DECT oder WLAN-Telefonie im Rathaus: was beim Umstieg auf VoIP bleiben sollte
Die alte Telefonanlage wird gegen eine VoIP-Anlage getauscht. Im Angebot steht ein Satz, der harmlos klingt: „Die schnurlosen Telefone werden künftig über das WLAN betrieben.“ Was das bedeutet, merken der Hausmeister im Altbau, die Kollegin im Archiv im Keller und der Leiter des Bauhofs, der zwischen Halle und Hof pendelt, erst nach der Umstellung.
VoIP (Voice over Internet Protocol) heißt, dass die Telefonie über das Datennetz läuft statt über eigene Telefonleitungen. Für die schnurlosen Telefone gibt es dann zwei Wege. DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) ist der Funkstandard für schnurlose Telefone mit eigenem Funknetz aus Basisstationen. VoWLAN (Voice over WLAN) ist Telefonie über das WLAN (Wireless Local Area Network), also über dasselbe drahtlose Datennetz, das auch Laptops und Besprechungsräume versorgt. Dieser Beitrag hilft Hauptamt, der Abteilung für Informationstechnik (IT) und dem Gebäudemanagement bei der Entscheidung. Wie der Umzug der Telefonanlage selbst geplant wird, steht unter Telefonanlage für Rathaus-Umzug oder Neubau planen.
Wer im Rathaus wirklich mobil ist
Die meisten Beschäftigten einer Verwaltung arbeiten am Schreibtisch. Für sie passt ein festes Telefon oder ein Telefonprogramm am Rechner, ein sogenanntes Softphone, das sich auch beim Arbeiten von zu Hause nutzen lässt. Mobil im Haus sind wenige Rollen, und auf die kommt es an:
- Hausmeister und Haustechnik zwischen Keller, Dach, Sitzungssaal und Nebengebäuden,
- Botendienst, Archiv und Poststelle,
- Bauhof und Betriebshof, in Halle, Werkstatt und auf dem Gelände,
- Ordnungsamt und Außendienst, überwiegend unterwegs,
- Bürgerbüro, das zwar am Platz arbeitet, aber im Notfall schnell Hilfe braucht.
Für die Rollen im Gebäude ist DECT meist wirtschaftlich und im Betrieb übersichtlich. Wer überwiegend draußen ist, wie das Ordnungsamt, braucht ein Diensthandy im Mobilfunknetz. Ein DECT-Netz endet an der Grundstücksgrenze. Ein Softphone ersetzt umgekehrt kein stabiles Handgerät für den Hausmeister. Tragfähig ist oft eine abgestufte Lösung: DECT für die mobilen Rollen im Haus, Softphone und Festgerät am Schreibtisch, das Diensthandy für unterwegs.
Bleibt DECT beim Umstieg auf VoIP?
In vielen Fällen ja. Moderne DECT-Systeme arbeiten als DECT über IP. Die Funkstrecke zwischen Handgerät und Basisstation bleibt DECT, die Basisstationen hängen aber am Datennetz und an der VoIP-Anlage. IP steht für das Internet-Protokoll, die gemeinsame Sprache aller Geräte im Datennetz. Damit wird das DECT-Netz zugleich ein Netzwerkprojekt. Jede Basisstation braucht einen Netzwerkanschluss, meist mit Stromversorgung über das Kabel, Power over Ethernet (PoE). Die Basisstationen müssen untereinander abgestimmt arbeiten, damit Gespräche beim Gang durch das Haus nicht abreißen.
Eine vorhandene DECT-Anlage lässt sich unter Umständen über ein Übergangsgerät an die neue Anlage koppeln. Ob sich das lohnt, klärt die Bestandsaufnahme. Drei Fragen gehören dazu:
- Wird die Anlage noch unterstützt, gibt es Ersatzteile und Updates? Dazu der Beitrag Telefonanlage abgekündigt.
- Welche Verschlüsselung nutzt sie? Die frühen DECT-Verfahren gelten heute als unsicher. In einer Verwaltung sollten die neueren Verfahren mit AES (Advanced Encryption Standard), einem anerkannten Verschlüsselungsverfahren, verpflichtend gefordert werden.
- Passen Handgeräte, Basisstationen und Verwaltungssoftware zusammen, oder bindet das System an einen einzigen Hersteller?
Wer DECT über IP neu einführt, trifft eine Entscheidung für viele Jahre. Die Frequenzen dafür sind von der Bundesnetzagentur bis Ende 2035 zugeteilt, ohne Anmeldung und ohne Gebühren.
Altbau, Denkmal, Neubau: was das Gebäude mit dem Funk macht
Gebäude sind keine neutralen Funkräume. Dicke Wände, Stahlbeton, Brandschutztüren, Aufzugsschächte und Treppenhäuser dämpfen jedes Funksignal, auch DECT. Im Neubau kommt eine Eigenheit hinzu. Moderne Wärmeschutzfenster mit metallbedampftem Glas halten hohe Frequenzen besonders wirksam ab, das Mobilfunknetz von draußen kommt dann kaum noch ins Haus. In energetisch sanierten Gebäuden haben Funkdienste deshalb oft größere Schwierigkeiten als im unsanierten Altbau.
Im Denkmal zählt jede neue Leitung, weil Durchbrüche und sichtbare Installationen abgestimmt werden müssen. Hier hilft eine Funkplanung, die vor der Verkabelung steht. Für einen abgelegenen Flur kann ein DECT-Repeater reichen, der eine Funkzelle ohne neues Kabel verlängert. Er teilt sich allerdings die Kanäle mit seiner Basisstation, deshalb setze ich ihn nur gezielt ein. Was bei Denkmalschutz und Bausubstanz vor der Planung zu klären ist, steht im Ratgeber zur WLAN-Ausleuchtung.
Gemessen wird nicht am Grundriss, sondern im Gebäude, auf den echten Wegen und mit geschlossenen Türen. Archiv, Keller und Nebengebäude gehören ausdrücklich in die Liste der Versorgungsbereiche.
Stiller Alarm und Personen-Notsignal
Am Schalter im Bürgerbüro ist der stille Alarm über einen Taster das Mittel der Wahl. Er ist ein eigenes System, das ohne Signal am Ort Hilfe ruft. Was der Dienstherr dabei schuldet, steht unter Stiller Alarm im Bürgerbüro. Das schnurlose Telefon kann diesen Alarm ergänzen. Ein Alarmserver nimmt die Meldung entgegen und schickt sie als Textnachricht oder Gruppenruf mit Ortsangabe an Hausmeister und Kollegen. So wissen alle Zuständigen gleichzeitig, wo Hilfe gebraucht wird.
Wer allein und mit erhöhtem Risiko arbeitet, etwa im Bauhof oder als Hausmeister am Abend, braucht unter Umständen eine Personen-Notsignal-Anlage nach DIN VDE V 0825-1. Das Kürzel DIN VDE steht für Normen des Deutschen Instituts für Normung und des Verbands der Elektrotechnik. Viele dieser Anlagen nutzen DECT als Funknetz, weil die Alarmübertragung dort planbar ist und das Netz unter eigener Kontrolle steht. Auf dem Gelände und unterwegs kommen Lösungen über das öffentliche Mobilfunknetz nach DIN VDE V 0825-11 hinzu. Wann eine solche Anlage Pflicht ist, steht unter Personen-Notsignal-Anlagen für Bauhof und Kläranlage.
Der Notruf 112 nach der Umstellung
Ein Notruf zur 112 muss bei der richtigen Leitstelle ankommen, mit der richtigen Adresse. Bei zentralen VoIP-Anschlüssen und bei Telefonanlagen aus dem Rechenzentrum eines Anbieters geht genau das häufig schief. Der Notruf läuft über einen zentralen Standort, und die Leitstelle sieht die Adresse des Rathauses statt der des Bauhofs. Das Notrufrouting je Standort gehört deshalb ausdrücklich in die Ausschreibung und in den Probebetrieb.
Zu klären ist auch, wie ein Notruf abgesetzt wird, wenn die Anlage, die Internetanbindung oder der Strom teilweise ausfällt. Die Basisstationen hängen am Netzwerkverteiler. Läuft dieser nicht über eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), kann die Telefonanlage weiterlaufen, während die Funkversorgung ausfällt. Welche Rückfallebenen eine Verwaltung braucht, steht unter Wenn die IT steht.
Vorsicht bei der WLAN-Telefonie des Mobilfunkvertrags, oft Wi-Fi Calling genannt. Sie scheint das Problem schlechter Mobilfunkversorgung im Haus zu lösen, verlegt aber Sprache und Notruf in das eigene WLAN. Dann gelten dieselben Anforderungen an Ausleuchtung, Zellwechsel und Vorrang für Sprache wie bei jeder WLAN-Telefonie.
Wann passt WLAN-Telefonie?
WLAN-Telefonie kann gut funktionieren. Voraussetzung ist ein WLAN, das ausdrücklich für Sprache geplant ist, mit durchgehender Ausleuchtung, schnellem Wechsel zwischen den Zugangspunkten, Vorrang für Sprachdaten und einer Abnahme unter realer Last. Dazu kommt eine klare Zuständigkeit, denn ein Sprachproblem im WLAN kann im Telefon, im Zugangspunkt, in der Netzwerkeinstellung oder in der Anlage liegen. Die Fehlersuche ist aufwendiger als in einem eigenen DECT-Netz.
Sinnvoll ist WLAN-Telefonie vor allem dort, wo Beschäftigte ohnehin mit Smartphone oder Tablet und Fachanwendungen arbeiten und das Telefon Teil dieser Anwendungen sein soll. Dann kommt eine Geräteverwaltung für die mobilen Geräte hinzu, mit eigenen Kosten.
Wann DECT, wann WLAN-Telefonie?
| Lage in der Verwaltung | Eher DECT | Eher WLAN-Telefonie |
|---|---|---|
| Hausmeister, Haustechnik, Archiv im eigenen Gebäude | ja | nur bei geplantem Sprach-WLAN |
| Altbau oder Denkmal mit wenig Kabelwegen | ja, mit Funkplanung vor der Verkabelung | eher nein |
| Handgeräte sollen stille Alarme oder Gruppenrufe empfangen | ja | nur mit Nachweis im Probebetrieb |
| Personen-Notsignal im Gebäude | ja, häufig gemeinsames Funknetz | nur mit eigener Prüfung |
| Mobile Fachanwendungen auf demselben Gerät | nein | ja |
| Ordnungsamt und Außendienst | nein | nein, Diensthandy im Mobilfunknetz |
| Schreibtischarbeitsplatz | nein | nein, Festgerät oder Softphone |
Wie gehen Sie vor?
- Rollen erfassen. Wer ist wo mobil, wer arbeitet allein, wer soll Alarme empfangen?
- Versorgungsbereiche festlegen, mit Keller, Archiv, Sitzungssaal, Nebengebäuden und Bauhof.
- Bestand aufnehmen. Alte DECT-Anlage, Verschlüsselung, Ersatzteile, Verkabelung, Netzwerkverteiler, Stromversorgung über das Kabel und unterbrechungsfreie Stromversorgung.
- Notruf je Standort und Rückfallebenen bei Ausfall festlegen.
- Personalrat früh beteiligen, wenn Handgeräte Alarme, Standorte oder Protokolle verarbeiten.
- Produktneutral ausschreiben, mit gleichzeitigen Gesprächen, Zellwechsel im Gespräch, Verschlüsselung und Messprotokoll als Abnahmekriterien. Anlass und Ablauf stehen im Leitfaden zur Ausschreibung der Telefonanlage.
- Im Probebetrieb jeden Weg testen, vom Notruf aus dem Bauhof bis zum stillen Alarm am Schalter, mit Protokoll.
Ausführlich behandle ich das in meinem Buch „DECT versus VoWLAN“.
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Ich plane Telefonanlagen und die Umstellung auf VoIP für öffentliche Auftraggeber: von der Bestandsaufnahme über die herstellerneutrale Leistungsbeschreibung und die Angebotswertung bis zur Abnahme. Ich verkaufe keine Technik und vertrete allein Ihre Interessen als Auftraggeber. Sie können mich auch für einzelne Leistungsphasen beauftragen.
Fachplanung ist eine freiberufliche Leistung. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt dafür je nach Land § 50 UVgO oder eigenes Landesrecht; Kommunen in Nordrhein-Westfalen vergeben seit 2026 nach § 75a GO NRW und gegebenenfalls nach ihrer eigenen Vergabesatzung. Ob eine Direktvergabe möglich ist, hängt davon ab, was in Ihrem Land und Ihrer Kommune gilt; ich nenne Ihnen gern den üblichen Weg.
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Thomas Svilar, Fachplaner für Informations- und Telekommunikationstechnik
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