Ratgeber
Beiträge für Vergabestellen, IT-Leitungen und Hauptämter: was vor einer Ausschreibung zu klären ist, welche Normen gelten und woran Vorhaben häufig hängen.
Telefonanlagen und VoIP
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DECT oder WLAN-Telefonie im Rathaus: was beim Umstieg auf VoIP bleiben sollte
Wenn das Rathaus auf eine VoIP-Telefonanlage umsteigt, steht die Frage nach den schnurlosen Telefonen oft nur in einem Nebensatz. Für wen DECT bleiben sollte, …
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DECT oder WLAN-Telefonie in der Schule: was im Schulalltag trägt
Hausmeister und Sekretariat brauchen in der Schule ein Telefon, das überall funktioniert. Wann dafür DECT die bessere Wahl ist und wann die Telefonie über …
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Wie Kommunen mit Vertragscontrolling ihre TK-Kosten senken
Die Telefonrechnung einer Verwaltung liest niemand. Sie wird sachlich richtig gezeichnet, verbucht und abgelegt, Monat für Monat, oft seit Jahren. Genau deshalb gehört sie …
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KI-Telefonassistent im Bürgeramt: was gilt und was in die Ausschreibung gehört
Im Bürgeramt klingelt das Telefon. Fünfzehn Anrufende in der Warteschleife, zwei besetzte Plätze, und die Hälfte der Fragen lautet: Welche Unterlagen brauche ich für …
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Telefonanlage für Rathaus-Umzug oder Neubau rechtzeitig planen
Der Umzugstermin steht seit zwei Jahren fest. Die Möbel sind bestellt, der Schlüsselplan liegt vor, der Bürgermeister hat den Termin für die Einweihung im …
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Telefonanlage mieten, leasen oder kaufen? Was im kommunalen Haushalt wirklich zählt
Das Angebot sieht verlockend aus: keine Anschaffungskosten, eine überschaubare Monatsrate, alles inklusive. Der Fachbereich ist überzeugt, die Kämmerei nickt, der Vertrag wird unterschrieben. Ein …
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Was kostet eine neue Telefonanlage? Kostenschätzung für die Haushaltsanmeldung
Die Anfrage kommt fast immer im Spätsommer und fast immer knapp: Die Kämmerei stellt den Haushalt auf und braucht bis Freitag eine Zahl für …
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Wie Sie mit dem Preisblatt Angebote für die TK-Anlage wirklich vergleichbar machen
Vier Angebote liegen auf dem Tisch, und keines lässt sich mit dem anderen vergleichen. Der eine Bieter weist die Lizenzen einzeln aus, der zweite …
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Telefonanlage abgekündigt: aktualisieren, neu kaufen oder neu ausschreiben?
Der Brief kommt meist über den Wartungspartner und ist zwei Absätze lang: Für Ihre Telefonanlage endet der Herstellersupport zu einem Datum in achtzehn oder …
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Wie Sie Kauf, Miete und Cloud in der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für die neue Telefonanlage richtig vergleichen
Kaufen, mieten oder als Dienst aus der Cloud beziehen? Das Haushaltsrecht verlangt vor der Ausschreibung eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung. Dieser Leitfaden zeigt die passenden Verfahren, die …
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Wenn die IT steht: Wie Ihr Rathaus telefonisch erreichbar bleibt
Bei einem Verschlüsselungsvorfall oder einem Stromausfall fällt die Telefonie fast immer mit aus, weil Sprache über dasselbe Netz läuft wie alles andere. Dieser Ratgeber …
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Wie Sie den Betrieb der Telefonanlage sichern, wenn der Vertrag ausläuft und die Neuvergabe sich verzögert
Wenn der Vertrag für die Telefonanlage endet, bevor die Neuvergabe abgeschlossen ist, entscheidet die Wahl des Verfahrens über die Rechtssicherheit. Der Beitrag zeigt die …
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2G-Abschaltung: Welche Notruf- und Sonderdienste in öffentlichen Gebäuden jetzt geprüft werden müssen
Aufzugnotruf, Hausnotruf, Meldeanlagen und Notrufsäulen hängen in vielen öffentlichen Gebäuden am 2G-Netz. Das verschwindet ab Mitte 2028, und ein Rückfall auf 3G gibt es …
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Barrierefreie Telefonanlage: Was EN 301 549 für Vermittlungsplatz und UC-Client bedeutet
Vermittlungsplatz und UC-Client sind Software öffentlicher Stellen und fallen damit unter die Barrierefreiheitspflichten. Welche Anforderungen die EN 301 549 an Screenreader-Tauglichkeit, Tastaturbedienung, Braillezeile und …
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Wartungsvertrag für die Telefonanlage ausschreiben
Wer die Wartung erst nach der Abnahme regelt, verhandelt mit einem einzigen Anbieter. Dieser Ratgeber zeigt, welche Regelungen in die Wartungsausschreibung gehören, wie Sie …
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TK-Fachplanung nach HOAI: Leistungsphasen und Kostengruppe 450 verstehen
Telefonie, Rufanlage, Alarmierung und Datennetz gehören zur Anlagengruppe 5 der HOAI und zur Kostengruppe 450 der DIN 276. Dieser Ratgeber ordnet die Fachplanung ein, …
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EVB-IT: Den richtigen Vertragstyp für die TK-Beschaffung wählen
Der Vertragstyp entscheidet mit darüber, was Sie am Ende bekommen: eine Lieferung oder ein funktionierendes System. Dieser Ratgeber ordnet die EVB-IT ein, zeigt die …
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Was der Datenschutz von einer Cloud-Telefonanlage in Behörden verlangt
Cloud-Telefonie verlagert Sprach- und Verbindungsdaten aus dem eigenen Haus. Der Ratgeber zeigt, welche Datenschutzfragen Sie vor der Beschaffung klären müssen, welche Nachweise im Vergabeverfahren …
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Telefonanlage ausschreiben: Leitfaden für öffentliche Auftraggeber
Wann Sie die Telefonanlage neu ausschreiben müssen, welche Vergabeunterlagen dazugehören und wie Sie nach § 31 VgV produktneutral beschreiben. Mit Mengengerüst, Wertungsmatrix, Vergabevermerk und …
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Wie Schulträger eine VoIP-Telefonanlage für ihre Schulen beschaffen
Die ISDN-Abschaltung ist vollzogen und viele Telefonanlagen in Schulen sind am Ende ihrer Lebensdauer. Dieser Leitfaden zeigt Schulträgern Schritt für Schritt, wie sie eine …
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Sonderanschlüsse und Notrufe bei der Umstellung auf IP: Was öffentliche Auftraggeber vor der Ausschreibung klären müssen
Die teuren Überraschungen einer IP-Umstellung entstehen nicht am Arbeitsplatz, sondern bei Aufzugsnotruf, Brandmelde-Übertragung, Türöffner und Rufanlage. Welche Anschlüsse Sie vorher erfassen müssen, welche Normen …
Alarmierung für Schulen und Behörden
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Wie ein durchdachtes Auslösekonzept Fehlalarme beim Amokalarm an Schulen vermeidet
Im Frühjahr 2025 rückte die Polizei in einer niedersächsischen Großstadt innerhalb weniger Wochen dreimal mit einem Großaufgebot zu Schulen aus. Kein einziges Mal bestand …
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Türsprechanlage und Zutrittskontrolle an Schulen nachrüsten
Nach jedem Vorfall an einer Schule kommt dieselbe Frage in den Schulausschuss: Warum steht der Haupteingang eigentlich den ganzen Tag offen? Die Antwort fällt …
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Personen-Notsignal-Anlagen für Bauhof und Kläranlage: wann sie Pflicht sind
Der Klärwärter macht seinen Rundgang allein, nachts, über Treppen und Podeste an offenen Becken. Der Bauhofmitarbeiter arbeitet samstags allein an der Werkstattpresse. Die Kollegin …
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Sprachalarmanlage oder ELA: Was braucht Ihre Schule wirklich?
Vor jeder Schulsanierung kommt dieselbe Frage auf den Tisch: Die alte Klingelanlage muss raus, eine Durchsagemöglichkeit wäre schön, für den Brandfall braucht es etwas …
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Neue Norm DIN EN 50726-1: Was sich bei der Amok-Alarmierung für Schulträger ändert
In den Vergabeunterlagen, die mir aus Schulverwaltungsämtern vorgelegt werden, steht als Anforderung fast immer derselbe Satz: Die Anlage ist nach DIN VDE V 0827 …
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Stiller Alarm im Bürgerbüro: Was der Dienstherr schuldet und wie Sie es planen
Ein Fußtaster unter der Theke ist noch kein Notrufsystem. Woraus die Pflicht des Dienstherrn folgt, wie sich stiller Alarm und Personen-Notsignal-Anlage unterscheiden, wie die …
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Wie Schulträger die Amok-Alarmierung an Schulen über Förderwege und Haushalt finanzieren
An der Technik scheitert die Alarmierung an Schulen fast nie, am Haushalt schon. Welche Finanzierungswege tatsächlich in Frage kommen, warum die Gefährdungsanalyse vor jedem …
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Was Schulträger über Amok-Alarmierung nach DIN EN 50726-1 und DIN VDE V 0827 (NGRS) wissen müssen
Notfall- und Gefahren-Reaktions-Systeme nach DIN EN 50726-1 und DIN VDE V 0827 werden an Schulen meist über Produkte diskutiert, obwohl die Norm zuerst eine …
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Amok-Alarmierung an Schulen in NRW: Woraus sich der Handlungsbedarf für Schulträger ergibt
Eine gesetzliche Pflicht, Schulen mit einer Amok-Alarmierung auszustatten, besteht in Nordrhein-Westfalen nicht. Der Handlungsbedarf für Schulträger folgt aus der Fürsorge- und Verkehrssicherungspflicht, aus dem …
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Amok-Alarmierung an Schulen: kabellos und bohrungsfrei nachrüsten
In Bestandsschulen bestimmt vor allem der Weg der Leitungen den Aufwand, weniger die Anlagentechnik. Wie eine kabellose, bohrungsfreie Amok-Alarmierung technisch aufgebaut ist, was Sie …
Rufanlagen und Haftraumkommunikation
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Schnurlose Telefone in der Pflege: DECT oder WLAN an der Rufanlage
Wenn Rufe aus der Rufanlage auf schnurlose Telefone gehen, muss das Handgerät die ganze Schicht und in jedem Zimmer funktionieren. Was dafür DECT und …
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WC-Notruf in barrierefreien Toiletten: Pflicht, Normen, Ausschreibung
Er hängt in fast jedem öffentlichen Gebäude, und fast nirgends funktioniert er so, wie er soll: der Notruf im barrierefreien WC. Mal ist die …
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Rufanlagen: neue DIN VDE 0834-1 und was Betreiber jetzt nachweisen müssen
Die Heimaufsicht kommt unangemeldet, geht durch die Zimmer, drückt eine Ruftaste und fragt dann nach dem Prüfbuch. In diesem Moment entscheidet sich, ob die …
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Wie Kliniken und Pflegeeinrichtungen ihre Rufanlage nach DIN VDE 0834 erneuern
Wann ist eine Lichtrufanlage am Ende ihrer Nutzungszeit, was verlangt die DIN VDE 0834 und wie schreiben Sie den Schwesternruf produktneutral aus? Der Leitfaden …
Digitale Souveränität
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Lokale KI in der Verwaltung: eine KI-Umgebung herstellerneutral ausschreiben
Wie Sie eine lokal betriebene KI-Umgebung ohne Produkt- und Modellvorgabe beschreiben, an einem Testfall werten und den Ausstieg vor dem Zuschlag regeln. Teil 4 …
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Lokale KI in der Verwaltung: Datenschutz, Personalrat und Dienstvereinbarung
Was Sie für ein lokal betriebenes Sprachmodell datenschutzrechtlich klären, wann der Personalrat mitbestimmt und was in eine Dienstvereinbarung gehört. Teil 3 der Reihe „Lokale …
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Lokale KI in der Verwaltung: Hardware und Betrieb im eigenen Rechenzentrum
Wie viel Rechenleistung ein lokales Sprachmodell braucht, was Serverraum und Betrieb leisten müssen und ob Kauf, Miete oder ein gemeinsamer Betrieb besser passt. Teil …
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Lokale KI in der Verwaltung: was ein Sprachmodell im eigenen Haus heute leistet
Was ein Sprachmodell im eigenen Haus heute brauchbar erledigt, wo seine Grenzen liegen und warum Sie es an eigenen Testfällen messen sollten. Teil 1 …
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openDesk für Kommunen: Entscheidungshilfe und Beschaffungsweg
openDesk gilt als souveräne Alternative für den Büroarbeitsplatz der Verwaltung. Dieser Ratgeber ordnet Bausteine, Betriebsmodelle und den Stand 2026 sachlich ein, benennt Grenzen und …
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KI in der Verwaltung: Datenschutz, KI-Verordnung, Beschaffung
Künstliche Intelligenz ist in der öffentlichen Verwaltung angekommen. Dieser Ratgeber ordnet die drei wichtigsten Punkte ein: die datenschutzrechtliche Vorprüfung, die Einstufung nach der Verordnung …
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Souveräner Arbeitsplatz in der öffentlichen Verwaltung: Was Sie vor der Beschaffung klären müssen
Souveräne Büroarbeitsplätze stehen in vielen Verwaltungen auf der Tagesordnung. Dieser Ratgeber ordnet ein, welche rechtlichen Anforderungen gelten, welche Fragen Sie vor der Beschaffung zu …
Ausschreibungen und Vergabe
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Schulnetz trennen: Verwaltungsnetz und pädagogisches Netz richtig ausschreiben
Im Januar 2025 verschlüsselten Angreifer die Systeme eines Dienstleisters, der das Schulnetz von rund 45 Schulen in Rheinland-Pfalz betrieb. Nach Angaben des Landeskriminalamts Rheinland-Pfalz …
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Wie Sie die Zutrittskontrolle im Rathaus offen für Bürger und sicher für Beschäftigte ausschreiben
Nach einer Studie im Auftrag des Bundesinnenministeriums hat rund ein Viertel der Beschäftigten des öffentlichen Dienstes bereits Gewalt erlebt, und die gesetzliche Unfallversicherung zählt …
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Was bei der WLAN-Ausschreibung für Schulen in die Ausleuchtungsplanung gehört
Die Ausschreibung liest sich harmlos: „Lieferung und Montage von 240 Accesspoints für zwölf Schulen.“ Ein Jahr später hängen die Geräte, und im naturwissenschaftlichen Trakt …
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MDM für Schulen herstellerneutral ausschreiben: was die Rechtsprechung verlangt
Die Frage klingt harmlos, und sie wird mir in Schulverwaltungsämtern regelmäßig gestellt: „Wir haben schon Tausende Tablets eines Herstellers im Einsatz, dürfen wir einfach …
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Direktauftrag und § 50 UVgO: Fachplanung ohne förmliches Verfahren beauftragen
Der Satz fällt fast in jedem Erstgespräch: „Wir würden Sie ja gerne beauftragen, aber dafür müssten wir erst ausschreiben.“ In den meisten Fällen stimmt …
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Wie Sie ein elektronisches Beschaffungssystem von der Ist-Aufnahme bis zur Vergabe einführen
Bestellungen laufen in vielen Verwaltungen noch über Papierformulare, E-Mail und Zuruf. Jeder Fachbereich bestellt anders, Rahmenverträge werden umgangen, und die Kämmerei sieht die Ausgaben …
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Die Beschlussvorlage für Ihr ITK-Projekt: So überzeugt sie den Rat
ITK-Vorhaben scheitern im Rat selten an der Technik, sondern an der Vorlage. Dieser Ratgeber zeigt den Aufbau einer tragfähigen Beschlussvorlage mit Ausgangslage, Handlungsdruck, geprüften …
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Zehn Wartungsverträge, eine Rahmenvereinbarung: der übersehene Sparhebel für Kommunen und Schulträger
Über die Jahre entstehen in Kommunen und bei Schulträgern zehn und mehr Einzelverträge für die Wartung von Telefonanlage, Alarmierung, Rufanlage und Aufzugsnotruf. Dieser Ratgeber …
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Wie Sie Ihre technischen Anforderungen bei einer Rüge im ITK-Vergabeverfahren verteidigen
Eine Rüge gegen das Leistungsverzeichnis trifft fast jede größere ITK-Vergabe. Dieser Ratgeber zeigt Vergabestellen und Vergaberechtskanzleien, wie technische Anforderungen sachlich begründet, Marktgängigkeit belegt und …
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Der Weg zum zweiten Anlauf, wenn eine Ausschreibung keine oder keine brauchbaren Angebote bringt
Kein Angebot, nur ein Angebot oder Preise weit über der Kostenschätzung: Wann eine Aufhebung nach § 63 VgV bzw. § 48 UVgO trägt und …
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Wertungsmatrix für IT- und TK-Vergaben erstellen: Zuschlagskriterien richtig gewichten
Die Wertungsmatrix entscheidet, welches Angebot den Zuschlag erhält, und wird in Nachprüfungsverfahren am häufigsten angegriffen. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Zuschlagskriterien rechtssicher bekannt machen, …
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Markterkundung nach § 28 VgV: So bereiten Sie IT-Beschaffungen richtig vor
Die Markterkundung nach § 28 VgV entscheidet über die Qualität jeder IT-Beschaffung. Der Ratgeber zeigt, was Absatz 1 erlaubt und Absatz 2 verbietet, wie …
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Kommunale Vergabe nach § 75a GO NRW ohne UVgO und VOB/A
Seit dem 1. Januar 2026 müssen kommunale Auftraggeber in Nordrhein-Westfalen unterhalb des EU-Schwellenwerts die UVgO und den Abschnitt 1 der VOB/A nicht mehr anwenden. …
Digitale Barrierefreiheit
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Welche Pflichten zur digitalen Barrierefreiheit in Kommunen wirklich gelten
Die BITV 2.0 gilt unmittelbar nur für Stellen des Bundes. Für Kommunen und Landesbehörden gelten die Landesgleichstellungsgesetze und die dazu erlassenen Landesverordnungen, das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz …
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Digitale Barrierefreiheit für öffentliche Stellen: BFSG, BITV 2.0 und Landesrecht sauber unterschieden
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz richtet sich an Wirtschaftsakteure und ist kein Pflichtenrahmen öffentlicher Stellen. Für Stellen des Bundes gilt die BITV 2.0, für Kommunen, Kreise, Schulträger …
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Rückruf innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Telefon +49 2355 5091551.
Was wir im ersten Gespräch klären
- was Sie vorhaben und bis wann es fertig sein soll
- welche Unterlagen und Bestandsdaten schon vorliegen
- welches Vergabeverfahren in Frage kommt
- welche Leistungen Sie von mir brauchen und wie ich sie abrechne
Lieber gleich sprechen? Rufen Sie mich an: +49 2355 5091551. Ich rufe innerhalb von 24 Stunden an Werktagen zurück.