Der Vertrag für Ihre Telefonanlage endet in wenigen Wochen, das Verfahren für die Nachfolge steckt fest, und der bisherige Anbieter hat die Wartung zum Vertragsende gekündigt. Die Lage ist unangenehm, aber beherrschbar. Entscheidend ist, dass Sie zwei Baustellen trennen: die kurzfristige Sicherung der Anschlussversorgung und die ordentliche Neuvergabe. Wer beides vermischt, handelt sich einen Übergangsvertrag ein, der die spätere Ausschreibung vorwegnimmt und den Bestandsanbieter festschreibt.

Ich beschreibe den vergaberechtlichen Rahmen nach dem Stand Juli 2026 und vor allem das, was in der Praxis entscheidet: die fachliche Ausgestaltung der Übergangsleistung. Die rechtliche Bewertung des Einzelfalls gehört in Ihre Rechtsabteilung.

Warum entsteht diese Lücke so häufig?

Weil bei Telekommunikationsverträgen mehrere Fristen ineinandergreifen, die in kaum einem Haus an einer Stelle zusammenlaufen.

  • Kündigungsfrist versäumt. Miet- und Wartungsverträge verlängern sich oft automatisch, obwohl längst neu zu vergeben wäre.
  • Das Verfahren zieht sich. Gremienbeschlüsse, Haushaltssperren, Rügen, ein Nachprüfungsverfahren oder die Aufhebung kosten Monate.
  • Der Anbieter kündigt die Wartung. Läuft der Herstellersupport für eine ältere Anlagengeneration aus, entfallen zugesicherte Reaktionszeiten.
  • Ersatzteile werden knapp. Bei abgekündigten Systemen stammen Baugruppen aus dem Gebrauchtmarkt, und niemand sichert das über Jahre zu.
  • Zuständigkeiten wechseln. Vertrag bei der Vergabestelle, Technik im IT-Bereich, Rechnung im Fachamt: Niemand führt die Restlaufzeit.

Welche dieser Ursachen vorliegt, entscheidet darüber, ob Sie sich auf eine Dringlichkeit berufen können.

Ist die Verlängerung des Altvertrags nicht der einfachste Weg?

Nur dann, wenn der Vertrag eine Verlängerungsoption enthält, die bereits in den ursprünglichen Vergabeunterlagen stand.

Maßstab ist § 132 GWB. Nach § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GWB sind Änderungen ohne neues Vergabeverfahren zulässig, wenn sie in klar und eindeutig formulierten Überprüfungsklauseln vorgesehen waren. Wer eine solche Option vereinbart und noch nicht gezogen hat, zieht sie jetzt. Fehlt die Klausel, kommt eine Änderung ohne neues Verfahren nur noch über § 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 GWB in Betracht, wenn der Änderungsbedarf auf Umständen beruht, die der Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte, der Gesamtcharakter unverändert bleibt und der Preis um höchstens 50 Prozent des ursprünglichen Auftragswerts steigt, oder über die Bagatellregelung des § 132 Abs. 3 GWB: unveränderter Gesamtcharakter, keine Überschreitung der Schwellenwerte nach § 106 GWB und bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen höchstens zehn Prozent des ursprünglichen Auftragswerts. Bei laufender Anlagenbetreuung ist dieser Spielraum nach wenigen Monaten aufgebraucht.

Wird der Vertrag stillschweigend fortgeführt, liegt eine wesentliche Änderung und damit eine Vergabe ohne Verfahren vor. Oberhalb der Schwellenwerte kann ein solcher Vertrag nach § 135 GWB von Anfang an unwirksam sein. Dann trägt weder der alte noch ein neuer Vertrag.

Schlecht: „Der Wartungsvertrag wird bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens fortgeführt.“
Besser: „Der Auftraggeber übt die in Ziffer X des Vertrags vereinbarte Verlängerungsoption über zwölf Monate zum TT.MM.JJJJ aus. Eine weitere Verlängerung ist nicht vorgesehen.“

Welche Verfahren stehen Ihnen unter Zeitdruck offen?

Drei Wege, die Sie in dieser Reihenfolge prüfen. Die ersten beiden gelten oberhalb der Schwellenwerte, wobei der zweite deutlich strengere Voraussetzungen stellt als der erste; der dritte gilt unterhalb der Schwellenwerte und folgt eigenen, weniger strengen Maßstäben.

Stufe 1: Fristverkürzung im regulären Verfahren

Diese Stufe wird regelmäßig übersehen. Bei hinreichend begründeter Dringlichkeit darf die Angebotsfrist im offenen Verfahren nach § 15 Abs. 3 VgV auf mindestens 15 Tage verkürzt werden. Im nicht offenen Verfahren sind nach § 16 Abs. 3 und Abs. 7 VgV eine Teilnahmefrist von mindestens 15 Tagen und eine Angebotsfrist von mindestens 10 Tagen möglich.

Der entscheidende Punkt: Die hinreichend begründete Dringlichkeit der Fristverkürzung ist ein deutlich niedrigerer Maßstab als die äußerste Dringlichkeit der Vergabe ohne Wettbewerb. Sie verlangt weder ein unvorhersehbares Ereignis noch fehlende Zurechenbarkeit.

Stufe 2: Interimsvergabe im Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb

Reicht das nicht, kommt § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV in Betracht. Die Vorschrift erlaubt das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb, wenn „äußerst dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die der betreffende öffentliche Auftraggeber nicht voraussehen konnte“, die Einhaltung der Mindestfristen nicht zulassen. Der Nachsatz ist der kritische: „die Umstände zur Begründung der äußersten Dringlichkeit dürfen dem öffentlichen Auftraggeber nicht zuzurechnen sein“.

Drei Voraussetzungen müssen also zusammen vorliegen: eine objektiv zwingende zeitliche Notlage, ein unvorhersehbares Ereignis als Ursache und die fehlende Zurechenbarkeit zu Ihrem Haus. Als Ausnahme vom offenen Marktzugang ist die Vorschrift eng auszulegen.

Sie trägt außerdem keine automatische Beschränkung auf einen Anbieter. Die Vergabekammer Südbayern hat mit Beschluss vom 26.06.2023 (Az. 3194.Z3-3_01-23-9) klargestellt, dass Dringlichkeit für sich genommen kein technisches Alleinstellungsmerkmal begründet. Wer nur den Bestandsanbieter anspricht, braucht eine eigene, belegte Begründung, etwa den Alleinbesitz von Zugangsdaten oder Ersatzteilen.

Stufe 3: Unterhalb der Schwellenwerte

Hier führt der Weg über § 8 Abs. 4 Nr. 9 UVgO. Zulässig ist die Verhandlungsvergabe, wenn „die Leistung aufgrund von Umständen, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte, besonders dringlich ist und die Gründe für die besondere Dringlichkeit nicht dem Verhalten des Auftraggebers zuzurechnen sind“. Nach § 12 UVgO fordern Sie grundsätzlich mindestens drei Unternehmen auf; nur bei einem der Tatbestände des § 8 Abs. 4 Nr. 9 bis 14 UVgO darf auf ein einziges beschränkt werden.

Was gilt, wenn die Verzögerung Ihrem Haus zuzurechnen ist?

Dann tragen die Dringlichkeitstatbestände in der Regel nicht, und Sie müssen den Schaden begrenzen statt ihn zu vergrößern.

Die Vergabekammer des Bundes hat mit Beschluss vom 20.07.2022 (VK 2-60/22) entschieden, dass Verzögerungen in einem regulären Vergabeverfahren keine akute Gefahrenlage begründen und dem Auftraggeber regelmäßig zuzurechnen sind, ohne dass es auf ein Verschulden ankommt. Für die unmittelbare Daseinsvorsorge hat das Bayerische Oberste Landesgericht mit Beschluss vom 31.10.2022 (Verg 13/22) eng begrenzte Ausnahmen anerkannt. Eine Telefonanlage der allgemeinen Verwaltung fällt selten darunter. Eine Anlage mit angebundener Notrufkette, Aufzugnotruf nach DIN EN 81-28, Rufanlage nach DIN VDE 0834 oder Notfall- und Gefahren-Reaktions-System nach DIN EN 50726-1 (VDE 0827-1), die seit Juni 2025 die Vornorm DIN VDE V 0827-1 ersetzt, kann anders zu bewerten sein, und genau diese Abhängigkeiten gehören belegt in die Akte.

Praktisch heißt das: so wettbewerblich beschaffen wie unter den Umständen möglich, Laufzeit so kurz wie möglich, jeden Schritt nach § 8 VgV dokumentieren, Neuvergabe sofort beginnen. Oberhalb der Schwellenwerte hilft die freiwillige Bekanntmachung nach § 135 Abs. 3 GWB: Wird die Absicht zum Vertragsschluss veröffentlicht und der Vertrag frühestens zehn Kalendertage danach geschlossen, ist er vor der nachträglichen Feststellung der Unwirksamkeit geschützt. Die Informationspflicht nach § 134 Abs. 3 GWB entfällt beim dringlichkeitsbedingten Verfahren, die Vergabebekanntmachung nach § 39 VgV binnen 30 Tagen bleibt.

Wie lange darf die Interimsleistung laufen?

So lang wie nötig und so kurz wie möglich, bemessen an der Zeit, die ein ordnungsgemäßes Verfahren braucht.

Die Spruchpraxis erkennt Laufzeiten von drei bis sechs Monaten bis hin zu etwa einem Jahr regelmäßig als verhältnismäßig an; die Vergabekammer Niedersachsen hat 24 Monate als zu lang beanstandet (VgK-16/2023). Wichtiger als die Zahl ist die Herleitung: Sie rechnen die Dauer des geplanten Verfahrens rückwärts durch und begründen daraus den Endtermin. Für den Vertrag folgt daraus:

  • festes Enddatum, nicht die Formel „bis zum Wirksamwerden des Nachfolgevertrags“,
  • höchstens eine einmalige, kurze und allein durch Sie ausübbare Verlängerungsoption,
  • Kündigungsrecht zugunsten des Auftraggebers mit kurzer Frist, falls die Neuvergabe früher abgeschlossen ist,
  • keine Mindestabnahmemengen und keine Bindung für Lizenzen oder Endgeräte über das Interimsende hinaus.

Was gehört fachlich in die Interimsleistung?

Alles, was den sicheren Weiterbetrieb trägt, und nichts, was die Neuvergabe belastet.

  • Weiterbetrieb und Entstörung: Störungsannahme mit definierten Zeiten, gestaffelte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nach Störungsklassen, Eskalationsweg mit benannten Ansprechpartnern.
  • Ersatzteile: Verfügbarkeit für den gesamten Zeitraum zugesichert, ausdrücklich auch aufbereiteter Baugruppen, samt Regelung für nicht mehr beschaffbare Teile.
  • Fernwartung und Sicherheitsstände: protokollierter, jederzeit durch Sie sperrbarer Zugang mit benannten Berechtigten; sicherheitsrelevante Softwarestände in vereinbarter Frist mit Rückfallebene.
  • Laufende Änderungen: Nebenstellen, Berechtigungen und Rufumleitungen als Abrufleistung mit festen Einheitspreisen.
  • Sonderfunktionen: Fortbestand der Kopplungen zu Rufanlage, Alarmierung, Aufzugnotruf, Türsprechstellen und Zeiterfassung mit Funktionsprüfung nach jedem Eingriff. Bei Anlagen nach DIN VDE 0834 oder DIN EN 50726-1 (VDE 0827-1) gehört die wiederkehrende Prüfung in den Leistungsumfang.
  • Barrierefreiheit: Der Stand bedienbarer Arbeitsplätze darf sich nicht verschlechtern; die EN 301 549 gilt weiter.
  • Datenherausgabe und Migrationspfad: Rufnummernplan, Konfigurationsdaten, Berechtigungskonzept und Anlagendokumentation in auswertbarer Form, Mitwirkung bei Portierung und Parallelbetrieb, verbindliche Zeitfenster für Umschaltungen.
  • Rückgabe: Übergabeprotokoll, Löschung personenbezogener Daten und aller Zugänge, Rückgabe von Leihgeräten.

Gegen die Bindungswirkung helfen drei Klauseln: Ausschluss jedes Vorrechts für die Folgevergabe, freie Verwendbarkeit aller Konfigurations- und Bestandsdaten im Vergabeverfahren, und eine Investitionsbremse, nach der Beschaffungen mit Bindung über das Interimsende hinaus Ihrer Zustimmung in Textform bedürfen. Den Wissensvorsprung des Bestandsanbieters gleichen Sie aus, indem Sie diese Daten allen Bietern bereitstellen.

Wie setzen Sie die Neuvergabe parallel auf?

Am ersten Tag des Interims, nicht am letzten.

Die Reihenfolge ist immer dieselbe: Bestandsaufnahme und Mengengerüst, Zielbild und Betriebsmodell, Markterkundung nach § 28 VgV, produktneutrale Leistungsbeschreibung nach § 31 Abs. 6 VgV beziehungsweise § 23 UVgO, Wertungsmatrix, Vertragsunterlagen, Bekanntmachung. Nutzen Sie dabei das Interim, um die Datenlage zu verbessern: Ein sauberes Mengengerüst ist der stärkste Hebel für vergleichbare Angebote. Vertiefend dazu: Telefonanlage ausschreiben, Markterkundung nach § 28 VgV, Wertungsmatrix erstellen, EVB-IT-Vertragstyp auswählen und Wartungsvertrag ausschreiben.

Wie sieht ein belastbarer Zeitplan aus?

Rechnen Sie rückwärts vom Vertragsende und setzen Sie nur dort feste Zahlen ein, wo das Gesetz sie vorgibt.

Fest sind allein die Mindestfristen: im offenen Verfahren 35 Tage Angebotsfrist, bei begründeter Dringlichkeit 15 Tage; im nicht offenen Verfahren 30 Tage Teilnahmefrist (verkürzt 15) und 30 Tage Angebotsfrist (verkürzt 10). Hinzu kommt die Wartefrist nach § 134 Abs. 2 GWB von 15 Kalendertagen, bei elektronischer Versendung 10 Kalendertagen.

Alles Übrige ist hausindividuell und aus eigenen Erfahrungswerten zu belegen: Vorbereitung der Unterlagen, Abstimmung mit Personalvertretung und Datenschutz, Gremienbeschluss, Wertung der Angebote, technische Umstellung mit Rufnummernportierung und Einweisung der Beschäftigten. Genau diese Blöcke gehören in die Begründung der Interimslaufzeit, denn sie machen nachvollziehbar, warum ein kürzerer Zeitraum nicht ausreicht.

Welche Fehler sehe ich immer wieder?

Sechs, und alle sechs sind vermeidbar.

  1. Der Altvertrag läuft stillschweigend weiter. Der begründete und dokumentierte Übergangsvertrag ist immer besser als das Aussitzen.
  2. Das Interim hat kein festes Ende. Formulierungen wie „bis zur Neuvergabe“ nehmen Ihnen den Druck und dem Vertrag die Rechtfertigung.
  3. Nur der Bestandsanbieter wird gefragt. Ohne Begründung, warum kein anderes Unternehmen im Zeitfenster leisten kann, hält das keiner Prüfung stand.
  4. Dringlichkeit wird als Alleinstellungsmerkmal ausgegeben. Zwei getrennte Tatbestände mit getrennten Nachweisen.
  5. Das Interim wird mit Investitionen beladen. Lizenzen mit mehrjähriger Bindung oder Endgeräte für nur ein System entwerten die Neuvergabe.
  6. Die Dokumentation entsteht erst im Nachprüfungsverfahren. Der Vergabevermerk nach § 8 VgV ist fortlaufend zu führen. Nachträgliche Begründungen wirken genau so, wie sie entstanden sind.

Wie ich Sie dabei unterstütze

Ich prüfe die Vertrags- und Fristenlage, entwerfe die Leistungsbeschreibung für die Übergangsleistung, liefere die technische Begründung für Dringlichkeit und Laufzeit und setze parallel die Neuvergabe auf. Die Ausführung übernehmen die beauftragten Fachfirmen, die fachliche Begleitung bis zur Abnahme bleibt bei mir. Das ist eine freiberufliche Leistung nach § 50 UVgO und phasenweise beauftragbar. Mehr dazu unter Ausschreibungen und Vergabe und TK-Fachplanung; Checklisten stehen unter Downloads bereit.