Bei der Umstellung auf IP-gestützte Sprachtechnik entstehen die teuren Überraschungen selten bei den Telefonen am Arbeitsplatz. Sie entstehen bei den Anschlüssen, die niemand auf der Liste hatte: der Aufzugsnotruf, die Übertragungseinrichtung der Brandmeldeanlage, die Türsprechstelle mit Türöffner, die Rufanlage, der Faxanschluss eines Fachbereichs. Diese Anschlüsse hängen an Vorschriften, deren Einhaltung Sie nach der Umstellung nachweisen müssen. Fällt einer davon aus, ist das kein Komfortproblem, sondern ein Sicherheitsmangel. Dieser Beitrag behandelt genau diesen Teil der Umstellung. Wie Sie das Vergabeverfahren insgesamt aufsetzen, von der Bedarfsermittlung über das Leistungsverzeichnis bis zur Wertung, beschreibe ich im Leitfaden zur Ausschreibung einer Telefonanlage.

Welche Anschlüsse geraten bei der Umstellung auf IP in Gefahr?

Gefährdet sind alle Anschlüsse, die nicht von einem Menschen bedient werden, sondern von einem Gerät. Sie wurden meist vor vielen Jahren einmal aufgeschaltet, laufen seither unauffällig und stehen in keiner Nebenstellenliste. Erfassen Sie vor der Ausschreibung mindestens die folgenden Punkte, und zwar je Liegenschaft:

  • Aufzugsnotruf nach DIN EN 81-28, einschließlich Sprechstelle im Fahrkorb und Anbindung an die ständig besetzte Stelle
  • Übertragungseinrichtungen der Brandmeldeanlage zur Feuerwehr sowie Störungs- und Fernzugänge nach DIN 14675 und DIN VDE 0833
  • Türsprechstellen, Türöffner und Torsteuerungen, häufig über analoge Nebenstellen und potentialfreie Kontakte eingebunden
  • Rufanlagen nach DIN VDE 0834 in Pflege-, Sanitäts- und Betreuungsbereichen sowie Rufe aus barrierefreien Toiletten
  • Personennotsignalanlagen für gefährliche Alleinarbeit nach DIN VDE V 0825-1 und DGUV Regel 112-139
  • Alarmierungstechnik, etwa Notfall- und Gefahren-Reaktions-Systeme nach DIN EN 50726-1 (VDE 0827-1), die seit Juni 2025 den Teil 1 der Vornorm DIN VDE V 0827 abloest, Sirenensteuerungen und Beschallungsanlagen
  • Wähl- und Meldegeräte der Einbruchmeldetechnik, der Heizungs- und Kälteanlagen sowie der Gebäudeleittechnik
  • Faxanschlüsse, insbesondere dort, wo Fachverfahren oder externe Stellen sie noch voraussetzen

Diese Erhebung ist Sache des Auftraggebers, nicht des späteren Auftragnehmers. Wer sie den Bietern überlässt, erhält Angebote, die nicht vergleichbar sind, und Nachträge nach der Umstellung. Eine geordnete Bestandsaufnahme der vorhandenen Technik vor der Ausschreibung ist deshalb kein Vorlauf, sondern Grundlage der Leistungsbeschreibung.

Was ist beim Aufzugsnotruf nach DIN EN 81-28 zu beachten?

Der Aufzugsnotruf muss nach der Umstellung dieselbe Sprechverbindung zu einer ständig besetzten Stelle herstellen wie vorher, und er muss das auch bei Stromausfall tun. Die Betriebssicherheitsverordnung verlangt in Anhang 1 ein wirksames Zwei-Wege-Kommunikationssystem im Fahrkorb, DIN EN 81-28 beschreibt die technische Ausführung. Dazu gehören eine Notstromversorgung des Notrufgeräts, der selbsttätige Verbindungsaufbau nach einem Abbruch und wiederkehrende automatische Testrufe, die eine Störung des Übertragungswegs selbst melden.

Genau hier liegt das Risiko. Ein Notrufgerät, das bisher an einer ferngespeisten Leitung hing, hängt nach der Umstellung an einem Wandler, der Wandler am Datennetz und das Datennetz an der Stromversorgung des Gebäudes. Jede dieser Ebenen kann ausfallen, ohne dass es auffällt, denn der Ausfall zeigt sich erst, wenn jemand eingeschlossen ist. Legen Sie deshalb in der Leistungsbeschreibung fest, wer die durchgehende Funktion nachweist, wie der Testruf ausgewertet wird und an welche Stelle eine Störungsmeldung geht. Verlangen Sie eine gemeinsame Abnahme mit dem Aufzugswärter und dem Notrufdienstleister. Der Vertrag über den Notrufdienst läuft in aller Regel weiter, muss aber auf den neuen Übertragungsweg umgestellt und dokumentiert werden.

Wie gehen Sie mit der Übertragungseinrichtung der Brandmeldeanlage um?

Die Übertragungseinrichtung zur Feuerwehr gehört nicht in die Ausschreibung der Sprachtechnik, sie muss darin aber ausdrücklich auftauchen. Der Übertragungsweg zur Leitstelle wird durch die technischen Anschlussbedingungen der zuständigen Feuerwehr und durch den beauftragten Konzessionär bestimmt. Er darf nicht ohne Abstimmung über die neue Anlage oder über das allgemeine Datennetz der Verwaltung geführt werden. Nehmen Sie deshalb eine klare Abgrenzung in das Leistungsverzeichnis auf: Der Auftragnehmer der Sprachtechnik stellt die baulichen und elektrischen Voraussetzungen bereit, greift aber nicht in die Alarmübertragung ein.

Zu klären sind daneben die Nebenwege, die in der Praxis oft mit derselben Leitung verschwinden: die Störungsmeldung der Brandmeldezentrale, der Fernzugang des Wartungsunternehmens, die Aufschaltung der Einbruchmelde- und Aufzugstechnik. Auch die Ersatzstromversorgung ist zu betrachten. Die Überbrückungszeiten sind in DIN VDE 0833-1 festgelegt und richten sich unter anderem danach, ob eine Netzersatzanlage vorhanden ist. Eine neue Sprachtechnik darf diese Zeiten nicht unterlaufen, und sie darf keine zusätzliche Abhängigkeit schaffen, die in der Betrachtung der Meldeanlage bisher nicht enthalten war.

Landet der Notruf nach der Umstellung bei der richtigen Leitstelle?

Nur dann, wenn jeder Standort eine eigene, korrekt hinterlegte Rufnummer und eine eigene Notrufführung erhält. § 164 TKG und die Verordnung über Notrufverbindungen verpflichten den Anbieter, die Notrufverbindung zu der örtlich zuständigen Notrufabfragestelle zu vermitteln und dabei die Rufnummer des Anschlusses sowie die zur Ermittlung des Standortes erforderlichen Daten zu übermitteln. Die technischen Kriterien für Genauigkeit und Verlässlichkeit dieser Daten legt die Bundesnetzagentur in einer Technischen Richtlinie fest. Maßgeblich ist die Rufnummer, die Ihre Anlage nach außen sendet, nicht der Ort, an dem das Telefon tatsächlich steht.

Für Verwaltungen mit mehreren Liegenschaften an einer gemeinsamen Anlage ist das die kritischste Stelle der gesamten Umstellung. Wird der Sprachverkehr über einen zentralen Anschluss geführt, erscheint jeder Notruf aus jeder Außenstelle bei der Leitstelle des Hauptstandorts. Fordern Sie deshalb ausdrücklich:

  • eine standortbezogene Zuordnung der ausgehenden Rufnummer für Notrufe, dokumentiert je Nebenstelle
  • Erreichbarkeit der Notrufnummern mit und ohne Amtskennziffer, ohne Sperren und ohne Wählpause
  • eine Regelung für ortsveränderliche Endgeräte, also für Softclients, schnurlose Apparate und Mobilteile, einschließlich Hinweis an die Nutzenden oder Sperre
  • eine parallele Signalisierung des Notrufs an Pforte oder Hausleitstelle, soweit vorhanden
  • einen dokumentierten Abnahmetest je Standort, vorher mit der Leitstelle abgestimmt

Was passiert bei Stromausfall?

In der klassischen Anlage blieb ein Teil der Apparate über die Speisung aus dem Netz des Anbieters sprechfähig, in der IP-Technik gilt das nicht mehr. Jedes Endgerät hängt an einem Verteiler, jeder Verteiler an der Stromversorgung des Gebäudes und der Zugang nach außen an einem Übergabepunkt. Fällt der Strom, schweigt die Anlage, sofern Sie das nicht ausdrücklich anders bestellt haben.

Legen Sie deshalb vor der Ausschreibung fest, welche Bereiche wie lange sprechfähig bleiben müssen. Typisch sind Pforte, Hausleitstelle, Aufzugsnotruf, Rufanlage, Personennotsignal und die Arbeitsplätze des Krisenstabs. Aus dieser Festlegung ergeben sich die Anforderungen an die unterbrechungsfreie Stromversorgung in jedem betroffenen Verteilerraum, an die Anbindung an eine Netzersatzanlage, an die Überwachung der Batterien und an die wiederkehrende Prüfung im laufenden Betrieb. Ergänzend gehört eine Rückfallebene in die Planung, etwa ein vom Datennetz unabhängiger Anschluss an zentraler Stelle. Denken Sie dabei auch an die Kopplung zur Alarmierungstechnik und zu Rufanlagen nach DIN VDE 0834, die eigene Anforderungen an die Ersatzstromversorgung mitbringen und deren Funktion durch die Sprachtechnik nicht beeinträchtigt werden darf.

Wie beschreiben Sie Sonderanschlüsse produktneutral?

Über die geforderte Funktion, den anzuwendenden Normverweis und den nachzuweisenden Prüfschritt, nicht über die Bezeichnung einer Baugruppe. Die Produktneutralität ist oberschwellig in § 31 Abs. 6 VgV und unterschwellig in § 23 UVgO geregelt. Sie verbietet nicht, präzise zu sein. Sie verbietet, ein bestimmtes Erzeugnis vorzugeben.

Bewährt hat sich eine Tabelle je Sonderanschluss mit fünf Spalten: Bezeichnung und Standort, heutige Anschlussart, geforderte Funktion nach der Umstellung, anzuwendende Norm oder Anschlussbedingung, Nachweis bei der Abnahme. Aus dieser Tabelle wird das Leistungsverzeichnis, und aus denselben Zeilen wird später das Abnahmeprotokoll. Wo Sie den Markt nicht sicher einschätzen können, klärt eine Markterkundung nach § 28 VgV die Lage. Das Ergebnis gehört nach § 8 VgV in die Vergabedokumentation.

Regeln Sie außerdem die Schnittstellenverantwortung eindeutig. Bei Sonderanschlüssen treffen mehrere Gewerke aufeinander: Sprachtechnik, Aufzugstechnik, Brandmeldetechnik, Elektrotechnik, Netzbetrieb. Ist niemand benannt, der die durchgehende Funktion schuldet, verweisen die Beteiligten nach der Umstellung aufeinander. Genau das zu verhindern ist der Kern der Fachplanung: Eine Stelle verantwortet das Zusammenspiel und den Nachweis, die Ausführung übernehmen die beauftragten Fachfirmen.

Was treibt die Kosten der Sonderanschlüsse?

Nicht die Zahl der Nebenstellen, sondern die Zahl der Liegenschaften und die Zahl der normgebundenen Anschlüsse darin. Eine belastbare Zahl ergibt sich erst aus dem Mengengerüst, nicht aus Pauschalwerten je Arbeitsplatz. Die Kostentreiber lassen sich aber klar benennen:

  • Zahl der Standorte mit eigener Notrufführung und eigener Rufnummernzuordnung
  • Zahl und Art der Sonderanschlüsse je Liegenschaft sowie deren heutiger Zustand
  • Notwendigkeit eigener Übertragungswege für Alarmübertragung und Aufzugsnotruf
  • Umfang der unterbrechungsfreien Stromversorgung und die Anbindung an eine Netzersatzanlage
  • Zustand der vorhandenen Steuer- und Melderleitungen sowie der Verteilerräume
  • Prüf-, Abnahme- und Dokumentationsleistungen nach den jeweils einschlägigen Normen
  • Dauer des Parallelbetriebs während der Umstellung, insbesondere bei Anlagen, die nicht ausfallen dürfen
  • Wartung, Störungsdienst und wiederkehrende Prüfungen über die gesamte Vertragslaufzeit

Der Auftragswert ist nach den geltenden Vorgaben zu schätzen und umfasst Anlage, Endgeräte, Verkabelung, Sonderanschlüsse und Wartung über die gesamte Laufzeit. Erst wenn diese Punkte erhoben sind, ist die Kostenaussage tragfähig, und erst dann steht belastbar fest, ob der geschätzte Auftragswert den jeweils geltenden EU-Schwellenwert erreicht.

Fazit

Die Umstellung auf IP-gestützte Sprachtechnik verläuft an den Arbeitsplätzen meist unauffällig. Entschieden wird sie an den Anschlüssen, die im Ernstfall gebraucht werden: Aufzug, Brandmeldung, Alarmierung, Ruf, Notruf. Erfassen Sie diese Anschlüsse vollständig, ordnen Sie jedem eine Norm und einen Abnahmenachweis zu, klären Sie Standortkennung und Stromausfallverhalten vor der Veröffentlichung der Unterlagen. Dieser Aufwand entsteht ohnehin. Die einzige Frage ist, ob Sie ihn vor der Vergabe leisten oder danach im Nachtrag.