Der Brief kommt meist über den Wartungspartner und ist zwei Absätze lang: Für Ihre Telefonanlage endet der Herstellersupport zu einem Datum in achtzehn oder vierundzwanzig Monaten. Empfohlen wird der Umstieg auf die Nachfolgegeneration. Ein Angebot liege bei. In vielen Verwaltungen wandert dieser Brief in die Ablage, weil die Anlage ja läuft. Achtzehn Monate später ist keine Zeit mehr für ein ordentliches Verfahren, und genau dann wird es teuer. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, was die Abkündigung tatsächlich bedeutet, welche drei Wege offenstehen und wie Sie den Zeitplan rückwärts aufsetzen.

Was bedeutet abgekündigt eigentlich genau?

Hersteller unterscheiden mehrere Stufen, und die Begriffe werden nicht einheitlich verwendet. Für Ihre Planung zählen drei Zeitpunkte, die Sie sich schriftlich bestätigen lassen sollten:

  • Ende des Vertriebs. Das System wird nicht mehr neu verkauft. Bestehende Anlagen laufen weiter, Erweiterungen sind oft noch möglich, manchmal nur aus Restbeständen.
  • Ende der Softwarepflege. Es erscheinen keine Aktualisierungen mehr, auch keine Sicherheitsaktualisierungen. Dieser Zeitpunkt ist der kritische, nicht das Vertriebsende.
  • Ende des Supports. Der Hersteller nimmt keine Störungsmeldungen mehr an, Ersatzteile gibt es nur noch aus dem Lager des Wartungspartners oder vom Gebrauchtmarkt.

Fragen Sie Ihren Wartungspartner nach allen drei Daten und lassen Sie sich zusätzlich bestätigen, ob und wie lange er die Anlage nach dem Herstellersupport noch betreut. Manche Partner bieten eine verlängerte Betreuung an, andere kündigen den Wartungsvertrag zum Supportende. Diese Auskunft bestimmt, wie viel Zeit Sie wirklich haben.

Warum ist das Aussitzen keine Option?

Eine Telefonanlage ohne Sicherheitsaktualisierungen ist ein erreichbares System im Netz der Verwaltung, für das bekannte Schwachstellen nicht mehr geschlossen werden. Für eine öffentliche Stelle ist das schwer zu rechtfertigen, insbesondere wenn Fachverfahren und Telefonie im selben Netz liegen.

Dazu kommt die Verfügbarkeit. Fällt eine Baugruppe aus und ist kein Ersatz mehr beschaffbar, steht nicht nur die Telefonie. In vielen Häusern hängen an der Anlage auch Aufzugsnotrufe, Übertragungswege von Brandmeldeanlagen, Türsprechstellen und die Alarmierung. Welche Abhängigkeiten das im Einzelnen sind, beschreibe ich im Beitrag zu den Sonderanschlüssen bei der IP-Umstellung.

Der dritte Punkt ist wirtschaftlicher Natur. Wer unter Zeitdruck beschafft, verhandelt schlecht. Ein Anbieter, der weiß, dass Sie in vier Monaten umstellen müssen, hat wenig Anlass, Ihnen entgegenzukommen.

Welche drei Wege stehen offen?

Weg 1: Aktualisierung der vorhandenen Anlage. Der Hersteller bietet einen Übergang auf die Nachfolgegeneration an, oft mit Anrechnung vorhandener Lizenzen. Der Aufwand ist gering, die Umstellung schnell, die Nutzer merken wenig. Der Preis dafür ist die Fortschreibung der Bindung an einen Anbieter, meist für weitere sieben bis zehn Jahre.

Weg 2: Neubeschaffung gleicher Bauart. Sie beschaffen ein neues System, bleiben aber bei der bekannten Technik. Das ist selten sinnvoll, wenn nicht ohnehin Weg 1 möglich ist.

Weg 3: Neuausschreibung im Wettbewerb. Sie nutzen den Anlass für eine offene Marktbetrachtung. Der Aufwand ist am größten, das Ergebnis aber auch: aktueller Marktpreis, freie Wahl des Betriebsmodells und die Möglichkeit, den Zuschnitt an den heutigen Bedarf anzupassen statt an den von vor zehn Jahren.

Welcher Weg passt, hängt weniger vom Preis als von der Frage ab, wie zufrieden Sie mit dem heutigen System sind und wie stark sich Ihr Bedarf geändert hat. Ein Haus, das inzwischen mobil arbeitet, Videokonferenzen nutzt und Bürgerdienste telefonisch anders organisiert, wird mit der Fortschreibung des Alten selten glücklich.

Darf ich beim bisherigen Hersteller einfach nachbestellen?

Das ist die vergaberechtlich heikelste Frage, und sie wird in der Praxis häufig zu schnell mit Ja beantwortet. Maßgeblich sind zwei getrennte Punkte.

Handelt es sich um die Änderung eines laufenden Vertrags, richtet sich die Zulässigkeit nach § 132 GWB. Dort ist geregelt, unter welchen Voraussetzungen ein bestehender Auftrag ohne neues Verfahren geändert werden darf, etwa bei unvorhersehbaren Umständen mit unverändertem Gesamtcharakter oder im Rahmen der Bagatellregelung.

Ist es dagegen ein neuer Auftrag, und das ist die Ablösung einer Anlage in aller Regel, brauchen Sie ein Verfahren. Eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb allein mit der Begründung, es sei ja die vorhandene Technik, trägt nicht. Die Ausnahmen für den Fall, dass nur ein bestimmtes Unternehmen die Leistung erbringen kann, sind eng gefasst und setzen voraus, dass es tatsächlich keine vernünftige Alternative gibt und die fehlende Alternative nicht auf einer künstlichen Einengung der Anforderungen beruht. Eine gewachsene Anbieterbindung ist für sich genommen kein technischer Grund in diesem Sinne.

Praktisch heißt das: Wenn Sie den bisherigen Weg fortsetzen wollen, brauchen Sie eine belastbare, dokumentierte Begründung. Sie entsteht aus einer Markterkundung nach § 28 VgV, in der Sie zeigen, welche Alternativen es gibt und warum sie ausscheiden. Diese Dokumentation ist auch dann sinnvoll, wenn Sie am Ende doch ausschreiben, denn sie ist die Grundlage Ihrer Leistungsbeschreibung.

Wie sieht der Zeitplan aus?

Planen Sie rückwärts vom Ende der Softwarepflege, nicht vom Ende des Supports. Für eine Neuausschreibung mit Umstellung sollten Sie mit etwa achtzehn Monaten rechnen:

  1. Monat 1 bis 3: Bestandsaufnahme und Bedarf. Was ist installiert, was hängt daran, was wird künftig gebraucht?
  2. Monat 4 bis 5: Markterkundung. Welche Lösungen und Betriebsmodelle sind verfügbar, welche Preisstrukturen üblich?
  3. Monat 6 bis 9: Vergabeunterlagen. Leistungsbeschreibung, Preisblatt, Wertungsmatrix, Vertrag. Parallel dazu die Beschlussfassung, sofern der Rat zu beteiligen ist.
  4. Monat 10 bis 13: Verfahren. Veröffentlichung, Bieterfragen, Wertung, Zuschlag. Oberhalb der EU-Schwelle sind die Fristen länger.
  5. Monat 14 bis 18: Umsetzung. Feinplanung, Aufbau, Migration je Standort, Schulung, Abnahme.

Kommt der Abkündigungsbrief erst zwölf Monate vor dem Stichtag, wird es eng. Dann kommt eine befristete Überbrückung in Betracht, damit Sie das eigentliche Verfahren ordentlich führen können. Die Voraussetzungen dafür beschreibe ich im Beitrag Vertrag läuft aus: Interimsvergabe. Wichtig ist: Eine Überbrückung ist die Ausnahme und muss befristet, begründet und dokumentiert sein.

Was gehört in die Bestandsaufnahme?

Sie ist die Grundlage jeder der drei Entscheidungen und lässt sich in wenigen Wochen erstellen:

  • Standorte, Anzahl und Art der Anschlüsse, Endgerätetypen und deren Alter
  • Alle Sonderanschlüsse: Aufzugsnotruf, Brandmelde- und Einbruchmeldeübertragung, Türsprechstellen, Faxwege, Alarmierungskopplung
  • Vorhandene Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist, getrennt nach Anlage, Wartung und Netzanschluss
  • Verkabelung und Netztechnik: reicht die vorhandene Anbindung für IP-Telefonie mit der geforderten Verfügbarkeit?
  • Stromversorgung und Notstrom, denn die Erreichbarkeit im Notbetrieb hängt daran
  • Fachverfahren mit Telefoniebezug, etwa Bürgerbüro-Aufrufsysteme oder Leitstellentechnik

Diese Aufnahme brauchen Sie ohnehin, gleich welchen Weg Sie wählen. Sie ist deshalb der erste Schritt, den Sie unabhängig von der Grundsatzentscheidung starten können.

Welche Fehler sehe ich am häufigsten?

  • Das Angebot des Wartungspartners wird zur Entscheidungsgrundlage. Es beschreibt naturgemäß einen Weg. Ob er der wirtschaftlichste ist, lässt sich ohne Marktvergleich nicht sagen.
  • Nur die Investition wird gerechnet. Entscheidend sind die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer einschließlich Lizenzen, Wartung und Betrieb. Der Vergleich der Modelle steht in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung.
  • Die Sonderanschlüsse werden vergessen. Sie tauchen erst bei der Migration auf und kosten dann Zeit und Geld, die niemand eingeplant hat.
  • Der Rat wird zu spät beteiligt. Wenn die Beschlussfassung erst nach dem Verfahren ansteht, verlieren Sie ein Quartal. Wie eine tragfähige Vorlage aussieht, steht unter Beschlussvorlage für ITK-Projekte.
  • Die Abkündigung wird als reines Technikthema behandelt. Sie ist der beste Anlass, den Bedarf grundsätzlich zu prüfen. Diese Gelegenheit kommt erst in zehn Jahren wieder.

Wie unterstütze ich Sie?

Ich erstelle die Bestandsaufnahme, führe die Markterkundung durch, arbeite die Entscheidungsgrundlage für Verwaltungsführung und Rat aus und begleite anschließend das Vergabeverfahren bis zur Abnahme. Die Ausführung übernehmen die beauftragten Unternehmen, ich bin an keinen Hersteller und keinen Errichter gebunden. Als freiberufliche Leistung ist die Unterstützung nach § 50 UVgO direkt beauftragbar, auch phasenweise, etwa zunächst nur für die Bestandsaufnahme. Den vollständigen Ablauf einer TK-Vergabe finden Sie im Leitfaden zur Ausschreibung einer Telefonanlage.

Alle Rechtsangaben geben den Stand August 2026 wieder. Die Zulässigkeit einer Vertragsänderung oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb ist immer im Einzelfall zu prüfen, bei Bedarf gemeinsam mit einer vergaberechtlich beratenden Kanzlei.