung führen Sie in sieben Schritten durch, die Sie in dieser Reihenfolge abarbeiten sollten. Der häufigste Fehler ist der Sprung von Schritt eins direkt zum Anbietergespräch.

1. Bedarf klären. Halten Sie fest, welche Aufgabe gelöst werden soll, nicht welches Produkt Sie sich vorstellen. Bestand, Mengengerüst, Standorte, Nutzergruppen und Betriebszeiten gehören auf ein Blatt.
2. Fragenkatalog erstellen. Fragen Sie funktional. Jede Frage muss später in eine Anforderung oder in eine Kostenannahme münden. Fragen ohne Verwendungszweck streichen Sie.
3. Teilnehmerkreis bilden. Sprechen Sie mehrere Unternehmen an, die unterschiedliche Lösungsansätze vertreten. Drei bis fünf Gesprächspartner haben sich in der Praxis bewährt. Ein einziger Gesprächspartner ist keine Markterkundung, sondern eine Vorfestlegung. Ein einziger Gesprächspartner ist keine Markterkundung, sondern eine Vorfestlegung.
4. Gleiche Information für alle. Alle Angesprochenen erhalten denselben Katalog, dieselbe Sachverhaltsbeschreibung, dieselbe Frist und dieselbe Gesprächsdauer.
5. Gespräche protokollieren. Je Termin ein Protokoll mit Datum, Teilnehmern, Fragen, Antworten und übergebenen Unterlagen. Das Protokoll geht zur Kenntnis an das befragte Unternehmen.
6. Auswerten. Führen Sie die Antworten in einer Matrix zusammen: Anforderung gegen Erfüllbarkeit. Anforderungen, die nur ein einziges Unternehmen erfüllen kann, markieren Sie und begründen sie oder streichen sie.
7. Übersetzen. Aus der Matrix entsteht die Leistungsbeschreibung, produktneutral formuliert und um die Bewertungskriterien ergänzt.

Planen Sie zwischen dem Ende der Erkundung und dem Verfahrensstart genügend Zeit ein. Wer die letzte Vorführung eine Woche vor der Bekanntmachung ansetzt, übernimmt zwangsläufig Formulierungen, die er nicht mehr prüfen konnte.

Wie übersetzen Sie die Ergebnisse in produktneutrale Anforderungen?

Sie beschreiben Funktionen und Leistungswerte, nicht Bauarten und Bezeichnungen. § 31 VgV verlangt eine Leistungsbeschreibung, die keinen Anbieter bevorzugt; der Verweis auf ein bestimmtes Erzeugnis ist nur ausnahmsweise und nur mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zulässig. Die folgenden Gegenüberstellungen zeigen typische Formulierungen aus Unterlagen für Telefonanlagen und IT-Beschaffungen.

Ein praktischer Prüfschritt: Lesen Sie jede Anforderung und fragen Sie sich, ob mindestens drei der befragten Unternehmen sie erfüllen können. Wenn die Antwort nein lautet, brauchen Sie eine sachliche Begründung im Vergabevermerk oder eine andere Formulierung. Wie sich das über eine vollständige Ausschreibung durchhält, zeigt der Leitfaden Telefonanlage ausschreiben.

Was gehört in die Dokumentation der Markterkundung?

In die Dokumentation gehört alles, was Ihre spätere Leistungsbeschreibung erklärt. Die Vergabedokumentation nach § 8 VgV beginnt nicht mit der Bekanntmachung, sondern mit der Vorbereitung. Nehmen Sie folgende Punkte in den Vermerk auf:

• Anlass, Ziel und Zeitraum der Markterkundung sowie die getroffene Entscheidung, sie durchzuführen
• Auswahl der angesprochenen Unternehmen und die Begründung dieser Auswahl
• Der verwendete Fragenkatalog und die Nachweise, dass alle dieselben Unterlagen erhalten haben
• Protokolle der Gespräche und Vorführungen, einschließlich übergebener Unterlagen
• Auswertung mit der Zuordnung, welche Erkenntnis in welche Anforderung geflossen ist
• Feststellung zur Vorbefassung: welche Unternehmen sind betroffen, welche Ausgleichsmaßnahmen nach § 7 VgV wurden ergriffen
• Begründung jeder Anforderung, die den Wettbewerb einschränken könnte
• Angaben, die als Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis vertraulich zu behandeln sind und deshalb nicht in die Vergabeunterlagen übernommen werden

Der Vermerk ist keine Fleißarbeit für die Akte. Er ist Ihre Verteidigungslinie, wenn ein Bieter behauptet, die Leistungsbeschreibung sei auf einen Wettbewerber zugeschnitten.

Welche Fehler passieren in der Praxis am häufigsten?

Am häufigsten treten die folgenden acht Fehler auf. In der Praxis sehe ich sie regelmäßig in Unterlagen, die mir zur Prüfung vorgelegt werden.

1. Nur ein Unternehmen wird befragt. Meist der bisherige Wartungspartner. Das Ergebnis ist keine Marktkenntnis, sondern eine Bestätigung des Bestehenden.
2. Das Scheinverfahren. Ein Verfahren wird eingeleitet, um Preise zu ermitteln, und danach aufgehoben. § 28 Absatz 2 VgV verbietet das ausdrücklich.
3. Ungleiche Information. Ein Anbieter erhält vorab das Mengengerüst, die anderen erst im Termin. Damit ist die Gleichbehandlung dahin.
4. Kein Protokoll. Was mündlich besprochen wurde, lässt sich später weder belegen noch ausgleichen.
5. Produktfragen statt Funktionsfragen. Wer fragt, welches Modell empfohlen wird, bekommt eine Produktliste und keine Anforderung.
6. Übernahme fremder Textbausteine. Herstellerunterlagen wandern wörtlich in die Leistungsbeschreibung. Erkennbar an Alleinstellungsmerkmalen, die kein zweiter Anbieter erfüllt.
7. Falscher Umgang mit dem Projektanten. Entweder wird er ohne jeden Ausgleich zugelassen oder ohne Anhörung ausgeschlossen. Beides verstößt gegen § 7 VgV.
8. Zu spät begonnen. Die Markterkundung wird erst gestartet, wenn der Haushaltsansatz bereits feststeht. Dann steuert die Zahl die Anforderung und nicht umgekehrt.

Was übernehme ich als Fachplaner bei der Markterkundung?

Ich führe die Markterkundung als unabhängiger Dritter ohne Lieferinteresse durch. Konkret heißt das: Bedarf und Mengengerüst mit Ihren Fachabteilungen klären, den Fragenkatalog funktional aufbauen, den Teilnehmerkreis diskriminierungsfrei bilden, die Gespräche und Vorführungen moderieren und protokollieren, die Antworten in einer Anforderungsmatrix auswerten und daraus eine produktneutrale Leistungsbeschreibung samt Bewertungskriterien erstellen. Den Vergabevermerk bereite ich so vor, dass Ihre Vergabestelle jede Anforderung begründen kann. Die Ausführung selbst übernehmen die beauftragten Fachfirmen; meine fachliche Begleitung endet nicht mit dem Zuschlag, sondern reicht bis zur Abnahme. Einen Überblick über Verfahrensbegleitung und Leistungsbeschreibung finden Sie unter Ausschreibungen und Vergabe.

Checklisten und Leitfäden zur Vorbereitung von IT-Vergaben stelle ich kostenfrei bereit. Sie finden sie im Bereich Downloads.